Stille it-revolution hos domstolene: Post-its, ringbind og håndskrevne noter bliver nu smidt ud

Nyt sagsbehandlingssystem og ny selvbetjeningsportal skal afløse tungt og upraktisk papirarbejde i Danmarks domstole. Men de ansatte peger på mange fejl, der skal rettes op.

De danske domstole har gennemført en af de største ændringer i retsplejen i mange år. I sidste måned gik man i luften med en pilot på sagsportalen minretssag.dk, hvor borgere og virksomheder kan anlægge og følge behandlingen af civile sager ved retten, fortæller Domstolsstyrelsens magasin, Retten Rundt.

Alle arbejdsgange, fra retten modtager en sag, til dommen offentliggøres, er fundamentalt anderledes end før digitaliseringen.

Forandringen berører ikke kun medarbejderne, men i særdeleshed også de professionelle brugere, f.eks. advokaterne, som ikke bare skal kommunikere med retterne på en ny måde, men også skal gentænke relationen med deres kunder, fordi parterne nu kan se og følge alle trin i sagen direkte.

Sager og bilag blev tidligere væk

Specialkonsulent og tidligere dommerfuldmægtig Pernille Buck Bendtson har været forretningsansvarlig på digitaliseringsprojektet, og hun fremhæver nogle helt lavpraktiske løsninger, digitaliseringen vil føre med sig.

»Vi bruger i dag uforholdsmæssigt meget tid på fysisk at håndtere sager af papir,« siger Pernille Buck Bendtson til Retten Rundt.

»Vi kopierer sagen, flytter sagen, leder efter papir og sender det frem og tilbage. Undervejs kan ting blive væk. Vi bruger meget tid på at holde styr på den fysiske sag. Det bliver en klar fordel – både på tid og kvalitet – når sagen er digitalt tilgængelig for alle rettens medarbejdere når som helst,« siger hun.

Ud over gevinsten ved at undgå at slæbe rundt på sagen i fysisk form vil arbejdet med sagen også få et klart løft.

»I dag skriver man håndskrevne noter på sagsomslaget, eller der gives beskeder om sagen på post-its. Der går en betydelig mængde tid med at tyde håndskrevne noter og post-its, som i bedste fald er dateret og i værste fald er faldet ud af sagerne. Den digitale håndtering af rettens interne kommunikation om sagerne vil give et klart kvalitetsløft,« siger Pernille Buck Bendtson.

Slut med reoler med ringbind

Forberedelsen med de mange bilag, processkrifter, erklæringer og undersøgelser bliver understøttet i systemet med styring af frister.

Og den praktiske håndtering af de mange bilag bliver langt nemmere:

Det er meget tidskrævende, når alle parter skal slå op på samme sted i en reol af ringbind med 200 bilag, forklarer Elisabet Michelsen, der er dommer ved Retten i Glostrup

»Digitaliseringen gør den del meget hurtigere, og man kan via søgefunktionen finde de ting, man leder efter, hurtigt. Det sparer tid i retten,« siger hun.

Kontorfuldmægtig ved Retten i Horsens Lykke Kousgaard, er overordnet positiv som følge af, at systemet er intuitivt bygget op, og at undervisningen i systemet har været god.

På sigt mener hun det har potentiale til at score rigtig højt, men her og nu er hun skeptisk:

»Lige nu vil jeg desværre kun score det samlede system til 6 ud af 10. Der er rigtig meget i samspillet mellem vores sagssystem og minretssag.dk, der ikke fungerer optimalt, og som forringer både vores og parternes udbytte og indtryk,« siger hun.

Eksempelvis oplever de ansatte problemer med, at advokaterne ikke modtager meddelelser, selv om man sender til e-Boks gennem systemet, at nogle af de automatisk genererede adviseringer bliver afvist, at parterne kan se rettens interne påmindelser, at parterne ikke kan anføre deres påstand, som de gerne vil, og at rettens berammelser ikke kommer helt rigtigt ind i kalenderen.

Flere andre kolleger ved Landsretten og Retten i Horsens peger på mange fejl og uhensigtsmæssigheder i systemet, bl.a. at det er svært at lægge sager ind i Civilsystemet og at ændringer i meddelelser, retsbøger og lignende ikke bliver gemt.

Advokat og partner hos advokatfirmaet LRP i Horsens, Tim Haarbo, roser det nye system for at være let tilgængeligt og forståeligt, og domstolene for at tage it til sig, hvor det ikke er længe siden, at e-mails, som blev sendt til retten, blev printet ud og e-mailen efterfølgende slettet.

»Samtidig er der også en række fejl, der for mig at se er helt håbløse eller banale, eksempelvis at man alene kan indtaste procesrenter fra sagens anlæg og ikke fra et givent tidspunkt forud for sagsanlægget,« siger han til bladet.

Advokaten giver derfor kun projektet en karakter på 5 ud af 10.

Horsens og Vestre er forsøgskaniner

I praksis er det indtil videre kun Retten i Horsens og Vestre Landsret, som har taget den digitale behandling af civile sager i brug i en såkaldt pilotafprøvning.

Tanken er, at man dermed kan teste og tilpasse det nye it-system de nye arbejdsgange, undervisning og informationsmaterialer, inden forandringen trinvist realiseres i resten af landet i 2017.

Domstolsstyrelsens direktør, Charlotte Münter, er helt på det rene med, at det er et stort projekt:

»Vi og vores samarbejdsparter har gjort os store anstrengelser for at designe projektet, systemet og de nye arbejdsgange, så det kommer til at fungere i hverdagen, både i retterne og hos brugerne. Men når man skal digitalisere et lovstyret og traditionsrigt område med mange interessenter og variable som retssager, er det i sagens natur nærmest umuligt at ramme rigtigt i første forsøg,« siger hun til Retten Rundt.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (0)
Log ind eller Opret konto for at kommentere
Pressemeddelelser

Welcome to the Cloud Integration Enablement Day (Bring your own laptop)

On this track, we will give you the chance to become a "Cloud First" data integration specialist.
15. nov 2017

Silicom i Søborg har fået stærk vind i sejlene…

Silicom Denmark arbejder med cutting-edge teknologier og er helt fremme hvad angår FPGA teknologien, som har eksisteret i over 20 år.
22. sep 2017

Conference: How AI and Machine Learning can accelerate your business growth

Can Artificial Intelligence (AI) and Machine Learning bring actual value to your business? Will it supercharge growth? How do other businesses leverage AI and Machine Learning?
13. sep 2017