Kæmpe udskiftning af HR-systemer i det offentlige: »I dag foregår det meste i Word«
Prioriterer man mere nattepersonale på en hospitalsafdeling i Herlev end på Rigshospitalet? Og er der flere sygedage hos de statsansatte i hovedstaden end i Jylland?
Det er nogle af de spørgsmål, det offentlige om nogle år kan få svar på i de nye HR-systemer, som både staten og flere regioner er i gang med at købe og implementere.
De offentlige HR-systemer går 'all in' på cloud i disse år, og begge steder ser man muligheden for benchmarking som en af fordelene.
Både Region Hovedstaden og Region Midtjylland har for nylig købt cloud-løsningen Optima fra EG Silkeborg Data, der samarbejder med den engelske virksomhed Allocate.
»Det giver nogle andre muligheder for benchmark. Vi kan for eksempel kigge på, om den måde, personalet arbejder på på en sengeafdeling i Danmark, er magen til i Norge. Og hvis det ser forskelligt ud, kan vi eventuelt tage en dialog,« siger Mette Keis Jepsen, der er enhedschef i Region Hovedstadens Center for HR.
Hun understreger, at det kommer til at foregå i anonymiseret form.
»Vi kan ikke se, præcis hvilken sengeafdeling i Norge, vi kan bare se, at vi ikke ligger på samme niveauer.«
Derudover er det meningen, at det nye system skal anskueliggøre konsekvenserne af potentielle sygemeldinger, feriedage osv. hos den enkelte ansatte i forhold til for eksempel patientbehovet på det pågældende tidspunkt.
Ifølge Mette Keis Jepsen er det p.t. hemmeligt, hvad Region Hovedstaden ender med at betale EG Silkeborg Data for de mere end 30.000 brugeres adgang til systemet til vagtplanlægning.
Men ifølge et verserende udbud er den nye lønløsning, der skal kobles til Optima, værdisat til omkring 150 millioner kroner.
Hele staten går i skyen
Også i staten sker der noget på HR-området, og systemet 'Statens HR' er netop gået i pilot.
Den indlysende titel dækker over et tilpasset standardsystem fra Oracle, der er obligatorisk for alle statslige institutioner, og som Moderniseringsstyrelsen har tegnet en otteårig kontrakt på med konsulenthuset Miracle som leverandør.
Ligesom i Region Hovedstaden planlægger Moderniseringsstyrelsen at bruge de mange data, der kommer til at ligge i det nye HR-system, til at benchmarke på tværs af det offentlige.
Statslige myndigheder kan i forvejen abonnere på produktet 'Statens Benchmarkdatabase', der giver mulighed for at sammenligne sin arbejdsplads med andre på 27 forskellige KPI'er. Og ifølge Maria Damborg Hald giver det god mening at bruge HR-data til formålet.
Dog ikke lige med det samme.
»I første omgang giver det mulighed for en konsolidering på tværs af ministerområder, så de enkelte departementer får mulighed for at kigge ned i deres styrelser. I selve HR-systemet er der ingen mulighed for at se på tværs, men det vil være oplagt at trække data over i statens benchmarkdatabase og bruge det til det,« siger Maria Damborg Hald, der er vicedirektør i Moderniseringsstyrelsen.
Skal erstatte Word og Excel
Det nye system træder ikke i stedet for et andet, da staten ikke tidligere har brugt en digitaliseret HR-løsning.
En af ideerne med den nye, cloud-baserede tilgang er at fjerne den administrative byrde i at vedligeholde ansættelsesbreve og andre dokumenter fra de forskellige myndigheder.
Som det er i dag, skal ansættelsesbreve til forskellige faggrupper opdateres lokalt, hver gang der bliver ændret noget i for eksempel ferieloven eller andre relevante aftaler.
»I dag laver de fleste det i Word,« siger kontorchef Kjeld Speiermann-Vognsen fra Moderniseringsstyrelsen.
»Jeg mener, at mere end 80 procent af alt det, der står i den slags dokumenter, er fuldstændig standard og referencer til ting, der er reguleret og aftalebaseret. Når det nye system er rullet ud, kan vi rette det ét sted, og så kommer det ud i hele staten.«
Svært at dokumentere gevinster
Statens HR er netop gået i pilotdrift hos blandt andet Aalborg Universitet og Finansministeriet, og frem mod 2020 bliver det gradvist rullet ud til 120 statslige institutioner, der bliver tvunget til at bruge systemet. Det kommer til at koste 95,3 millioner kroner.
Men hvordan vurderer man så, om det har været en succes? Og hvordan måler man, om man har høstet de ønskede gevinster fra det milliondyre it-system?
Kjeld Speiermann-Vognsen medgiver, at det er svært at dokumentere, når forbedringerne primært handler om kvalitet.
»Man kan ikke lave en opgørelse over det med to streger under. Naturen af dette her er, at der er mange fem-minutters operationer, der bliver gjort lidt lettere. Vi snakker selvfølgelig med institutionerne om, hvordan det så er gået, og formelt set kommer der en rapportering til finansudvalget, om vi har høstet de gevinster, vi har sat os for,« siger han og suppleres af vicedirektør Maria Damborg Hald.
»Men vi tror på, at vi både kan give et løft i kvaliteten og spare noget tid i HR-funktionerne ude i institutionerne. Og den tid skal de jo finde ud af, hvad de så skal bruge til. Vi skal ikke blande os, men der er lagt op til, at man kan bruge det til at løfte kvaliteten af andre typer af HR-opgaver.«
I Region Hovedstaden er de forventede gevinster anderledes målbare. Udover kvalitetsforbedringer forventer regionen at spare en million kroner om året på licenser i forhold til den nuværende opsætning.
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
