It-advokat: Offentlige it-projekter lider under enøjet fokus på tid og pris

På intet tidspunkt i nyere tid har der været så mange voldgifts- og retssager om offentlige it- projekter som nu. Der er behov for at anerkende risici ved it-projekter, lyder det fra fagmand med års erfaring i it-jura.

Alt for mange offentlige it-projekter ender med ikke at dække de behov hos kunden, som de er sat i verden for – men styres i stedet alt for enøjet efter at leve op til lovet tidsplan og budget.

Den var essensen i et oplæg som Ole Horsfeldt, der er partner i advokatfirmaet Gorrissen Federspiel, afholdt i sidste uge på konferencen Gode offentlige it-projekter på Datalogisk Institut, Københavns Universitet:

»Vi går galt i byen, fordi vi undlader at have fokus på nytteværdien i de offentlige it-projekter. Det er paradoksalt, at der derimod er så stort fokus på det, der kan gå galt i forhold til tid og budget, når tabet kan blive langt større, hvis nytteværdien forsvinder,« sagde Ole Horsfeldt, der beskæftiger sig med komplekse it- og outsourcing-projekter.

Konkret kan et manglende fokus på, om et projekt gavner kundens forretning og organisation, betyde, at man ikke opnår de gevinster om eksempelvis bedre kvalitet i ens ydelser eller effektivisering af arbejdsgange, som bør være det egentlige formål med digitale projekter.

Til gengæld får man med den nuværende projektstyring ofte kun minimale forsinkelser og budgetoverskridelser:

»Det store fokus på at holde tid og budget afspejler sig i kontrakterne med de private leverandører. Vi kontraherer næsten udelukkende i forhold til risici, typisk tid og pris, frem for at få det bedst mulige it-projekt,« sagde han.

Læs også: Direktør: Nulfejls-kultur og manglende tillid er skyld i fejlramte digitaliseringsprojekter

Et dyrere projekt kan være en god forretning

For at komme tættere på at opfylde behov, opfordrer Ole Horsfeldt til, at for eksempel en forsinkelse eller en budgetoverskridelse kan være en meromkostning, der er værd at tage med, hvis man til gengæld får løst sit behov.

Med andre ord bør man slække på den meget stramme styring af tid og pris for at øge muligheden for succes i form af flere gevinster.

Læs også: Direktør i Erhvervsstyrelsen: Sådan vendte vi en it-skandale til solide gevinster

En konkret måde at styrke behovsopfyldelsen på er at arbejde ud fra overordnede behovsbeskrivelser, og at kunden tager ansvar for at uddybe og detaljere behov og arbejdsprocesser, hvorefter leverandøren kan udvikle og implementere.

»Vi er nødt til at lære, at softwareudvikling har et snit af eksperimentering,« sagde han.

»Vi bør altså have mere fortrydelse over de risici, som ikke bliver taget i it-projekterne, og acceptere, at man meget ofte bliver klogere undervejs,« sagde han.

Leverandørerne undervurderer

Ole Horsfeldt mener med andre ord, at både kunder bør blive bedre til at acceptere lidt slinger i valsen, for it-projekter er nu engang ret uforudsigelige af natur:

»Det gør ikke så meget, at man har nogle nødlidende projekter, hvis man har andre, der lykkes med højere nytteværdi,« sagde han.

Med andre ord skal man styre it-projekter som en portefølje af projekter og leve med, at nogle nødvendigvis vil gå mindre godt.

Ole Horsfeldt mener samtidig, at it-leverandørerne ofte har et stort medansvar for, at kunderne ofte ikke får opfyldt deres reelle behov med et it-projekt:

»Leverandørerne undervurderer konsekvent kompleksiteten i kundens forretningsprocesser – og det er også sjældent, at leverandørerne reelt har forstået kundens fulde behov,« sagde Ole Horsfeldt.

Men samtidig har han en vis forståelse for leverandørerne:

»Leverandørerne sættes i en umulig situation, hvor de tvinges til at indgå aftale og påtage sig risici på et grundlag, som alle ved er ufuldstændigt. Det er opskriften på et nødlidende projekt, når leverandørerne har konkurreret på risikovillighed og givet tilbud i uvidenhed.«

Og det har også ført til, at der er langt flere tvister om it-projekterne end tidligere:

»Mange projekter kommer i problemer. Og der er ikke noget tidspunkt i nyere tid, hvor der er så mange voldgifts- og retssager om it- projekter i det offentlige,« sagde han.

Læs også: Pia Gjellerup om offentlig it: Storskalaprojekterne kan nemt gå galt

Generelt udfordrer advokaten, at offentlige it-projekter ofte skal være så store og komplekse.

»Det er slet ikke nødvendigt. Løsningen er at hakke de store projekter op i mindre dele, gå bort fra fast pris modellen og skabe reel mulighed for udskiftning af leverandøren undervejs i projektforløbet.«

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (6)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#1 Niels Henrik Sodemann

Fine betragtninger / svar, dog uden at komme til noget nyt / det essentielle. Hvad er årsagen, hvorfor får ”det” lov til at fortsætte, hvem er de ”man” der fastholder det nuværende juridiske paradigme?

Det er ligesom så meget andet indenfor it. Hvis man ikke ved hvad der går galt, er det svært at tage ved lære og sikre at man ikke gentager samme fejl.

Måske et forslag til @version2 for et opfølgende interview med Ole Horsfeldt?

  • 0
  • 0
#2 Bjarne Nielsen

... fastholder det nuværende juridiske paradigme?

Det nuværende "juridiske paradigme" er nok opstået, fordi de parametre man der lægger vægt på, er ganske meget nemmere at styre på, end så mange andre og måske vigtigere parametre. Og få afgjort en efterfølgende tvist om.

For nylig blev der peget på manglende tillid som årsag, og her på manglende fokus på nytteværdien. Begge er valide observationer. Jeg ser dog også to andre forhold spille en væsentlig rolle:

  1. Man vil have "det hele på en gang". Det er sikkert udtryk for, at man ved, at budgettet for ændringer vil være stort set ikke eksisterende i en rum tid efter et stort projekt - men det ses også, hvis man prøver at leverer trinvist; så bliver man mødt med "sig til, når det er færdigt, så kigger vi på det" / "lad nogle andre være forsøgskaniner, vi har travlt".
  2. Det er så godt som umuligt at finde folk, som kan beskrive reelle behov (aka. nytte) og foretage en reel prioritering imellem dem. Det er nok en variation af observationen om, at de bedste sælgere som oftest vil være elendige som salgschefer. At finde en person, som både ved, hvor skoen trykker, og som har overblikket til at beskrive det, er et reelt problem. Og vælger man at skubbe den mindst travle medarbejder, en mellemleder uden den store føling med hverdagen eller en ekstern arkitekt ind som substitut, så har man tabt på forhånd. Og derfor er det reelle behov (eller nytten, om man vil) er en flygtig størrelse. Også selvom man prøver at få fokus på den.

Så selv med et nyt juridisk paradigme, vil der stadig være nok at arbejde med ...!

  • 0
  • 0
#3 Claus Bobjerg Juul

Jeg mener at problemet, er som det beskrevet så tit, at myndighederne slå et alt for stort brød op. De ønsker kort sagt at løbe før end at de har lært at gå.

Hvis man ønsker at få fremstillet et produkt der kan håndtere alt bruger administration med dertilhørende "segration af duties", vi det være en god ide at starte opgaven med at få designet og udviklet et lille system der kan håndtere det forventede workflow men kun for AD brugere. En del af kravet til systemet er selvfølgelig at ejerskab til kildekode er kundens og det skal kunne skalere (have interfaces) til at håndtere andre systemer også.

Dernæst er det så muligt at udvide med fx MS SQL brugeradgang, Oracle, Navision osv.

  • 1
  • 0
#4 Mads Bendixen

En anden årsag er at medierne kommer farende når budgettet overskrides. Det bliver aldrig en succes i mediernes (eller borgernes) øjne, hvis et projekt opfylder alle tekniske og funktionelle krav, men er blevet 1 år forsinket og 20% dyrere.

Jeg har også før set at man har skullet opgøre "intern tid" i markedspris, noget der hurtigt kan give et falsk boost til prisen af et projekt.

  • 2
  • 0
#5 Niels-Arne Nørgaard Knudsen

når man planlægger efter datoer planlægger man efter den maksimale pris på produktet. bruger man mere tid bruges flere ressourcer og det koster.

planlagde man i stedet efter bestemte funktionaliteter så er det min teori at vi vil få mere effektive it-systemer.

nogle gange virker det som om man skærer ambitionerne ned når problemerne melder sig og en deadline nærmer sig.

  • 0
  • 0
#6 Finn Christensen

Jeg mener at problemet, er som det beskrevet så tit, at myndighederne slå et alt for stort brød op. De ønsker kort sagt at løbe før end at de har lært at gå.

Du nævner konsekvenserne at tosserierne, som du ser udefra - problemet opstår ikke der. Ligesom Ole Horsfeldt tager et skoleridt ud på et sidespor, hvor han beskriver spændende urter.

Hovedproblem. Når man bruger nogle mennesker til noget, de ikke er beregnet til, så dur hverken teknikken, budget, pris, tidsplan, processer mm.

For hele djøfgruppen som sådan er der er ingen som helst belønning (den dag i dag) for at gennemføre et succesfyldt it-projekt i det offentlige - kan tværtom blive en blindgyde.

Hovedparten af det daglige djøf'eri er jo at skubbe papir i administrative produktionsenheder, hvor det immaterielle er faget.. "sager", "noter", "afgørelser", "oplæg", "vurdering" og "beregninger" tilsat passende bunker politik

Hvorimod det materielle med bit og bytes samt kontant teknik uden politisk observans samt det der "ja"/"nej" uden "vurdering" og "måske" m.fl. er et fremmed land.

Projektdeltagernes hverdag kan sammenlignes med en graviditet. Ved langstrakte projekter kan der tilkobles en lang ubrudt række af utallige "projekts 1. sygedag" oveni.

Så djøf'eren m.fl. mister store dele af daglige berøring med faget, og mister point til den forventede vej mod drømmejobbet eller mod "toppen" ;)

Er man heldig, så står ens gamle pind stadig ledig efter projektet - er man uheldig så skal der ses efter en anden og ny pind.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere