It-kaos på jobcentre skyldes manglende pilottest af nye systemer

Der var ikke tid til og mulighed for at foretage de nødvendige pilottest, som kunne have afsløret omfattende problemer med jobcentrenes it-systemer, lyder det fra it-leverandøren KMD.

En omfattende centralisering af data hos landets jobcentre gav hovedpine for medarbejderne og besværliggjorde beskæftigelsesindsatsen for borgere i aktivering.

Medarbejderne på jobcentrene måtte i op til tre uger i januar benytte sig af papir og blyant for at registrere borgernes oplysninger, da de bagvedliggende systemer var nede eller ikke fungerede efter hensigten i perioden. Og der er stadig risiko for, at borgere modtager aktiveringsydelser som kontanthjælp, selvom de ikke længere er berettiget til det.

»Der vil måske være nogle sager, som ikke bliver opdaget, men vi skal nok sørge for, at jobcentrene kan finde dem, og at de bliver registreret korrekt med tilbagevirkende kraft,« lover Jakob Volmer, der er forretningschef hos it-leverandøren på systemerne, KMD, til Version2.

Læs også: Nyt it-system har skabt kaos på landets jobcentre

Problemerne er ved at blive løst, men gør det stadig nødvendigt for personalet at give manuelt besked til Ydelsesservice, der blandt andet står for at udbetale kontanthjælpen, når en borger ikke længere er berettiget til ydelser fra det offentlige. Dermed er der også risiko for fejl, når udbetalingerne ikke stopper automatisk.

Omdrejningspunktet for det administrative kaos i landets jobcentre i øjeblikket er en større opgradering til det nye it-system KMD Momentum kombineret med en centralisering af godt og vel halvdelen af de kommunale jobcentres data om borgerne.

Problemerne opstod ifølge KMD, fordi firmaet efter eget udsagn ikke havde mulighed for at lave pilottest før lanceringen, så fejlene kunne være blevet fundet og rettet på forhånd.

»Vi er ikke stolte af problemerne, men det er en gigantisk opgave, der kunne være gået meget værre,« siger Jakob Volmer.

Centralisering af data gav lange svartider

Jobcentre får ofte opdateret deres it-systemer, så de passer til en lovgivning, der løbende ændrer sig.

Det var også tilfældet den 5. januar i år. Forskellen var, at da medarbejderne på de fleste af jobcentrene kom på arbejde efter nytåret, så mødte de et sandt kaos: De centrale systemer som har med aktiveringsindsatsen for borgerne at gøre gav hele tiden timeout. Det endte med, at de måtte skrive alt ned i hånden med papir og kuglepen lige fra information om samtaler, praktikophold, kurser og andet. Samtidig var der også problemer med at printe borgernes jobplaner og sende digital post.

»Det har været meget grelt på tværs af kommunerne og har givet et stort arbejde med at efterregistrere alle oplysninger,« siger specialkonsulent hos Kommunernes Landsforening (KL) Erik Hove til Version2 og fortsætter:

»Borgerne kunne heller ikke se deres planer på Jobnet (den nationale platform for arbejdsløse i aktivering, red.). Det er noget hø.«

Årsagen til problemerne skyldes flere forhold ifølge it-leverandøren KMD. For det første skulle jobcentrene leve op til flere ændringer i loven, heriblandt den nye sygedagpengereform, der trådte i kraft 5. januar.

Et led i lovændringerne var at indføre et nyt modul til understøttelse af arbejdet med borgernes plan. Samtidig skulle omkring halvdelen af jobcentrenes data om de ledige flyttes fra de kommunale systemer og ind på statens samlede database kaldet Det Fælles Datagrundlag (DFDG).

Og det var mere, end hvad systemerne kunne holde til.

»Konvertering af data til DFDG var det mest komplicerede og hovedårsagen til problemerne,« siger Jakob Volmer, til Version2 og fortsætter:

»Derudover var der i den første uge problemer med lange svartider, der forhindrede adgang til det nye modul for mange brugere.«

Med andre ord oplevede personalet på jobcentrene, at systemerne ikke svarede på deres forespørgsler, men bare blev hængende.

Konvertering af data gav en masse fejl

Kort fortalt er alle tilbuddene til de ledige for at komme i aktivering blevet samlet centralt i landet i stedet for, at hver enkelt kommune skal samle på oplysningerne.

Centraliseringen var dog mere kompliceret end som så, blandt andet fordi hver enkelt kommune havde sin egen måde at registrere oplysningerne på, som lige pludselig ikke passede ind i statens måde at håndtere det på.

Hver gang jobcentrene registrerer informationer om aktiveringsindsatsen, validerer de centrale systemer hos Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR), om informationerne lever op til standarden. Og det gjorde de langtfra i alle tilfælde ifølge KMD.

Eksempelvis skulle kommunerne lægge en lang række tidligere sager om borgere i aktivering ind til staten. Men når kommunerne tidligere registrerede det på én måde under en tidligere lovgivning, så blev det nu fanget af filteret hos staten.

»Med de nuværende regler er der nogle steder, hvor registreringerne løber ind i filteret. De var gode nok dengang, men ikke med de nye regler, selvom sagerne er afsluttede,« siger Jakob Volmer.

Blandt andet er der kommet nye beskrivelsesfelter i systemerne som et krav. Og når en gammel registrering skal konverteres til det nuværende system, så vil det blive opfattet som et blankt felt, der ikke må være blankt.

»Der er flere ting, der ikke lever op til de valideringsregler, der er i dag, men levede fint i vores systemer før,« siger Jakob Volmer.

Andre gange har kommunernes egen måde at håndtere systemerne på skabt problemer under centraliseringen.

Eksempelvis må overskriften på et aktiveringstilbud til borgerne ikke længere fylde mere end 80 tegn i systemerne. Selvom det kan lyde som rigeligt, så har der ifølge Jakob Volmer været flere eksempler på, at kommunerne tidligere har brugt felterne til fyldige beskrivelser så som: »For at finde kontoret, skal du gå op ad trappen, ind ad første dør til venstre...« osv. De beskrivelser blev i første omgang afvist i DFDG, hvilket forhindrede jobkonsulenten i at komme videre

»Kommunerne har passet det ind i forretningsgange, som er fornuftige for dem, og nu bliver der valideret hårdt på det i DFDG,« siger Jakob Volmer.

For nogle af borgerne i jobcentrene betød fejlene blandt andet, at de ikke kunne få deres jobplan udleveret, fordi den ikke kunne printes.

For at det ikke skal være nok, så blev KMD også ramt af en række driftsproblemer med serverne. Da it-leverandøren skulle rulle de nye systemer ud, opstod der nogle såkaldte memory leaks, hvor serverne ved en fejl fik fyldt deres hukommelse op for hurtigt.

»Der var umiddelbart nogle banale fejl i opsætningen af nogle servere, som vi ikke kunne opdage i testmiljøet og som førte til, at serverne blev overbelastet, når vi først kom ud i rigtig drift,« siger Jakob Volmer.

Vigtig pilottest manglede

Et spørgsmål der trænger sig på, når en større opdatering af et offentligt it-system skaber så mange problemer er, hvorfor fejlene ikke blev opdaget i tide.

KMD’s eget svar er, at den simpelthen ikke nåede at få systemet i pilottest inden det blev lanceret.

It-leverandøren fik stillet opgaven med at opdatere systemerne til den nye lovgivning i sommeren 2014 og havde derfor omkring et halvt år til at få det til at spille.

»Vi bruger normalt omkring 4-6 måneder på en udgivelse, men omfanget af denne her var et godt stykke over dobbelt så stort, som det normalt ville være,« siger Jakob Volmer og uddyber:

»Det var en af årsagerne til, at vi ikke kunne køre pilottesten.«

Den 5. januar trådte lovgivningen i kraft, og det kunne der ikke rokkes ved:

»Så skulle man have tilbagekaldt lovgivningen, og det anså man for ret uoverskueligt hos STAR,« siger Jakob Volmer.

Samtidig blev it-leverandøren mødt af et andet problem: Hvis den skulle have lavet en pilottest, skulle den finde en kommune, som kunne prøve systemerne af før de andre. Og det var heller ikke muligt ifølge KMD, da løsningen var knyttet til ny lovgivning, som skulle træde i kraft samtidigt i flere sammenhængende systemer. Man kunne derfor ikke have en pilotkommune, der skulle fungere under et andet regelsæt end det, der var gældende i de omkringliggende systemer til udbetaling af ydelser, og indberetninger af sygefravær m.m.

»Det er et problem, når man skal implementere gældende lovgivning, siger Jakob Volmer, der vil tage en snak med STAR og KL om, hvordan man undgår lignende kaos-projekter igen fremover.

Lang historie med udskældte it-systemer

Det er langt fra første gang, at it-systemer på beskæftigelsesområdet er blevet genstand for offentlig kritik.

Mest kendt er Arbejdsmarkedsstyrelsens tidligere it-system Amanda, der blev flere år forsinket og kostede mindst en milliard kroner, før det blev skrottet hurtigt igen.

Senere har der også været problemer med, at jobcentrenes it-systemer ikke kunne snakke sammen med de statslige systemer på Jobnet.dk.

Endelig er det heller ikke første gang, at en ny lovgivning skaber problemer med it-systemerne. Jobcentrene har også lidt under det aldrende it-system KMD Opera i forbindelse med kontanthjælpsreformen, der trådte i kraft i januar 2014.

Derfor er det oplagt at spørge, hvordan parterne vil undgå lignende episoder igen.

»Vi snakker blandt andet om at opdele udgivelserne i mindre bidder, så det ikke bliver så uoverkommeligt,« siger Jakob Volmer og fortsætter:

»Og så vil vi prøve at skille det ud fra lovgivningen, som kan lade sig gøre, og køre pilottest på det for sig.«

Eksempelvis var der tale om to forskellige dele af lovgivningen, der kolliderede i en samlet kaosfyldt udgivelse på jobcentrene i januar.

Sygedagpengereformen var ét element, mens centraliseringen af jobcentrenes data hos staten var en såkaldt udmøntning af en betænkning i forbindelse med kontanthjælpsreformen. Med andre ord så behøvede parterne ikke nødvendigvis at have lanceret det hele på en gang.

»Man skal dekoble nogle af tingene fra lovgivningen,« siger Jakob Volmer og forklarer:

»Det var en beslutning, som skulle være truffet meget tidligere. Når man først har sat ændringerne i værk i alle systemerne, så er der for mange borde, der fanger.«

Hos KL vil man tage en snak med it-leverandørerne om, hvordan de kan lave nogle bedre test, som fanger problemerne i tide.

»Vi vil gerne snakke med dem om, hvordan man kan lave et bedre setup, hvor de får mere produktionsnære miljøer at teste i. Du kan godt afprøve ting i et testmiljø, men hvis det er for forskelligt fra produktionsmiljøet, så kan testen ikke bruges til så meget,« siger Erik Hove.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (6)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#3 Camilla Bang

Det duer ikke med manglende testkørsler. KMD's svar, at de ikke kan finde en kommune til testkørsel og at systemet ikke kan afprøves før lovgivningen træder i kraft, er helt hen i vejret.

Ikke mærkeligt at det går galt. Det giver så store problemer for borgere og ansatte. Men hvorfor bliver man ved med at undlade testkørslerne?

  • 6
  • 0
#6 Rebecca Andersen

Undrer det her nogen? Jobcenter Rødovre sender unge med ADHD i meningsløs jobklaring, hvor evnerne for at lave collager bliver vurderet, skriver Rødovre Lokal Nyt den 22.1.2015. http://www.rnn.dk/node/26005

Når jobcentrene kan finde på at købe dette skøre afklarings- og udviklingsforløb hos det private jobfirma HKI, så kan de vel også finde på at bruge millioner på håbløs IT.

  • 3
  • 0
#7 Jan Heisterberg

Jeg kan ikke tænke mig én eneste valid grund til ikke at køre pilottest, efterfulgt af en rettelsesperiode, efterfulgt af ......

Derfor er det indlysende, at der børe være en fyringsrunde på vej til de ansvarlige som har sagt "ja", til de uansvarlige som ikke har sagt "stop" og sikkert til flere.

Hvis ikke dette er et skoleeksempel på uansvarlighed, så ved jeg ikke hvad der skal til ......

For én gangs skyld er det øjensynligt et næsten brugbart system som blev idriftsat - men det er ingen undskyldning.

  • 3
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere