It-chef om udbudscirkus: Fuldstændigt organiseret spild af resurser

Der er ’helt afgørende’ brug for en ny måde at gennemføre udbud på. Den nuværende praksis spænder ben for gode, innovative it-løsninger, siger it-chef i Gentofte Kommune.

Der er brug for nye, spændende innovative løsninger, både til kommunens egne it-systemer og til kontakten med borgerne.

Men regler og praksis for udbud i Danmark modarbejder med næb og klør, at kommunerne kan rykke op af it-stigen og udnytte det store potentiale fuldt ud.

Sådan lyder det fra udviklings- og it-chef i Gentofte Kommune, Henrik Pedersen.

»Når det ikke er standardvarer, men innovative løsninger, vi sender i udbud, er det helt afgørende nødvendigt, at vi får ændret måden, det sker på, markant. Vi skal kunne have mere dialog med leverandørerne undervejs, end vi kan i dag, og vi skal have klare retningslinjer for, hvordan vi får en fornuftig proces,« siger han til Version2.

Skal en kommune købe ind for mere end 1,5 millioner kroner, skal opgaven i udbud, men den meget stramme danske fortolkning af EU’s regler har ført til, at processen bliver meget bureaukratisk og dyr for kunde og leverandør.

Derfor forsøger alle sider af bordet nu at råbe politikerne op, så det kan blive ændret.

Læs også: Dokumentation: Her er it-branchens opråb om ødelæggende udbudsregler

»Hvis vi ikke får afgørende ændringer i praksis omkring udbud, så kommer vi til at bruge for mange skattekroner på det. Og det hæmmer udviklingen af nye arbejdsformer og nye it-løsninger, som der er så skrigende brug for i øjeblikket. Konkurrencen bliver også hæmmet, fordi nogle løsninger og leverandører bliver skræmt væk,« siger Henrik Pedersen, der gennem sit engagement i organisationen Dansk IT har været med til at formulere en rapport om udbudsbøvlet.

Savner det kreative samspil

Problemet med den nuværende praksis er, at en kunde typisk specificerer hele løsningen i detaljer, når udbuddet skrives. Det kan for eksempel betyde, at leverandørerne må igennem dyre krumspring for at leve op til kravene, mens en lidt anden løsning havde været meget nemmere.

Samtidigt er det svært at ændre grundlæggende på løsningen, når kontrakten først er skrevet under.

»Hvis du skal have et kompliceret fagsystem eller finde nye løsninger på vores velfærdsudfordringer, så er løsningen i virkeligheden ikke kendt på forhånd. Du er nødt til at komme igennem et innovativt forløb, sammen med leverandørerne, for at finde den rigtige løsning,« siger Henrik Pedersen.

Leverandørerne sidder nemlig inde med en stor viden om, hvad der vil være en smart løsning, men som ikke bliver brugt godt nok i dag.

»Vi efterspørger et kreativt samspil med leverandørerne, hvor man undervejs har en dialog og får vendt, hvad der er den rigtige løsning. Men det er meget svært med den nuværende udbudspraksis,« siger it-chefen.

Giv plads til små fodfejl

En anden konsekvens af den danske fortolkning er en proces, hvor leverandørerne går på en meget smal sti. Selv den mindste fejl kan føre til klagesager eller en diskvalifikation af tilbuddet, og det vil Henrik Pedersen også gerne gøre op med.

»Jeg så gerne, at det blev normal praksis, at leverandøren får lov til at rette små fodfejl og ubetydelige formelle fejl i sit tilbud. Ellers er det fuldstændigt organiseret spild af resurser for alle parter, når man bliver bortdømt på sådan et grundlag,« siger it-chefen.

De offentlige kunder skal også selv huske på kun at stille krav, der betyder noget for opgaven, og ikke bare fylde på, understreger han.

Det store arbejde, som det er blevet at skrive et tilbud, og truslen om at blive dumpet på små formaliteter får også mange leverandører til at holde sig væk, vurderer it-chefen.

»Hvis vi ikke kan gøre det attraktivt for de virksomheder, som har noget nyt og anderledes at byde på, så får vi ikke fat i de rigtige løsninger. Vi skal have åbnet markedet mere, end det er i dag, så det ikke bliver for dyrt og bureaukratisk, og mindre virksomheder får en reel mulighed for at byde på et udbud,« siger Henrik Pedersen.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (2)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#1 Peter Terkildsen

Hvor er det rart, at høre disse kommentarer fra IT-chefen i Gentofte Kommune. Jeg kunne ikke være mere enig.

Jeg kommer selv fra konsulentbranchen. Jeg er partner i virksomheden Bleau A/S, som har været en del af disse udbud en hel del gange.

Vi står efterhånden i den situation, at vi seriøst vælger vores kampe, når det handler om udbud. Mange udbud er karakteriserede ved, at en kommune i samarbejde med et konsulentfirma har udspecificeret alle krav ned til mindste detalje, og herefter inviteres en lang række forskellige potentielle leverandører til at komme med deres bud. Resultatet er, at konkurrencen kommer til at handle om en eneste parameter: nemlig pris!

Hvis så bare kommunen og det eksterne konsulenthus, som er rådgiver på udbuddet, i det mindste ville komme med nogle innovative krav. Men i rigtig meget udbudsmateriale er ambitionerne latterligt ringe, hvilket kan undre når velansete konsulenthuse er rådgiver til kommunen. Vores fornemmelse er, at man ofte har lige så stort et fokus på processen - i stedet for at fokusere på at skabe innovative løsninger, som er til gavn for borgerne.

Det samlede resultat er, at vi kommer til at konkurrere på pris - og at vi skal have større fokus på proces-detaljer, som intet har at gøre med om kommunen får leveret en god eller dårlig løsning. Vi skal dermed bruge store ressourcer på at sikre, at vi har overholdt alle detaljerne i et udbud.

Vi får derimod en væsentlig større kvalitet og tilfredsstillelse i de situationer, hvor vi kan have en god og fyldestgørende dialog med kunden inden vi går rigtigt i gang med at lave selve tilbuddet. Vi har selv en ret stor erfaring i at udvikle løsninger - vores medarbejdere har trods alt en del erfaring fra branchen. Og min påstand er, at mange kommuner ville have bedre af at lytte til denne erfaring. Det ville skabe bedre løsninger.

Jeg forstår dog godt behovet for udbud. Man skal teste markedet engang imellem. Men hvorfor pokker skal det dog være så bureaukratisk en proces, hvor vi ikke engang må tale med kommunen? Hvorfor kan man ikke indrette det som en mere åben proces, hvor man kan indgå i en indledende dialog med kommunen? De enkelte bureauer skulle naturligvis betales for denne dialog - men denne betaling kunne man fint tage tage fra det budget, som lige nu bruges på de konsulenthuse, der skal sikre, at kommunen overholder den korrekte proces.

  • 3
  • 0
#2 Henrik Wivel

Jeg er fuldstændig enig. EU Udbudsreglerne er med til holde IT Danmark fast i en måde at drive IT udvikling på der helt tilsidesætter kundernes behov. Samtidigt er det så dyrt at det udelukker mindre innovative firmaer og kun giver plads til dem der har de økonomiske muskler til at kunne gennemføre en udbudsrunde.

Når projektet kommer i gang, så bruger man mere tid på at se på om man opfylder de oprindelige krav fra udbudsrunden end på at sikre at den løsning man bygger faktisk opfylder kundens behov. At man giver kunden det de har behov for er for mig et meget vigtigt krav, men som regel det, der først bliver offer for hele det replanlægningscirkus der går i gang selv ved de mindste ændringer. Jeg har deltaget i projekter hvor der var flere personer i programledelsen end i projektgruppen der skulle udføre det egentlige arbejde, bare for at sikre at alt gik efter de aftalte processer og man overholdt formalia. Om det så medvirkede til en brugbar løsning for kunden var sekundært.

Kravene er, som der også nævnes her, sjældent de mest innovative og banebrydende, men det er forståeligt. Det at stille gode krav kræver et godt samarbejde mellem kunde og leverandør så man ved at kombinere de forskellige kompetencer sammen kan finde frem til den optimale løsning. Men det må man jo ikke. Og hvis man skal være lidt hård, så er der jo intet incitament for de firmaer der lever af at rådgive kommuner osv. til at lave om på tingenes tilstand. Det er jo en god forretning.

Selvfølgeligt er prisen en vigtig paramtere, men det den er eneste parameter for udvælgelse har den negative side effekt at man underbyder hinanden for at komme ind og satser på "forventet efterbevilling" når projektet på et tidspunkt løber tør for penge.

Det jeg godt kunne tænke mig at se er en ny måde at tænke offentlige IT projekter på i Danmark. At man ser på det som en investering, hvor uddannelsesinstitutioner, mindre, innovative virksomheder og selvfølgeligt også de større spillere, sammen udvikler de offentlige løsninger. Ser på IT som noget der kan bringe landet videre og måske også se på det som noget vi kan eksportere. Ikke selve løsningerne men måden vi udvikler dem på.

Det er mine skattepenge vi taler om og dem ser jeg hellere brugt på at højne landets IT kompetencer, end på at de bliver brugt på at støre udenlandske IT firmaer bruger dem på at sætte folk i arbejde i Indien. Desværre er vi ramt af vanetænkning men at dømme fra dette indlæg er der lys i tunnelen og denne gang er det ikke fra et modkørende tog.

  • 1
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere