Kæmpe udskiftning af HR-systemer i det offentlige: »I dag foregår det meste i Word«

Maria Damborg Hald, vicedirektør i center for systemer, Moderniseringsstyrelsen. Illustration: Moderniseringsstyrelsen
Hele staten og flere regioner køber HR-systemer for hundredvis af millioner. En af ideerne er, at det offentlige skal benchmarke lokale afdelinger - og sammenligne med andre lande.

Prioriterer man mere nattepersonale på en hospitalsafdeling i Herlev end på Rigshospitalet? Og er der flere sygedage hos de statsansatte i hovedstaden end i Jylland?

Det er nogle af de spørgsmål, det offentlige om nogle år kan få svar på i de nye HR-systemer, som både staten og flere regioner er i gang med at købe og implementere.

De offentlige HR-systemer går 'all in' på cloud i disse år, og begge steder ser man muligheden for benchmarking som en af fordelene.

Både Region Hovedstaden og Region Midtjylland har for nylig købt cloud-løsningen Optima fra EG Silkeborg Data, der samarbejder med den engelske virksomhed Allocate.

»Det giver nogle andre muligheder for benchmark. Vi kan for eksempel kigge på, om den måde, personalet arbejder på på en sengeafdeling i Danmark, er magen til i Norge. Og hvis det ser forskelligt ud, kan vi eventuelt tage en dialog,« siger Mette Keis Jepsen, der er enhedschef i Region Hovedstadens Center for HR.

Hun understreger, at det kommer til at foregå i anonymiseret form.

»Vi kan ikke se, præcis hvilken sengeafdeling i Norge, vi kan bare se, at vi ikke ligger på samme niveauer.«

Derudover er det meningen, at det nye system skal anskueliggøre konsekvenserne af potentielle sygemeldinger, feriedage osv. hos den enkelte ansatte i forhold til for eksempel patientbehovet på det pågældende tidspunkt.

Ifølge Mette Keis Jepsen er det p.t. hemmeligt, hvad Region Hovedstaden ender med at betale EG Silkeborg Data for de mere end 30.000 brugeres adgang til systemet til vagtplanlægning.

Men ifølge et verserende udbud er den nye lønløsning, der skal kobles til Optima, værdisat til omkring 150 millioner kroner.

Hele staten går i skyen

Også i staten sker der noget på HR-området, og systemet 'Statens HR' er netop gået i pilot.

Den indlysende titel dækker over et tilpasset standardsystem fra Oracle, der er obligatorisk for alle statslige institutioner, og som Moderniseringsstyrelsen har tegnet en otteårig kontrakt på med konsulenthuset Miracle som leverandør.

Ligesom i Region Hovedstaden planlægger Moderniseringsstyrelsen at bruge de mange data, der kommer til at ligge i det nye HR-system, til at benchmarke på tværs af det offentlige.

Statslige myndigheder kan i forvejen abonnere på produktet 'Statens Benchmarkdatabase', der giver mulighed for at sammenligne sin arbejdsplads med andre på 27 forskellige KPI'er. Og ifølge Maria Damborg Hald giver det god mening at bruge HR-data til formålet.

Dog ikke lige med det samme.

»I første omgang giver det mulighed for en konsolidering på tværs af ministerområder, så de enkelte departementer får mulighed for at kigge ned i deres styrelser. I selve HR-systemet er der ingen mulighed for at se på tværs, men det vil være oplagt at trække data over i statens benchmarkdatabase og bruge det til det,« siger Maria Damborg Hald, der er vicedirektør i Moderniseringsstyrelsen.

Skal erstatte Word og Excel

Det nye system træder ikke i stedet for et andet, da staten ikke tidligere har brugt en digitaliseret HR-løsning.

En af ideerne med den nye, cloud-baserede tilgang er at fjerne den administrative byrde i at vedligeholde ansættelsesbreve og andre dokumenter fra de forskellige myndigheder.

Som det er i dag, skal ansættelsesbreve til forskellige faggrupper opdateres lokalt, hver gang der bliver ændret noget i for eksempel ferieloven eller andre relevante aftaler.

»I dag laver de fleste det i Word,« siger kontorchef Kjeld Speiermann-Vognsen fra Moderniseringsstyrelsen.

