Københavns Kommune er netop gået i gang med en større oprydning i kommunens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer, ESDH. Et nyt udbud skal finde en leverandør, som kan levere et system, der i fremtiden vil kunne understøtte alle kommunens sagstyper.
I dag anvender kommunen hovedsageligt systemer fra Fujitsu og KMD, men har også en række mindre ESDH-systemer. Nu vil kommunen samle så mange brugere på det samme system, som det giver teknisk og økonomisk mening.
»Vi er nu ved at finde ud af, hvilke brugere der skal flyttes. Nogen bruger et ESDH, som er koblet tæt op på forskellige fagsystemer, så vi skal finde ud af, hvor vi sætter grænsen. Vi skal også se på transistionsomkostningerne,« siger kontorchef Kirsten Wallentin Damgaard fra Københavns Kommunes Koncernservice.
Foreløbig regner Københavns Kommune med, at i hvert fald de brugere, som benytter Fujitsus eDoc, skal flyttes over på det nye system, hvilket vil dreje sig om cirka 5.000 brugere.
Derudover er der en gruppe brugere, som anvender KMD's ESDH-system, der er tæt integreret til kommunens fagsystemer. Det vil formentligt ikke i alle tilfælde kunne betale sig at flytte alle disse brugere i første omgang.
»Men vi kigger efter systemer, som kan understøtte de sager, vi har, så vi eventuelt kan flytte brugerne næste gang, vi skal opgradere,« siger Kirsten Wallentin Damgaard.
Kommunen har desuden også medarbejdere, som i dag ikke anvender et ESDH-system, eller anvender et mindre system. De grupper arbejder kommunen nu på at identificere for at vurdere, hvem og hvor mange der eventuelt skal flyttes.
Københavns Kommune forventer at være klar med en kravspecifikation i midten af februar og at kunne begynde at vælge en leverandør inden sommerferien 2011.
