It-professor på CBS: Topledelse i i Københavns Kommune ansvarlig for ringe it-gevinstmåling

Forvaltningsdirektørerne i Københavns Kommune må træde i karakter og sikre, at der udarbejdes klare forretningsmæssige mål og at der måles på, om de nås, når man går i gang med et nyt it-projekt – f.eks. et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem.

Sådan lyder opfordringen fra professor med speciale i digitalisering af den offentlige sektor på CBS, Kim Normann Andersen, i en kommentar til en kritisk analyse af it-modenheden i Københavns Kommune, som revisionsfirmaet PriceWaterhouseCoopers har gennemført og som blev omtalt på Version2 i går.

It-analysen baserer sig på kommunens eget it-projektråd, som har identificeret, at kommunens it-projektarbejde bl.a. er præget af 'vage forretningsmæssige mål', og at man sætter strøm til eksisterende arbejdsgange i stedet for at udvikle organisationen.

»Ansvaret for forretningsmæssige mål skal ligge på direktionsniveau og kun dér. Når PriceWaterhouseCoopers kritiserer Københavns Kommune for at have vage forretningsmæssige mål med deres it-projekter, peger det alene tilbage på direktøren – hvad vil han eller hun. Det skal chefen svare på – selvfølgelig med involvering fra de faglige eksperter,« siger Kim Normann Andersen.

I samme åndedrag er Kim Normann Andersen også stærkt skeptisk over for værdien af, at kommunen har etablereret et it-projektråd for netop at øge it-modenheden:

»Det nemmeste er at sætte et ekstra led ind, når man har et problem. Her har man et problem med it og skaber derfor en ny formel organisation i form af et it-projektråd, der skal få styr på det. Men man skyder helt forkert. Det bliver bare endnu mere uklart, hvad man vil med it-projekterne, og beslutningerne bliver endnu mere utydelige, hvis der skal opnås konsensus om dem i et sådant råd,« siger han og tilføjer:

»Med alt respekt for it-projektrådet i staten, så er det svært at få øje på, at det har medført færre it-skandaler.«

Lav it-vurdering bekræftes af amerikansk undersøgelse

Analysearbejdet fra PwC, der er gennemført i perioden november 2015 til januar 2016, har omfattet kvalitative interviews med ca. 60 ansatte i fire ud af kommunens syv forvaltninger.

Under overskriften ’Udfordringer i forhold til Digitalisering i Københavns Kommune’ lyder opsummeringen, som er formuleret på baggrund af kommunens it-projektråd, at it-modenheden i kommunen er præget af:

• Vage forretningsmæssige mål
• Lav kvalitet i projektgrundlag/business cases
• Underdigitalisering af de borgernære områder
• Mangelfuld bruger/borgerinddragelse
• Dårlige kravspecifikationer – alt indgår på lige vilkår

Kim Normann Andersen henviser til en årlig amerikansk undersøgelse af store byers it-forhold, der i hvert fald i 2014 også viste, at København ikke er med i toppen.

»I it-undersøgelsen, som især fokuserer på involvering af borgerne, privacy, web-indhold, services og usability, ligger København noget tilbage i forhold til andre større byer i Europa og efter byer som Prag, Vilnius og Bratislava. Og der er ikke meget der tyder på, at København har flyttet sig,« siger han.

Kim Normann Andersen mener, at it-modenheden i København kan være præget af, at man har haft et stort fokus på eksterne it-projekter som e-post og borgerrettede it-løsninger og derfor har underprioriteret intern procesforbedring omkring it-projekterne som f.eks. at sætte klare mål, udforme business cases samt at skrive gode kravspecifikationer.

Hent Profilanalysen og årets ranglister

Profilanalysen 2023

»Meget tyder på, at man har brugt tid på den eksterne del, og at de interne procesforbedringer er gledet tilbage. Det er et mønster, man ser i andre kommuner - og det er sikkert en fair kritik,« siger han.

Gevinster kan eksistere trods manglende dokumentation

Kim Normann Andersen understreger, at selv om man ikke er så god til at måle på gevinster ved it-projekterne, så er det ikke nødvendigvis ensbetydende med, at de ikke findes.

»Men hvis de samlede driftsomkostninger er konstante over tid, og der altså ikke er opnået reelle besparelser, og der samtidig ikke har været et bevidst ønske om serviceforbedring i samme periode, så er jeg enig i, at der er et problem,« siger han.

Et barriere i den sammenhæng kan – som PwC også har påpeget – være, at man høster de økonomiske gevinster, inden it-projektet er helt gennemført.

»Hvis man gennemfører besparelserne på forhånd, kan man nemt få lagt et kim til ikke at få evalueret på projekterne. Problemet er, at man dermed ikke får vished om, hvorvidt man har formået at effektivisere eller om man bare har sparet et helt andet sted end der, hvor digitaliseringen er gennemført.«

CBS-professoren anbefaler at kommunen gør mere for at ansætte it-specialister, der har successer med i bagagen:

»På baggrund af analysen spørger jeg mig selv, hvilken track record dem, der bemander it-projekterne i kommunen, har. Det handler ikke så meget om uddannelse, men mere om, at alle led i kæden gerne skal have haft succes med it-projekter, inden de bliver ansat,« siger Kim Normann Andersen og nævner, at succes kan handle om budget- eller tidsoverholdelse eller grad af tilfredshed blandt brugere og borgere.

»De tre succesfaktorer kan man ikke tvinge ned over folk, der allerede har et job og gør det fint nok. Men ved nyansættelser bør man se at få ansat nogen, der bringer succeserfaringer med ind, så man kan få dem bredt ud.«