Københavns Kommune rydder op i ESDH-junglen: Samler alt i ét system

Københavns Kommune vil forsøge at samle så mange brugere som muligt på et fælles ESDH-system, som skal være fremtidssikret til at understøtte alle kommunens sager.

Københavns Kommune er netop gået i gang med en større oprydning i kommunens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer, ESDH. Et nyt udbud skal finde en leverandør, som kan levere et system, der i fremtiden vil kunne understøtte alle kommunens sagstyper.

I dag anvender kommunen hovedsageligt systemer fra Fujitsu og KMD, men har også en række mindre ESDH-systemer. Nu vil kommunen samle så mange brugere på det samme system, som det giver teknisk og økonomisk mening.

»Vi er nu ved at finde ud af, hvilke brugere der skal flyttes. Nogen bruger et ESDH, som er koblet tæt op på forskellige fagsystemer, så vi skal finde ud af, hvor vi sætter grænsen. Vi skal også se på transistionsomkostningerne,« siger kontorchef Kirsten Wallentin Damgaard fra Københavns Kommunes Koncernservice.

Foreløbig regner Københavns Kommune med, at i hvert fald de brugere, som benytter Fujitsus eDoc, skal flyttes over på det nye system, hvilket vil dreje sig om cirka 5.000 brugere.

Derudover er der en gruppe brugere, som anvender KMD's ESDH-system, der er tæt integreret til kommunens fagsystemer. Det vil formentligt ikke i alle tilfælde kunne betale sig at flytte alle disse brugere i første omgang.

»Men vi kigger efter systemer, som kan understøtte de sager, vi har, så vi eventuelt kan flytte brugerne næste gang, vi skal opgradere,« siger Kirsten Wallentin Damgaard.

Kommunen har desuden også medarbejdere, som i dag ikke anvender et ESDH-system, eller anvender et mindre system. De grupper arbejder kommunen nu på at identificere for at vurdere, hvem og hvor mange der eventuelt skal flyttes.

Københavns Kommune forventer at være klar med en kravspecifikation i midten af februar og at kunne begynde at vælge en leverandør inden sommerferien 2011.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (1)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#1 Kjeld Frober

Tjaa, hvorfor er det hver gang jeg ser en sætning som "skal være fremtidssikret til at understøtte alle kommunens sager" at jeg tænker 'bliver man aldrig klogere'

Burde man ikke tænke lidt mere agilt her, og så se på de sager der enten tager mest tid, eller koster flest ressourcer netop nu, for så at bygge en fælles håndtering af dem først - Når det kører ser man på de næste sagstyper o.s.v. Ved at være lidt agile har man faktisk en chance for at reagere på ændringer i processen undervejs, det skulle ikke undre mig hvis der kom en lovændring eller to som netop gjorde dette.

"Fremtidssikret" lyder som en kæmpestor kravspecifikation der tager flere årsværk at udforme, og tænk så lige hvor lang tid det vil tage en leverandør bagefter...

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere