IT-projekt i Københavns Kommune fik ejermand i 11. time

Ingen vidste, hvem der skulle stå for den daglige drift af København Kommunes IT-projekt Forvaltning Sundhed til 3,9 millioner, da projektforløbet afsluttede. Og måling af gevinster efter investeringen er i dag lagt i skuffen.

IT-projektet NetForvaltning Sundhed var en kommunal solstrålehistorie i Københavns Kommune, men den snublede på målstregen, da ingen stod klar til at overtage den daglige drift af det udviklede system.

Efter nogle møder landede opgaven på et bord i Socialforvaltningen.

»Det blev min chef for handicapområdet, der påtog sig ansvaret, men det betyder, at ejerskabet ligger på en leder, der ikke har tid til det,« forklarer afdelingsleder i Socialcenter København, der er knyttet til projektet, Kim Hostrup Hansen og tilføjer:

»Jeg har talt med andre kommuner, og det er et kendetegn, at man kan blive bedre til at afklare ejerskab.«

Projektet blev ledet af Socialforvaltningens IT-afdeling, SOF-IT, og netop opfølgning på digitaliseringsindsatser er et af de tre områder, som en undersøgelse fra januar 2016 foretaget af revisionsfirmet PriceWaterhouseCoopers peger på, har størst ’forbedringspotentiale’ i Socialforvaltningen i Københavns Kommune.

Ny metode med medarbejder ønsker i fokus

NetForvaltning Sundhed blev sat i værk som følge af Sundhedsaftalen fra 2011-14, der gjorde det obligatorisk for alle kommuner i Region Hovedstaden at implementere systemet.

I 2013 kom turen til, at NetForvaltning Sundhed skulle gøre sit indtog i Københavns Kommune i både Socialforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen samt Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen.

Systemet skulle digitalisere lægeerklæringer - også kaldet LÆ-blanketter - som for eksempel indgår som dokument i behandlingen af sager om sygedagpenge eller behandlingstilbud til borgere. IT-systemet sender også automatisk rykkere til læger, der ikke har fået sendt blanketten i tide.

SOF-IT blev som nævnt projektleder, og afdelingen argumenterede for at benytte sig af moderne gevinstrealisering til at udvikle projektet. I gevinstrealisering fastsættes mål fra start sammen med medarbejderne, som løbende samles for at se på, hvilke gevinster der er realiseret, og hvilke der ikke er. Metoden er relativ ny i kommunen og bærer en del af æren for, at projektet blev en succes, da medarbejderne ifølge Kim Hostrup Hansen påtog sig et medejerskab.

Ingen hænder til at gribe bolden

Men beslutningen om hvem, der skulle overtage driften, blev taget i 11. time.

Ifølge kontorchef i SOF-IT, Kasper Jessen Winge, skyldtes det, at den forvaltning, der oprindeligt skulle aftage projektet, ikke havde nok hænder til at varetage opgaven. Han husker ikke præcis, hvornår forvaltningen og SOF-IT måtte nå til den erkendelse under projektet, men det endte med, at Borgercenter Handicap måtte overtage driften, uden de havde haft mulighed for at sætte ressourcer af til det.

»Da vi fandt ud af det, kunne vi have været bedre til at følge op på den nye driftsituation, hvor der er ikke er de ressourcer, man fra start havde tænkt sig. Det kunne vi have hjulpet med at finde en løsning på,« erkender Kasper Jessen-Winge.

Kim Hostrup Hansen, mener dog ikke, at konsekvenser var store, men at en afklaring fra start ville betyde ’mindre forvirring’.

»Den her opgave var relativ nem, da den ikke var så stor, og det havde ikke store konsekvenser. Men det er vigtigt at vide, hvis 2.000 medarbejdere for eksempel berøres, så er konsekvensen større,« siger han.

Successen ligger under for tidspres

Da NetForvaltning Sundhed blev sat i søen 2014, var næsten alle gevinster realiseret, og nogle blev endda højere en først antaget. For eksempel betød systemet, at borgerne i 90 pct. af sagerne fik en afgørelse 8,5 dage hurtigere sammenlignet med tidligere - hvilket svarede til en gevinstrealisering på 170 procent.

Vibeke Ries, som er myndighedschef i Handicapcenter København, overtog driften af succesen.

Siden da er gevinstkortet, der viser målsætninger og resultater, ikke kommet op ad skuffen.

»Det skyldes ofte en tidsfaktor - det har man ikke tid til,« må hun erkende og fortæller, at blandt andet en nylig omorganisering i SOF-IT har taget kræfter, men direktionen fremadrettet vil øge fokus på gevinstrealisering.

Ressourcer - som for eksempel tid til at følge op på gevinster - er ofte en mangelvare, viser en spørgeskemaundersøgelse fra 2015 foretaget af PriceWaterhouseCoopers om IT-projekter i kommunerne. Her oplever lidt over halvdelen af de adspurgte kommunale medarbejdere, at der ofte mangler ressourcer, imens 20 procent svarer altid.

Kommuner får ikke fulgt op på målsætninger i IT-projekter

Men det er ærgerligt, når gevinstrealisering ophører, når projekter slutter, mener Kim Hostrup Hansen.

»Det ville give god mening at tage kortet op igen, både for at se på de gevinster man får og mister og bruge det løbende,« siger han.

NetForvaltning Sundhed er ikke det eneste projekt, hvor man ikke får fulgt op. Kim Hostrup Hansen er involveret i flere IT-projekter med selvbetjeningsløsninger, hvor gevinstkortet ikke har været oppe i ’meget lang tid’.

Spørgeskemaundersøgelsen fra 2015 viste også, at 28 procent af kommunerne sjældent følger op på gevinstrealisering efter et projekt er afsluttet.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (2)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Morten Juhl-Johansen Zölde-Fejér

Nu taler man om overtagelse af drift - men det er jo et system, der leveres af EG:
http://eg.dk/brancher/offentlig/kommune/loesninger/sagsbehandling/sundhed
Så det er driften af forankringen i organisationen, der er tale om.
Netforvaltning Sundhed er et powertool; men det er et driftunderstøttende værktøj af den karakter, der tillader sekretariatet at holde styr på opfølgningen. Det er ikke ligefrem noget, der får den store eksponering - men det er forretningskritisk i backoffices.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere