It-projekter i København forsømmer business case og gevinstrealisering

Illustration: Københavns Kommune
Københavns Kommunes IT-projektråd har vurderet 20 af kommunens største it-projekter. Og de har problemer med business case og gevinstrealisering, lyder det i ny rapport.

Forvaltningerne i Københavns Kommune har mange store it-projekter, og de har helt overordnet brug for at blive bedre til at arbejde med business cases og blive skarpe på, hvad man økonomisk får ud af projekterne.

Sådan lyder en af konklusionerne i en ny årsrapport fra Københavns Kommunes IT-projektråd, som udkommer i dag.

It-rådet har risikovurderet 20 store it-projekter og givet 284 anbefalinger til forvaltningerne bag dem. Og økonomien er det område, hvor projektlederne har mest brug for hjælp.

»Forretningsmæssige forhold er det emne, hvor der gives flest anbefalinger, og alle risikovurderede projekter har fået anbefalinger inden for dette emne. Det peger på, at kommunens projekter generelt har brug for at blive styrket inden for arbejdet med business cases, gevinstrealisering og scoping«, skriver IT-projektrådet i rapporten.

Hvad får vi ud af det?

Mangelfuldt arbejde med business case og gevinstrealisering har været kritikpunkter i flere store it-projekter i det offentlige.

Det gælder blandt andet Sundhedsplatformen, hvor man helt har droppet gevinstrealiseringen fra den oprindelige business case. I stedet skal målsætningen for gevinstrealiseringer besluttes år for år.

Læs også: Sundhedsplatformen: Velkendt at business cases primært skal legitimere it-indkøb

I foråret kunne Version2 fortælle, at der heller ikke ligger en fast business case for Region Syddanmarks investering i et nyt EPJ-system fra Systematic.

I Københavns Kommune konstaterer IT-projektrådet, at business casen ofte bliver udarbejdet med tidligt i projekternes idéfase med henblik på at søge økonomisk bevilling. Til gengæld bliver de ikke altid opdateret, når forholdene ændrer sig - og så er de ikke så meget værd.

»IT-projektrådet kan se, at dette ofte resulterer i, at projekterne eksempelvis ikke kan redegøre for baggrunden for beregningerne i den økonomiske business case eller for omfanget af forandringer for f.eks. forretningens arbejdsgange, og om ændringer i projektet påvirker den samlede business case,« hedder det i projektrådets rapport.

Læs også: Ekspert om mangel på business case for nyt EPJ i Region Syd: »Det giver ingen mening«

Kort sagt kan det efter noget tid være svært at følge med i, om man stadig kan forvente den samme gevinst i et projekt, som man kunne til at begynde med.

Derfor opfordrer it-rådet forvaltningerne til at arbejde mere professionelt med gevinstrealisering.

»IT-projektrådet anbefaler alle projekter at forholde sig aktivt til gevinstrealiseringen allerede fra projektets planlægningsfase, så det bliver tydeligt, hvor og hvornår gevinsterne opnås, samt om der sker ændringer i et projekts forventede gevinster, der påvirker projektets business case. Løbende genbesøg af gevinstrealiseringsplanen undervejs i projektet er en forudsætning for at kunne vurdere, om projektets forretningsbegrundelse består.«

Læs også: Efter Version2-spørgsmål: Region Syd nedtoner varslede EPJ-besparelser

Ud af de 20 risikovurderede projekter har seks fået den højeste risikoprofil og vurderes at have en særligt kritisk karakter.

Fem af projekterne har selv vurderet, at en eller flere gevinster kun bliver delvist realiseret, mens tre forventer budgetoverskridelser på op til 10 procent.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (27)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Anne-Marie Krogsbøll

... at business casen af administrationen og magthavende politikere i praksis ses som et stykke papir med det primære formål at få en bevilling igennem, og ikke et arbejdspapir, man kan/skal bruge til noget fornuftigt efterfølgende (hvor man måske i virkeligheden helst vil glemme, hvad der står i business casen)?

I så fald skal man måske sige det som det er, så vi borgere og ikke-magthavende folkevalgte kan tage business casen med det gran salt, der skal til, og tage vore forholdsregler ift. planerne, inden det er for sent. Det er i hvert fald det indtryk, man står tilbage med efter Sundhedsplatformsskandalen.

  • 2
  • 0
Peter Hansen

Det er udfordringen med business cases helt generelt, både i offentlige og private virksomheder. Der smøres tykt på, på gevinstsiden for at få godkendt projektet, og så "glemmer man" at revurdere bc'en efterfølgende. Så business cases skal ALTID tages med et gran salt, uanset hvem afsenderen er.

  • 6
  • 0
Kenneth R.B.

Helt enig med Peter, det er ikke et problem kuni det offentlige.
Det er helt almindelig praksis, at BC'en primært bruges til at få bevillingen igennem, og så bliver der ikke set særligt meget tilbage på den senere hen.

Desværre.

Men altså, ikke kun et offentligt problem, men et typisk problem der ses også i det private i stor stil.

  • 2
  • 0
Anne-Marie Krogsbøll

Tak for svar, Kenneth R.B. og Peter Hansen.

Jeg tror, at det jeg savner i rapporten, er, at man faktisk graver ned i nogle af disse business cases, og stiller de ansvarlige til ansvar for, hvordan de er kommet til at se ud, som de gør.

F.eks. Sundhedsplatformen:
- Hvorfor er Oleto ikke blevet stillet til ansvar for skønmaleriet i Business Casen?
- Hvorfor er direktionen ikke blevet stillet til ansvar for at have fjernet "højrisikoprojekt" fra businesscasen?
- Hvorfor stilles ingen i det hele taget til ansvar for at udarbejde dårlige business cases på løst grundlag? man kan vel godt forlange, at der er dokumentation bag business casens påstande?

Jeg søgte og aktindsigt i samtlige indledende udgaver af business casen for SP. Og fik det - bortset fra lige præcist den version, hvor man gik fra "højrisiko" til "sund investering". Den var tilfældigvis bortkommet (igen - efter hukommelsen). Det er i mine øjne latterligt, at man i rapporten (endnu engang) konstaterer, at business casen ikke bruges efter hensigten - men man stiller ingen til ansvar for, hvor det går galt. Man beder ikke - sådan som jeg læser artiklen - de ansvarlige dokumentere, hvor de har deres skøn i business casen fra, og om selve disse skøn baserer sig på rimelige fakta, eller om de er fabrikerede til et bestemt udfald. Man peger på et problem med opfølgningen, vifter lidt med en løftet pegefinger, men der stopper dybdeboringen så også.

Jeg håber, at Rigsrevisionen går dette skridt videre mht. SP-processen, så det ikke fremover bliver helt så omkostningsfrit for de ansvarlige måske at fifle med tal og scenarier.

  • 0
  • 1
Peter Hansen

Jeg tror, at det jeg savner i rapporten, er, at man faktisk graver ned i nogle af disse business cases, og stiller de ansvarlige til ansvar for, hvordan de er kommet til at se ud, som de gør

Jeg tror såmænd nok at de ansvarlige bliver stillet til ansvar, men det klares med garanti internt - alt andet ville være dårlig ledelse. Igen må jeg blot sige at dette er en "ikke-nyhed". Det er helt velkendte problemer som er umulige at forhindre.

  • 2
  • 0
Anne-Marie Krogsbøll

Tak for svar, Peter Hansen.

det klares med garanti internt - alt andet ville være dårlig ledelse.


Hvis der er tale om bevidst fiflen med tal og scenarier - og evt. i fuld forståelse med den politiske ledelse - så er det i mine øjne undergravende for demokratiet og tilliden til dette, hvis man holder den slags internt. Det er jo præcist grunden til, at vi nok efterhånden er en del, som har mistet tilliden til disse ledelser - at man holder hånden over og under hinanden, i ly af mørklægningsloven.

Og når man nu gør sig den ulejlighed overhovedet at udarbejde sådan en rapport, så er det spild af penge, hvis man holder det på overfladisk niveau. Så må vi kunne forlange, at man går skridtet dybere, og ikke lader disse ledelser begrave hunden....For på den måde kommer vi aldrig videre. Og jeg kan ikke acceptere, at den slags fifleri er noget, vi bare skal leve med. Så kan vi i hvert fald ikke med nogen som helst ret påstå, at vi er et af verdens mindst korrupte lande - for det kan vi ikke vide en disse om.

  • 1
  • 1
Ole Sanvig
  • 3
  • 1
Peter Hansen

Hvis der er tale om bevidst fiflen med tal og scenarier - og evt. i fuld forståelse med den politiske ledelse - så er det i mine øjne undergravende for demokratiet og tilliden til dette, hvis man holder den slags internt.

At fifle er bevidst snyd og svindel (= strafbart), i dette tilfælde er der tale om overestimering (= ikke er strafbart). Der er intet i hverken artiklen eller rapporten som peger på, at der er sket noget strafbart - så jeg forstår ikke hvad det har med sagen at gøre? Udover at det kan peppe diskussionen lidt op når man tilføjer lidt dramatik ;-) I så fald har jeg bedre ting at tage mig til.

  • 0
  • 0
Anne-Marie Krogsbøll

Tak for svar, Peter Hansen.

At fifle er bevidst snyd og svindel (= strafbart), i dette tilfælde er der tale om overestimering (= ikke er strafbart). Der er intet i hverken artiklen eller rapporten som peger på, at der er sket noget strafbart


Det er jo netop min pointe, at man nøjes med at konstatere, at estimaterne ikke holder vand. Men man undersøger ikke, hvorfor de ikke holder vand - og det burde man gøre.

Der er intet, der beviser fiflen artiklen - men det er jo klart, når det stort set aldrig bliver undersøgt, hvor det er, det er gået galt? At noget ikke er bevist endnu, er ikke noget bevis for, at det ikke eksisterer. Jorden var også rund, inden Galilei beviste, at den var rund, og vi har ikke som samfund råd til at blive ved med at vende det blinde øje til årsagerne til disse kæmpeskandaler.

Vi kan selvfølgelig beslutte blot at lukke øjnene og tro på, at der nok bare er tale om fejlskøn. Men se, hvad det har bragt os? Den ene kæmpeskandale efter den anden, og en offentlig sektor, der mere eller mindre ligger i ruiner på livsvigtige områder som sundhedsvæsnet, skattevæsnet, offentlig transport osv. Så store fejl skal altså undersøges til bunds - den hidtidige tilgang med "Nu må vi se fremad" har jo bestemt ikke virket. Topembedsstanden har ikke deres eget rige, hvor vi andre ikke har ret til at vide, hvad der foregår - selv om de kæmper med næb og klør for at bilde os det ind.

Jeg vil henvise til dette debatindlæg i Information. Der er gode betragtninger, såsom:
"I en samtid hvor disruption, innovation, kreativitet og samskabelse er blevet de nye honnørord på tværs af sektorer og institutioner, er det – mildest talt – vanskeligt at tale klassiske embedsmandsdyder op. Alle disse honnørord synes nemlig at indebære og påkalde præcist det modsatte af det, som bureaukratiet leverer."

https://www.information.dk/debat/2018/08/fejl-goere-embedsmanden-syndebu...

Desværre synes jeg så, at forfatteren drager en ulogisk konklusion, nemlig at det er farligt at kritisere denne tendens. Jeg kan ikke se, at vi som borgere har andet valg end at kritisere det, og kræve ændringer i måden "toppen" administrerer deres hverv på. Og de ændringer kommer ikke til at ske, hvis vi accepterer, at "toppen" får lov at lukke sig om sig selv i Mørkelygtens grimme skær.

  • 0
  • 0
Peter Hansen

Det er jo netop min pointe, at man nøjes med at konstatere, at estimaterne ikke holder vand. Men man undersøger ikke, hvorfor de ikke holder vand - og det burde man gøre.

Ja det burde man gøre, og det gør man også - i de fleste tilfælde. Det er i højere grad manglende opfølgning på gevinsterne som er problemet, da verden jo forandre sig i projektperioden og derfor påvirker gevinsterne. I starten af projektets levetid er man altid mere usikker end når projektet er gennemført og afleveret. Derfor vil de første estimater altid være usikre og ofte til den gode side. Det er der intet fordækt i, så længe man husker at følge op og revurdere. Det kan Købehavns kommune, resten af det offentlige og alle private virksomheder blive bedre til.

Jeg er meget uenig i dit "sortsyn" på den offentlige sektor, så det vil jeg undlade at svare mere på.

  • 1
  • 0
Anne-Marie Krogsbøll

Tak for svar, Peter Hansen.

Når jeg er efter den offentlige sektor, så er det fordi, jeg holder meget af den, og det piner mig at se den mishandlet af NPM-tænkning, overdreven privatisering o.l., som det sker i øjeblikket. Jeg kæmper for at få den gode offentlige sektor tilbage.

Hvad er i dine øjne den troværdige forklaring på, at man i business casen for SP pludseligt fyrer det grundige konsulentfirma og ansætter et, som acceptere en kontrakt, som giver direktionen hånd - og halsret over, hvad der står i business casen? Og hvad er i dine øjne den troværdige forklaring på, at man pludseligt - uden yderligere begrundelse - går fra "højrisiko" til "sund investering" (eller noget i den retning) i den endelige business case, som forelægges regionsrådet? Er det bare uskyldige menneskelige fejl - shit happens?

  • 0
  • 0
Peter Hansen

Hvad er i dine øjne den troværdige forklaring på, at man i business casen for SP pludseligt fyrer det grundige konsulentfirma og ansætter et, som acceptere en kontrakt, som giver direktionen hånd - og halsret over, hvad der står i business casen? Og hvad er i dine øjne den troværdige forklaring på, at man pludseligt - uden yderligere begrundelse - går fra "højrisiko" til "sund investering" (eller noget i den retning) i den endelige business case, som forelægges regionsrådet? Er det bare uskyldige menneskelige fejl - shit happens?

Vi skal vist lige tilbage på sporet igen. Som nævnt tidligere vil jeg ikke udtale mig om SP, da jeg ikke kender sagen ret godt. Det eneste jeg siger er, at en pyntet business case er et generelt problem som ses i hele verden, og ikke nødvendigvis et tegn på, at Københavns kommune ikke har styr på deres forretning.

Hvorfor sker det? Den mest sandsynlige grund er IKKE snyd og korruption, men derimod en kamp om ressourcer. Er det et problem? Ja naturligvis, men i en verden med knappe ressourcer er det svært at undgå. Man skal naturligvis lære af sine fejl, men alt erfaring og forskning viser, at det er lettere sagt end gjort ;-)

  • 0
  • 0
Anne-Marie Krogsbøll

Den mest sandsynlige grund er IKKE snyd og korruption, men derimod en kamp om ressourcer. Er det et problem? Ja naturligvis, men i en verden med knappe ressourcer er det svært at undgå.


Tak for svar, Peter Hansen. Du kan godt have ret i, at det ikke nødvendivis skyldes snyd og korruption (hver gang), men kamp om ressourcer. Men vi aner det ikke, når det ikke bliver afdækket. Og uanset om det er den ene eller den anden grund, så er det fiflen, og det er ikke i orden. Man skal ikke tilrane sig ekstra ressourcer ved a fifle. Vi borgere har krav på at få indblik i, hvad der foregår, så vi kan sætte vores kryds bedre næste gang.

  • 0
  • 0
Peter Hansen

F.eks. ved at ændre Mørklægningsloven, reglerne om resultatkontrakter og bonusser osv. , så det bliver sværere at "fifle" for at få ressourcer, uden at det opdages.

Men hvis det løser problemet, tror du så ikke man havde gjort det i andre lande eller i private virksomheder? Eller at forskningen havde foreslået det? Det lyder som en meget let løsning på et meget kompliceret problem.

  • 1
  • 0
Anne-Marie Krogsbøll

Peter Hansen:

Måske - men havde er så din løsning? Blot at acceptere, at disse ulykker sker den ene gang efter den anden? I øvrigt er der, så vidt jeg husker, forskning, der viser, at disse resultatbonusser virker kontraproduktivt, så hvorfor bevare dem? Og der er masser af kyndige "eksperter", som har råbt vagt i gevær overfor den tiltagende mørklægning - det er ikke noget, jeg har fundet på.

Hvad kan der ske ved at fjerne/mindske mørklægningen?
Hvad kan der ske ved at fjerne resultatmål og bonusser i det offentlige? der er jo ikke noget, der tyder på, at de løser nogen problemer i øjeblikket.

  • 0
  • 1
Peter Hansen

Måske - men havde er så din løsning? Blot at acceptere, at disse ulykker sker den ene gang efter den anden?

Nej det skal vi da ikke acceptere, der bliver tabt milliarder verden over på dårlige it-investeringer penge som kan bruges væsentlig bedre. Men jeg tror ikke på at mere åbenhed nødvendigvis vil løse dette problem, for så var det blevet afprøvet. I sidste ende kan jeg som borger jo ikke vurdere et projekt alene på baggrund af en business case, så hvorfor skulle jeg interesserer mig for den? Jeg interessere mig knapnok for den som professionel projektleder.

Mere åbenhed løser en masse andre demokratiske udfordringer, og derfor mener jeg det er en god ide. Mere åbenhed kan også, ligesom bonusordninger virke kontraproduktivt, da frygten for at fejle bliver større, og er der en ting vi ikke skal have mere af i det offentlige, så er det frygten for at fejle. Så det er en hårfin balance.

  • 1
  • 0
Anne-Marie Krogsbøll

Tak for svar, Peter Hansen.

Í mangel af bedre forslag, synes jeg, at mere åbenhed er et forsøg værd - om ikke andet så fordi lukketheden undergraver tilliden til systemet. Magt korrumperer selv de bedste, hvis de ikke stillet til ansvar. Det måtte selv Vaclav Havel indrømme - og han gjorde det heldigvis åbent.

Toppen af den offentlige administration skal ikke være en lukket stat i staten, hvor man kommer til at betragte borgerne som et nødvendigt onde, men uden rettigheder ift. at forstå, hvad der foregår. Det vil jo i sandhed være naivt at tro, at evt. korruption og svindel forsvinder af sig selv.... Og selv om det garanteret ikke er forklaringen på alle fejlslagne projekter, så er det med sikkerhed (efter min opfattelse) forklaringen på nogen af dem. Og hvis ikke det kommer frem i lyset, vil det gribe mere og mere om sig - i stil med den tidligere dsb-indkøbschef, som syntes, at "smøring" er helt normal og uskyldigt:
https://www.computerworld.dk/art/238753/tidligere-indkoebschef-i-dsb-om-...

Hvis ikke man kræver lys over land ift. den slags, så vil det komme til at føles mere og mere "normalt" og "kutyme" for de involverede - og det ødelægger de saglige processer, når den slags incitamenter tager over. Resultat: Uforståelige skandalesager.

  • 0
  • 1
Peter Hansen

Meget åbenhed skaber frygt for at begå fejl. Når man peger fingre af den offentlige sektor og de mange kulsejlede it-projekter, så skyldes mængden af skandaler primært, at der åbenhed omkring dem. I den private sektor ville skandalerne kun i sjældne tilfælde komme alle for øre.

Den nulfejlskultur som har sneget sig ind med NPM vil kun få endnu mere luft under vingerne, hvis man gravede ALT frem. Se blot på rapporten fra Københavns kommune: Der er ikke foregået noget ulovligt, de udfordringer som beskrives er alment anerkendte i hele verden, og man forsøger endda at imødegå udfordringerne med løsningsforslag. Alligevel ender historien i medierne, og KBH fremstilles som de rene amatører. Hvad gavner det? Udover sensationsjournalistik?

Misforstå mig ikke - jeg er ikke tilhænger af mørklægningsloven eller lukkethed omkring den absolutte top. Jeg er demokrat, trods alt.

  • 1
  • 0
Anne-Marie Krogsbøll

Peter Hansen:
Et sted at starte ville være med fuld åbenhed omkring enhver kontakt med lobbyister og enhver gavegivning. Før løbende, offentligt tilgængelige lister over alle møder med lobbyister: Hvor, hvorfor, hvor længe, hvad har det kostet osv. Og løbende, offentligt tilgængelige lister over alle gaver af enhver art. Så er det ude i det åbne, og så er der det mindre til at skabe mistillid - og hvis man så afsløres i noget, som ikke er ført på liste, så er det pr. definition uden for det lovlige. Man kommer ikke ved en "fejl" til at tage imod store gaver, og så glemme at føre dem på listen. Jeg tror, at et sådant tiltag alene ville være en god start til at få styr på tingene.

Og så en lang timeout mht. nye projekter, som ikke er af absolut nødvendig karakter. Ikke for evigt, men indtil vi har fået styr på de projekter, som lige nu sejler, og vi har fundet en bedre måde at gøre det på. Ikke mere af det, der beskrives i dette debatindlæg: http://ugeskriftet.dk/nyhed/forskningschef-advarer-taenk-jer-om-naar-i-t...
Dette indlæg er nok tænkt som rettet mod lidt mindre projekter, men jeg tænker, at det nok også gælder for større prestigeprojekter.

Og så slut med bonusser med uklare/mørklagte succeskriterier. Også her er der brug for fuld åbenhed. Hvis det ikke kan tåle åbenhed, er der så ikke noget galt et sted?

Og så skal der skrues langt ned for den evindelige privatisering, for med den følger jo forretningshemmeligheder og fortrolighed. Det undergraver demokratiet, når vi ikke kan få lov at se, hvad der foregår. Når vi borgere, som lægger privatliv til, f.eks. ikke kan få at vide, hvad Epic gør med vore data, fordi det er forretningshemmeligheder.

Og jeg har svært ved at se, at f.eks. omformuleringen af business casen for SP fra højrisiko til sund investering uden videre kan skubbes ind under "uheld" eller menneskelig fejl. bestemt en fejl - men ikke af den type undskyldelig fejl, som kan begrunde, at man holder det internt. Den slags må en topleder være parat til at stå på mål for - for hvad mener vi ellers med den evindelige frase om, at topledere skal have exorbitante lønninger, fordi de har så stort et ansvar? hvilket ansvar, hvis det aldrig bliver gjort gældende ved at stå til regnskab overfor "kunderne", som jo altså er borgerne?

  • 0
  • 1
Log ind eller Opret konto for at kommentere
IT Company Rank
maximize minimize