It er vejen til glemme-samfundet

KOMMENTAR: Aldrig har vi haft bedre muligheder for at opsamle og systematisere viden effektivt. Men i virkeligheden er it ofte lig med viden-kaos og evig glemsel.

Moderne it håndterer petabytes af data, og kan systematisere dem i store databaser. Men it har også knækket tidligere tiders struktur i information uden at sætte et værdigt alternativ i stedet. Umodne filsystemer har erstattet systematik og logik.

Det er et grundlæggende faktum at viden avler ny viden. Men det kræver, at der er styr på den viden, man har. Og at man kan aktivere den viden prompte og præcist, når man skal bruge den. Om ikke andet bare for ikke at begå gammelkendte fejl igen og igen.

Men let tilgængelige og billige kommunikationskanaler som e-mail og næsten uendelig og lige så billig diskplads har skabt en svulmende og ujævn grød af data. Og it har effektiviseret sekretærer, arkivarer og deslignende væk.

Mange års dataundervisning i skolerne, efteruddannelseskurser og en lind strøm af pc-kørekort har givet brugerkendskab til programmer og basisfunktioner i operativsystemerne. Men hvor var hjælpen til den hensigtsmæssige informationshåndtering?

700 mapper uden en ejermand

Hvor meget roder din harddisk? Din virksomheds fildrev? Uff, det står lidt skidt til, ikke sandt?

For nylig talte jeg med en ledende medarbejder i en virksomhed, som med et stort suk kunne konstatere, at hun havde overtaget ansvaret for et fildrev med ?700 mapper og utallige filer uden en ejermand?. Der lå et gigantisk arbejde forude med at rydde op.

Prøv selv at finde hoved og hale i et stort projekt, du lavede for kun ét år siden. For de fleste er det givetvis en skræmmende oplevelse med at sammenstykke dokumenter i mangfoldige og inkompatible filformater med e-mails og en hulens masse informationer, der kun ligger i en svigtende hukommelse, fordi der ikke lige var noter fra telefonsamtalerne og referater fra møderne.

Og så er der alle materialerne fra konsulenterne og udbudsrunden, der aldrig blev digitaliseret. Hov for resten: Fik du alle informationer i projektet registreret og behørigt journaliseret?

Der er nogle, der kan svare ja. Som har investeret i dokumenthåndteringssystemer eller store projektstyringssystemer, der helt eller delvist giver tryghed i historik og sagsbehandling. Men desværre er fortællingerne om meget problematiske implementeringer af den slags systemer også hyppige. Sammenholdt med prisen, afholder det mange virksomheder fra overhovedet at snuse til den verden.

Systemerne blokerer for logikken

Men hvad der er skræmmende for dig som projektlederen, der skal finde tilbage i dit gamle projekt, burde få din chef til at blive ramt af panisk angst. For virksomheden er ofte ilde stedt, hvis den ikke har en velstruktureret vidensbank. Projekter går i glemmebogen, kontrakter står på tilfældige mellemlederes hylder, værdifulde erfaringer forsvinder med sivende hukommelse og medarbejdere, der finder nyt job.

Et er arkivpligten, så man kan stå til regnskab over for offentlige myndigheder, men for virksomheder er viden et konkurrenceparameter ? for nogle er det konkurrenceparameteret over dem alle. Men det er et fåtal, der har lagt it-strategien derefter.

Men det heller ikke nemt, for teknologien over en bred kam er ikke god og tilgængelig nok. Og det er svært at skabe arbejdsprocesser, der får medarbejderne og it-systemer til at gå hånd i hånd.

Systemerne har ofte blokeret mere end hjulpet på den front ? det er ikke lang tid siden at filnavne var konstrueret efter skabelon på otte karakterer plus en filtype, og fritekstsøgning på harddisken var science fiction.

Der kan kompenseres med diverse værktøjer og eksempelvis tilføjelse af metadata, men der er lysår til universelle metodikker og gængse standarder i informationshåndtering, der sikrer adgangen til viden.

Vi har sammen med indførslen af it vænnet os til, at uoverskuelighed er et basisvilkår.

Alt magt til bibliotekaren

Der er et skrigende behov for informationsspecialister, der kan hjælpe udviklere, virksomheder og ganske almindelige privatister med at få system i rodet. Få koblet klassiske kundskaber med teknologiens nyskabelser og få skabt ny best practice i informationshåndteringen.

Bibliotekaren er en overset kompetence. For det er langt fra nok at lave overvejelsen om, hvem der skal bruge hvilke data. For informationer skal opbevares i strukturer, der også gør dem tilgængelige i forhold til alle mulige - for nuværende utænkelige - fremtidige behov.

På min private harddisk ligger 16 års dokumenter af alskens slags ? en stor del af dem i formater, som jeg slet ikke længere kan åbne uden diverse konvertere, kodeknas og totalkvadrede æ, ø og å'er. Det eneste, som er smukt og ganske formfuldendt er min billeddatabase med omkring 17.000 billeder i et overskueligt interface (jep, jeg er ivrig fotograf). Men jeg kan godt få en kuldegysning ved den blotte tanke om at skulle skifte databasesystem.

Men det er da bittesmå problemer. Skalér lige dem op til virksomheden med internationale aktiviteter, der skal kæmpe med sprogforbistringer og et utal af formater, 'standarder' og manglende koblinger i informationsstrømmen. Og som skal have svar på rede hånd til kunder, leverandører, myndigheder, medarbejdere og påtrængende advokater med gustne sagsanlæg.

Og som samtidig skal være et eller to skridt foran sine konkurrenter på basis af sin viden og den pottemuld for innovation, viden nu en gang er.

Lang vej til informationernes Nirvana

Alt i alt er det nok ikke så underligt, at vi ikke er nået længere på den relativt korte tid, hvor it har splintret gamle dyder og skabt helt nye arbejdsprocesser overalt.

Men det er tid til at gøre informationshåndtering til en moderne it-dyd. Der er ingen let vej til informationernes Nirvana, og dokumentstandarder er kun det allerførste spæde skridt.

Men der skal tænkes stort, hvis ikke størstedelen af vores viden ender med ikke bare at være gemt men desværre også glemt, fordi det er alt, alt for uoverskueligt at finde den igen.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (7)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#4 Erik Maaløe

Mit første indlæg er en kommentar til Sørens artikel.

Til Jørgen: Du har måske tingene på din pc, men selv hvis du kan finde det takket være et fritekstsøgningssystem, har du sandsynligvis ikke den sammenhæng, "tingen" indgik i. Og du kan efter et stykke tid også let risikere ikke at kunne læse det.

Til det sidste kan jeg dog anbefale Quick View Plus til Windows. Hvis nogen kender noget tilsvarende til Linux, vil jeg meget gerne høre det.

  • 0
  • 0
#5 Jørgen Henningsen

Det er jo let at se tilbage til en tid hvor alle informationerne lå i store støvede hængemapper og hvor ingeniøren havde skuffer og skabe fulde af projekt mapper. Dengang, som nu, er der stadig kun få personer, som har styr på informationerner. Det er nemlig de personer, som har genereret/arkiveret dem.

Det eneste jeg rigtigt savner i min informationsstyring er muligheden for at lave hyperlinks frit ml. mine dokumenter så man netop kunne få sammenhængen med. Det er desværre ikke noget som er muligt generelt.

  • 0
  • 0
#6 Tine Andersen

Det er helt rigtigt hvad kommentatoren skriver, jeg kan blot kigge på alle de kasser med datamedier, vi har stående (ulempen når to nørder slår pjalterne sammen!), der er alt fra: mini-kassetter, almindelige kassetter, store Floppydiscs, små disketter (DD og HD), tapes (til tapestreamere), Zip, cd-rom, DVD, mini-DVD (anskaffet som en mulig løsning- men ak, kun min blærbare kan læse dem), og kassevis af origanalsoftware. Alt sammen noget, der indeholder potentielt nyttige data, men som det er ekstremt tidskrævende at gennemgå, og som i de fleste tlfælde er ganske besværlige at få flyttet over til et nyere medie. Så er der også alt isekrammet, der kan læse det- jo jo, det fylder altsammen! og hvad skal man stille op med det- noget af det er jo kuriøst i dag. Så vi har mere end en gang overvejet et pc-museum.

Men i takt med at tingene glider ud, så er det også svært at finde nogen, der kan reparere hardwaren- så vi har en del, der sagtens kunne repareres, men det er nærmest umuligt.

Jeg har nu selv lært- på den hårde måde, at tage back-up af mine data (nemmest at smide dem ud på en remote-server), og så er jeg heldigvis opdraget til, at holde god orden i filer/mapper (også fysiske hængemapper!), og rydde ud og op i skramlet. Det er egentlig en vane man nemt slipper, nu harddiskene er enorme, det var noget andet i de onde gamle dage med 220 MB...

Men det er svært gennemskueligt, hvad man kan rydde ud med god samvittighed, og hvad man kan bevare for eftertiden- og om man skal!? Vores slæbbare Commodore med 5½" farveskærm er sjov og kuriøs, men der sjovere, når man kan sidde og lege med den!

Jeg kan glimragende forestille mig, at problemet er endnu værre i erhverslivet, for hvem gider dog at ofre gode penge på at have nogen til at sidde og redde gamle pt unødvendige data...

I øvrigt er nettet historieløst, der er mange ting, der ikke står noget om fra før engang i 90-erne, al "fortiden" til de emner eksisterer i trykt form, men ikke på nettet. Det er kun når nørder med specialinteresser og lyst, at der ind i mellem popper et website op.

Hvis det er en trøst, så har vores lokalhistoriske arkiv også problemer, med den stigende digitalisering gemmer folk ikke papirbilleder eller papir mere...

Måske ender det her med at være det historieløse århundrede... For datamedierne er også sårbare.

Mvh Tine

  • 0
  • 0
#7 Anonym

Med reference til debatten andetsteds om moralfilosofien i teknologien.

Nedenunder artiklens tilsyneladende tekniske diskussion om formater og adgang gemmer der sig nogle helt centrale spørgsmål som man ikke kan se uafhængigt.

Lige bag "glemme"-samfundet" ligger "glemmer aldrig" samfundet.

Spørgsmålet er ikke hvordan og i hvilke formater vi kan GEMME ALT altid - det er tåbeligt og spild af ressourcer. Men det vi gemmer vil vi formentlig gerne kunne genbruge semantiske - måske i helt andre sammenhænge men styret af MENNESKER.

Spørgsmålet er heller ikke HVILKE data bør man gemme og hvordan.

Spørgsmålet er hvilke data man BØR skabe og HVORDAN de SKABES så de ikke skaber stadigt større problemer i en verden hvor intet glemmes eller tilgives, samtidig med at perimetersikkerheden omkring systemerne bryder sammen.

På det højtravende plan. Alle mennesker har lig i lasten - det er en del af vores erfaringsbase at lave fejl og få tilgivelse og at fejl går i glemmebogen. Fri os fra de frelste som bilder sig og os andre ind at de ikke kan begå fejl.

På det daglige plan drejer det sig om MAGT - magt til at angribe for vinding, styre for profit eller kontrollere for magt. Data om mennesker er magt over mennesker og processer.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere