It-professor kritiserer stort told-udbud: »Desværre er erfaringen, at man kan få et system, der opfylder alle kravene, men er frygtelig besværligt at bruge«

For nylig var der deadline for leverandører, der ønskede at byde på det 600 millioner kroner store udbud for udviklingen af importdelen af et Declaration Management System (DMS).

DMS er del af den kommende toldplatform, som skal etableres for at leve op til EU's nye toldkodeks, EUTK.

Professor emeritus Søren Lauesen, der i mere end 20 år har beskæftiget sig med store it-projekter i det offentlige, har gennemgået udbudsmaterialet for DigiTech, og han stiller nu spørgsmål ved, om kravspecifikationen er velegnet til at sikre et godt og brugervenligt system.

»Kravspecifikationen lider af det samme problem som de fleste andre: Man kan ikke se, hvem der skal bruge systemet, hvornår og til hvad. I stedet skriver man en masse ting, systemet skal kunne gøre, eksempelvis 'The Solution must ensure it can receive documents as attachments to applications or requests,« siger Søren Lauesen.

Med den slags formuleringer kan en leverandør levere et system, der principielt opfylder kravene, men reelt er ubrugeligt, da der ikke er taget højde for brugernes behov, mener Søren Lauesen. Eksempelvis ved at systemet kan håndtere vedhæftede filer, men på en meget lidt brugervenlig måde.

»Desværre er erfaringen, at man kan få et system, der opfylder alle kravene, men er frygtelig besværligt at bruge, fordi de rigtige funktioner ikke er til rådighed, hvor de skal bruges,« siger Søren Lauesen.

Overordnede rammekrav

Christian Vinther har som underdirektør i Udviklings- og Forenklingsstyrelsen været med i planlægningen, analysen og udarbejdelse af udbudsmaterialet siden februar 2017, og han er ikke enig med Søren Lauesen.

»Jeg er ikke enig i kritikken. Vi har nogle overordnede krav, der sætter rammen for, hvad det her system skal kunne. Så kører vi projektet, hvor vi undervejs får nedbrudt kravene. Vi kan ikke lave meget detaljerede krav, som umiddelbart er testbare i udbudsmaterialet, da vi aldrig ville blive færdige med at specificere,« siger Christian Vinther.

I stedet har Udviklings- og Forenklingsstyrelsen sammen med Toldstyrelsen valgt en agil projektform, som ifølge Christian Vinther vil give Toldstyrelsen god kontrol med kravene.

»Ved at køre agilt og arbejde tæt sammen med Toldstyrelsen undgår vi at gentage fortidens fejl med at bruge mange år på at lave en kravspecifikation, som ikke passer med virkeligheden, når man endelig går i gang med at udvikle systemet,« siger Christian Vinther, der understreger, at Toldstyrelsen er med til at lave de nødvendige prioriteringer og beskrivelser undervejs.

Ikke et normalt dansk udbud

Udbudsmaterialet adskiller sig fra andet dansk udbudsmateriale, som Søren Lauesen er bekendt med, og han spekulerer over, om tidligere anvendt udbudsmateriale er blevet tilpasset danske forhold.

»Teksten er tydeligvis skrevet af jurister og i et sprog, som er meget mærkeligt fra en it-udviklers synspunkt. Det ligner ikke noget, jeg ellers har set i danske udbud, Det ser ud, som om Skat har løst problemet ved at genbruge udbudsmaterialet fra et andet land,« lyder det fra Søren Lauesen.

Sponseret indhold

Genskab din infrastruktur med automation og immutable backup

It-sikkerhed

Christian Vinther afviser, at der er tale om genbrug af udbudsmateriale, men medgiver, at nogle af kravene er beskrevet i et juridisk sprog, fordi der er tale om et projekt, der skal opfylde visse juridiske krav.

»Kravene er udarbejdet af fagspecialister fra Toldstyrelsen samt it-folk herfra og toldjurister fra Udviklings- og Forenklingsstyrelsen. Det er jo et compliance-program, så vi skal sørge for, at det passer med toldkodekset, så der er nogle af kravene, som bindes op til EU-forordningen, så de krav er meget jura-orienterede. De skal være med, ellers ville vi blive skudt i skoene, at vi ikke er compliant med EU-kravene,« siger Christian Vinther.

»Vi har selv skrevet kravene, men har et eksternt konsulenthus, som rådgiver og et advokatfirma, der guider os med hensyn kontraktform og udbudsform og sikrer, at vi overholder alle juridiske regler.«

Processer tilpasses systemet

Som forberedelse til udarbejdelse af udbuddet undersøgte Udviklings- og Forenklingsstyrelsen i 2017, om der fandtes DMS-standardsystemer.

»Vi besøgte Holland og Irland og fandt ud af at der findes standardsystemer til sådan en toldangivelsesmotor som vi har brug for,« siger Christian Vinther.

Derfor blev udbuddet rettet mod anskaffelse af et standardsystem, som er væsensforskelligt fra et egenudviklet system. I tilknytning til standardsystemet er der desuden brug for en del egenudvikling, som eksempelvis integrationer og API'er. 

»Når man går standardsystemvejen, så er der nogle beslutninger, som er truffet for en, men det betyder samtidig, at man tager risiko ud af projektet. Hvis man begynder at vride et standardsystem for meget af led, så bliver det dyrt, uoverskueligt og risikofyldt. Målet er, at vi tager standardsystemet og de processer og arbejdsgange, det understøtter. Det er hele ideen med et standardsystem. Der er nogle ting, der er givet,« forklarer Christian Vinther.

Så I tilpasser organisationen til systemet og ikke omvendt?

Sponseret indhold

Michael har 90 patentansøgninger under bæltet og ser AI og maskinlæring som høreapparatindustriens nye schweizerkniv

Lyd

»Ja, det er sådan set tilgangen,« siger Christian Vinther, der blandt andet via sine 20 år i it har arbejdet med standardsystemer som SAP.

»De gode erfaringer og den bedste praksis er, at man tager et standardsystem og så lever vi i størst muligt omfang med de processer, der er, i stedet for at tvinge standardsystemet ned i nogle processer, vi allerede har. Det er vi meget opmærksomme på.«

Det kræver vel en del arbejde med tilpasning af organisationen?

»Der er selvfølgelig en opgave i at involvere og træne toldmedarbejdere, men det er ikke så meget arbejdsgange, som EUTK handler om. De virkelige ændringer er mere dataorienterede. Det er mange flere data, som virksomhederne skal levere i angivelserne. Den nye importangivelse indeholder omkring 160 datapunkter, hvoraf 90 procent er enten nye eller tilrettede. Der er ret markante dataændringer,« vurderer Christian Vinther.

Enkelte lyspunkter

I kravene fra udbudsmaterialet finder Søren Lauesen også enkelte lyspunkter, selvom det ikke er det store.

Sponseret indhold

Maj knækker koden: Hun gør bæredygtighed til forretning

Efteruddannelse

»For en gangs skyld er der faktisk krav med om brugervenlighed, som skal kontrolleres ved en brugervenlighedstest. Desværre er det tydeligt, at man ikke ved, hvad sådan en test er for noget. Reglerne om, hvornår testen er god nok, skal aftales efter kontraktunderskrift. Her kan leverandøren altså få frit spil til at formulere noget, der er let at opfylde, men ikke sikre, at virkelige brugere kan finde ud af at bruge systemet,« vurderer Søren Lauesen.

Igen afviser Christian Vinther det meste af kritikken, men han er enig med Søren Lauesen i, at leverandøren ikke skal formulere brugervenlighedstesten.  

»Vi har nogle generiske krav om brugervenlighed, men detaljegraden bliver øget, når vi går i gang med gennemførelsesfasen. Det er noget, Toldstyrelsen og Udviklings- og Forenklingsstyrelsen styrer sammen. Leverandøren kommer til at fungere som underleverandør til projektet. Der kommer ikke noget godt ud af, at leverandøren sætter sig for bordenden og vil bestemme,« siger Christian Vinther.