»Jeg mener, at mere end 80 procent af alt det, der står i den slags dokumenter, er fuldstændig standard og referencer til ting, der er reguleret og aftalebaseret. Når det nye system er rullet ud, kan vi rette det ét sted, og så kommer det ud i hele staten.«

Svært at dokumentere gevinster

Statens HR er netop gået i pilotdrift hos blandt andet Aalborg Universitet og Finansministeriet, og frem mod 2020 bliver det gradvist rullet ud til 120 statslige institutioner, der bliver tvunget til at bruge systemet. Det kommer til at koste 95,3 millioner kroner.

Men hvordan vurderer man så, om det har været en succes? Og hvordan måler man, om man har høstet de ønskede gevinster fra det milliondyre it-system?

Kjeld Speiermann-Vognsen medgiver, at det er svært at dokumentere, når forbedringerne primært handler om kvalitet.

»Man kan ikke lave en opgørelse over det med to streger under. Naturen af dette her er, at der er mange fem-minutters operationer, der bliver gjort lidt lettere. Vi snakker selvfølgelig med institutionerne om, hvordan det så er gået, og formelt set kommer der en rapportering til finansudvalget, om vi har høstet de gevinster, vi har sat os for,« siger han og suppleres af vicedirektør Maria Damborg Hald.

»Men vi tror på, at vi både kan give et løft i kvaliteten og spare noget tid i HR-funktionerne ude i institutionerne. Og den tid skal de jo finde ud af, hvad de så skal bruge til. Vi skal ikke blande os, men der er lagt op til, at man kan bruge det til at løfte kvaliteten af andre typer af HR-opgaver.«

I Region Hovedstaden er de forventede gevinster anderledes målbare. Udover kvalitetsforbedringer forventer regionen at spare en million kroner om året på licenser i forhold til den nuværende opsætning.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (10)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Laila Jasmin Pedersen

Det er interessant at se, hvordan cloud-"bølgen" nu er kommet til det offentlige.
Forhåbentligt betyder det bedre udnyttelse af vore skattepenge.

Der er dog noget, der lyder forkert i mine ører. Hvordan vil man kunne vurdere ".. måde, hvordan personalet arbejder på en sengeafdeling..."

Det må være første gang, at man laver arbejds- og procesplanlægning i et HR-system.

Processerne burde jo ligge i deres "fantastiske" sundhedsplatform. En platform, som vi jo har hørt gennem medierne, har integrationsproblemer til andre systemer.

Hvis man vil sammenligne med norske sygehuse, så skal man jo nok lede efter sygehuse, hvor man har implementeret samme sundhedsplatform, som i de pågældende regioner, da man jo ellers sammenligner æbler og bananer.

Derimod er der åbenbart en mere fornuftig tilgang i de udmeldinger, som kommer fra vicedirektøren i Moderniseringsstyrelsen.

  • 10
  • 0
Anne-Marie Krogsbøll

Hvis man vil sammenligne med norske sygehuse, så skal man jo nok lede efter sygehuse, hvor man har implementeret samme sundhedsplatform, som i de pågældende regioner, da man jo ellers sammenligner æbler og bananer.


Ja, det kan jo undre, at man ikke i stedet sammenligner med andre sygehuse i Epic-kulten rundt om i verden, som man jo angiveligt har kontakter med. Hvorfor mon ikke?

Men dele af Norge er jo på vej over på SP - bl.a. lokket af "succesen" på Sjælland. Så måske er dette del i en større plan af en eller anden art? Tanken kan godt bekymre mig...

  • 6
  • 0
Louise Klint

Det giver nogle andre muligheder for benchmark.
Vi kan for eksempel kigge på, om den måde, personalet arbejder på
på en sengeafdeling i Danmark, er magen til i Norge.
Og hvis det ser forskelligt ud, kan vi eventuelt tage en dialog,

siger Mette Keis Jepsen, der er enhedschef i Region Hovedstadens Center for HR.

Jeg synes det er at sammenligne æbler og bananer, det kan man ikke. (Som også nævnt ovenfor ^^). Slet ikke, hvis man har forskellige administrations- og dokumentationssystemer/EPJ i de to lande.

Jeg synes dette eksempel udstiller, hvordan Administrationsvældet er kørt af sporet.
Mener man, i Region Hovedstaden, i ramme alvor, at man vil sidde oppe i Center for HR og blande sig i beslutninger, som er truffet på hospitalernes afdelinger, flere ledelseslag længere nede i organisationen?

Beslutninger, som træffes af fagprofessionelle afdelingsledere (klinikchefer og souschefer/oversygeplejersker) i en dansk kontekst.
Afdelingsledere, som skal forholde sig til: Egne bevillinger, lovgivning og normeringer, kapacitet og personale, patientflow, driftsmål, mv.
Prioritere og træffe afgørelser på grundlag heraf.
Ikke på grundlag af vilkår man har i Norge, Holland, USA eller et hvilket som helst andet land i verden.

Prioriteringen beror på en lang række vilkår, som ikke er identiske, landene imellem.
Derfor kan landene vanskeligt sammenlignes.
Professor i sundhedsøkonomi, Jes Søgaard, beskriver det i en rapport fra 2014
https://www.regioner.dk/media/2981/2014-hvor-hoeje-er-sundhedsudgifterne...

Heller ikke selvom vi måske har nogenlunde identisk finansieringsmodel som Norge.
Og heller ikke, selvom man har indkøbt et IT-system, som umiddelbart tilbyder muligheden. Ærligt talt...

Jeg synes at HR-chefens udtalelse illustrerer, hvor langt væk, man er kommet fra
kerneopgaven, patientbehandling.
Det giver mig et billede af, hvor grotesk en administration, man har opbygget.
Et overflødigt, ekstra administrationslag, som helt åbenlyst ikke aner, hvad de har med at gøre. (Ja, så er det sagt).
En administration, som føres bag et skrivebord, i en teoretisk virkelighed, milevidt fra kerneopgaven.
En virkelighed hvor en ekstrem standardiseringsiver (som ovenstående eksempel ^^) pt. hærger vores hospitaler og sundhedsvæsen. En standardiseringsiver, der skal udradere alle forskelle, standardisere dem væk. Således at psykiatriens journaler skal være som somatikkens (selvom det er en markant forringelse) og alle skal behandles ens, selvom hver 10. patient ikke er en ”standardpatient”.
Præmieeksemplet er Epics Sundhedsplatform; hvilken gigantisk fejl, man begik, ved at indkøbe et EPJ efter amerikansk standard, til vores danske hospitaler og sundhedsvæsen.

Det nyindkøbte HR-system handler om økonomi og effektiviseringer, og i Danmark er vi faktisk ret effektive, også på netop sengeafdelingerne ^^.

Vi har nogle af Europas korteste liggetider (det antal dage en patient er indlagt på en sengeafdeling), som vi har nedbragt over en årrække.
Ifølge en analyse fra 2017 lå vi nr. 3 i Europa med et gennemsnit på 5,5 dage, kun overgået af Holland og Bulgarien (med henholdsvis 5,2 og 5,4).
I 2017 var Rigshospitalet helt nede på en gennemsnitlig liggetid på kun 4,3 dage.
https://jyllands-posten.dk/indland/ECE9363975/danske-sygehuse-er-blandt-...
https://www.rigshospitalet.dk/om-hospitalet/organisation/Sider/noegletal...

Jeg synes ærlig talt at man skulle skære det overflødige lag af over-administration væk, og anvende ressourcerne mere hensigtsmæssigt – på kerneydelsen, på hospitalerne. Patientbehandlingen, der i den grad fattes både varme hænder og penge.

  • 3
  • 0
Louise Klint

Derudover er det meningen, at det nye system skal anskueliggøre
konsekvenserne af potentielle sygemeldinger, feriedage osv.
hos den enkelte ansatte i forhold til for eksempel patientbehovet
på det pågældende tidspunkt.

Igen:
Jeg tror ikke at hospitalsafdelingerne i Region Hovedstaden har brug for et (ekstra) IT-system til at ”anskueliggøre konsekvenserne” af ovenstående.
Jeg tror godt, de ved, at de – i så fald – er på den. Slet og ret.
Af den simple grund, at skruen allerede i dag er spændt for hårdt.
At der allerede pt. er for få hænder.

