It-advokat: Offentlige it-projekter lider under enøjet fokus på tid og pris
Alt for mange offentlige it-projekter ender med ikke at dække de behov hos kunden, som de er sat i verden for – men styres i stedet alt for enøjet efter at leve op til lovet tidsplan og budget.
Den var essensen i et oplæg som Ole Horsfeldt, der er partner i advokatfirmaet Gorrissen Federspiel, afholdt i sidste uge på konferencen Gode offentlige it-projekter på Datalogisk Institut, Københavns Universitet:
»Vi går galt i byen, fordi vi undlader at have fokus på nytteværdien i de offentlige it-projekter. Det er paradoksalt, at der derimod er så stort fokus på det, der kan gå galt i forhold til tid og budget, når tabet kan blive langt større, hvis nytteværdien forsvinder,« sagde Ole Horsfeldt, der beskæftiger sig med komplekse it- og outsourcing-projekter.
Konkret kan et manglende fokus på, om et projekt gavner kundens forretning og organisation, betyde, at man ikke opnår de gevinster om eksempelvis bedre kvalitet i ens ydelser eller effektivisering af arbejdsgange, som bør være det egentlige formål med digitale projekter.
Til gengæld får man med den nuværende projektstyring ofte kun minimale forsinkelser og budgetoverskridelser:
»Det store fokus på at holde tid og budget afspejler sig i kontrakterne med de private leverandører. Vi kontraherer næsten udelukkende i forhold til risici, typisk tid og pris, frem for at få det bedst mulige it-projekt,« sagde han.
Et dyrere projekt kan være en god forretning
For at komme tættere på at opfylde behov, opfordrer Ole Horsfeldt til, at for eksempel en forsinkelse eller en budgetoverskridelse kan være en meromkostning, der er værd at tage med, hvis man til gengæld får løst sit behov.
Med andre ord bør man slække på den meget stramme styring af tid og pris for at øge muligheden for succes i form af flere gevinster.
En konkret måde at styrke behovsopfyldelsen på er at arbejde ud fra overordnede behovsbeskrivelser, og at kunden tager ansvar for at uddybe og detaljere behov og arbejdsprocesser, hvorefter leverandøren kan udvikle og implementere.
»Vi er nødt til at lære, at softwareudvikling har et snit af eksperimentering,« sagde han.
»Vi bør altså have mere fortrydelse over de risici, som ikke bliver taget i it-projekterne, og acceptere, at man meget ofte bliver klogere undervejs,« sagde han.
Leverandørerne undervurderer
Ole Horsfeldt mener med andre ord, at både kunder bør blive bedre til at acceptere lidt slinger i valsen, for it-projekter er nu engang ret uforudsigelige af natur:
»Det gør ikke så meget, at man har nogle nødlidende projekter, hvis man har andre, der lykkes med højere nytteværdi,« sagde han.
Med andre ord skal man styre it-projekter som en portefølje af projekter og leve med, at nogle nødvendigvis vil gå mindre godt.
Ole Horsfeldt mener samtidig, at it-leverandørerne ofte har et stort medansvar for, at kunderne ofte ikke får opfyldt deres reelle behov med et it-projekt:
»Leverandørerne undervurderer konsekvent kompleksiteten i kundens forretningsprocesser – og det er også sjældent, at leverandørerne reelt har forstået kundens fulde behov,« sagde Ole Horsfeldt.
Men samtidig har han en vis forståelse for leverandørerne:
»Leverandørerne sættes i en umulig situation, hvor de tvinges til at indgå aftale og påtage sig risici på et grundlag, som alle ved er ufuldstændigt. Det er opskriften på et nødlidende projekt, når leverandørerne har konkurreret på risikovillighed og givet tilbud i uvidenhed.«
Og det har også ført til, at der er langt flere tvister om it-projekterne end tidligere:
»Mange projekter kommer i problemer. Og der er ikke noget tidspunkt i nyere tid, hvor der er så mange voldgifts- og retssager om it- projekter i det offentlige,« sagde han.
Generelt udfordrer advokaten, at offentlige it-projekter ofte skal være så store og komplekse.
»Det er slet ikke nødvendigt. Løsningen er at hakke de store projekter op i mindre dele, gå bort fra fast pris modellen og skabe reel mulighed for udskiftning af leverandøren undervejs i projektforløbet.«
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