Jeg kan huske, at sygeplejerskerne strejkede for et par år siden, da hørte jeg i radioen, hvordan den enkelte medarbejder skulle gå fra at have ansvaret for 16 til 18 patienter på en sengeafdeling. Den tyggede jeg lidt på.
Som pårørende har jeg godt set, hvor umuligt det er.
Forestil dig så, at du står der, med hænderne fulde, og så kommer der en medarbejder oppe fra HR og fortæller dig, hvordan du kan omlægge dit arbejde efter, hvordan de gør i Norge (som muligvis har en anden økonomi / bedre normeringer / bemanding).
Så tror jeg, ærligt talt, at det ville forekomme lidt mere relevant, hvis man kom med noget ekstra mandskab i stedet. Just saying.

Ellers kan man f.eks. scrolle igennem de aktuelle spareforslag fra Region Hovedstadens hospitaler.
Selvom kravet om 2 %s meraktivitet er afskaffet i år, skal hospitalerne igen til næste år spare store millionbeløb; i alt 198 mio. kroner + 200 mio. til intern omprioritering.
https://www.regionh.dk/presse-og-nyt/pressemeddelelser-og-nyheder/Sider/...
Skimmer man spareplanerne fra f.eks. Rigshospitalet igennem (skemaer side 106-113)
https://www.regionh.dk/presse-og-nyt/pressemeddelelser-og-nyheder/Publis...
kan man igen og igen læse, at besparelserne kan give konsekvenser som
”forringelse af patientens oplevelse af kvaliteten”, ”medføre stigende ventetid”,
”vil gøre det svært at rekruttere og fastholde personalet”:

Nedlæggelse af stillinger, vil give en øget arbejdsbelastning.
Flere tilkendegiver at arbejdsmiljøet i forvejen er presset og en yderligere reducering i personaleantal vil alt andet lige betyde flere vagter og færre i fremmøde. (S. 109)
[…]
Flere tilkendegiver, at reduktion i personale uundgåeligt vil gå ud over kerneydelsen, i lyset af tidligere års besparelser.

Og det er ikke første gang, man kan læse det. Dette varsel har vi hørt før.
Så nej, jeg tror ikke, der er behov for mere over-administration.
Det virker lidt mere oplagt med varme hænder.

  • 2
  • 0
Christian Nobel

.. men hvem i H... er det der betaler gildet:

Ifølge Mette Keis Jepsen er det p.t. hemmeligt, hvad Region Hovedstaden ender med at betale EG Silkeborg Data for de mere end 30.000 brugeres adgang til systemet til vagtplanlægning.

Hvordan kan en offentlig myndighed hemmeligholde hvad der skal betales for en vare?

Det er altså skatteyderne (dvs. dig og mig) der betaler gildet, så hvordan kan man slippe afsted med at hemmeligholde hvad et system koster?

Er der så nogen garanti for der ikke også snydes med udbudsregler osv., osv.?

  • 4
  • 0
Anne-Marie Krogsbøll

Det er altså skatteyderne (dvs. dig og mig) der betaler gildet, så hvordan kan man slippe afsted med at hemmeligholde hvad et system koster?Er der så nogen garanti for der ikke også snydes med udbudsregler osv., osv.?


Et andet eksempel fra i dag:
https://www.version2.dk/artikel/df-k-forlader-budgetforhandlinger-region...

Det er en af de lidt upåagtede bivirkninger ved privatiseringsbølgen, at den indebærer, at vi borgere i det store og hele må holdes uvidende om, hvad der foregår - for det er selvfølgelig forretningshemmeligheder, og dermed yderst hemmeligt.

  • 2
  • 0
Hans Nielsen

for det er selvfølgelig forretningshemmeligheder,

Det burde nu ikke være nødvendigt, man kunne skrive ind i udbudsmaterialet at alle priser, brug af konsulenter, penge brugt på (uddannelser) rejser grunden og deltager, lønninger/timesedler og andet vedkommende for offentligheden, skulle være tilgængeligt.

Hvis ikke man ønsker det, så afskriver man sig fra at byde.

  • 2
  • 0
Christian Nobel
  • 2
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere