IBM-projekt i Forsvarsministeriet fire år forsinket og dobbelt så dyrt som planlagt
Et it-projekt i Forsvarsministeriet til planlægning af arbejdstid for de 24.000 ansatte bliver mindst 2,5 gange dyrere end oprindeligt planlagt.
Samtidig er projektet, som IBM er leverandør af, nu over fire år forsinket.
»Projektet er komplekst, blandt andet som følge af behovet for at understøtte cirka 800 overenskomstregler og sammenhænge mellem tidsstyringssystemet, løsningens regelmotor og et planlægningsmodul.« Kilde: Deloitte.
Det viser et aktstykke i Folketinget (PDF), som har givet en ekstrabevilling til projektet på knap 50 mio. kroner.
It-projektet skal bl.a. give cheferne i Forsvaret et bedre overblik over status på ferie og arbejdstid for de mange tusinde ansatte, sikre hurtigere indarbejdelse af nye overenskomstregler i personaleplanlægningen - man har i alt 800 OK-regler at tage højde for.
Desuden skal systemet kunne håndtere planlægning af arbejdstid i operative enheder på en nemmere måde for superbrugere, såkaldte tidsadministratorer, også selv om enhederne ikke har pc-adgang.
Ved projektets begyndelse i juni 2014 var det budgetteret til 39,7 mio. kr, men nu er projektsummen ifølge aktstykket forhøjet til 102,8 mio. kroner.
Version2 har tidligere omtalt, at projektet blev sat sat på pause i starten af 2017, fordi det var presset som følge af udfordringer i software-udviklingen.
Allerede på daværende tidspunkt var det forsinket med over et år i forhold til den oprindelige forventede levering og idriftssættelse i slutningen af 2015.
Og det var også dengang - altså for halvandet år siden - fordyret med knap 15 mio. kroner.
Et eksternt review fra Deloitte (PDF) fra september sidste år anbefalede trods problemerne at projektet burde færdiggøres. Behovet for et nyt tidsstyringssystem og manglen på oplagte alternativer gjorde, at det var den bedste udgang fremfor at lukke projektet helt ned.
Test viste sig nødvendig
Årsagen til fordyrelsen af det nye system angives til at være kompleksitet i arbejdstidsreglerne, som medfører en mere kompliceret teknisk løsning, at projektet er justeret i omfang, organisation og governance - sidstnævnte er løftet til vicedirektør niveau - og endelig at Beredskabsstyrelsen også skal omfattes af planlægningssystemet.
Helt konkret advarede Deloitte i reviewet om, at der var usikkerhed om brugsværdien af det nye system:
»..der er usikkerhed om, om løsningen og især planlægningsmodulet er tilstrækkelig forankret i forretningens behov, og dermed er der risiko for, at den endelige løsning eller dele heraf ikke matcher brugernes krav og behov,« lød det fra Deloitte.
Deloitte beskrev også, at der manglede funktionaliteter i det oprindelige projekt, til bl.a. håndtering af sygdom og frihedsansøgning - og at det var nødvendigt at indføre performancetest af systemet efter erfaringer med andre tilsvarende systemer.
»Potentielt vil der være behov for at skrive, godkende og administrere op til 4.000-5.000 testcases,« anførte Deloitte.
Erstatter gammelt spaghettisystem
Projekt Tidsstyring erstatter ifølge beskrivelsen fra Forsvarsministeriet »et eksisterende ad hoc-udviklet hybridsystem mellem SAP og AV3, der ikke længere er tidssvarende i forhold til teknisk opbygning, funktioner, vedligehold og pålidelighed.«
Det forældede system besværliggør også ledelsens styring af de ansattes arbejdstid, og muligheden for at leve op til Rigsrevisionens anbefalinger om vagtplanlægning. Endelig tager det urimelig lang tid at få indarbejdet nye overenskomstsregler og aftaler i systemet.
Forsvarsministeriet forventer, at det nye it-system kan sættes i drift i 1. første halvår 2020.
Aktstykket med merbevillingen er godkendt af Finansudvalget i Folketinget.
For dem, der er interesserede i en mere præcis beskrivelse af gevinsterne ved det nye system, beskriver Forsvarsministeriet dem således
1. Bedre kontrol og styring
Medarbejdere og chefer kan fremover hurtigere se aktuel status af egen arbejdstid, ferie og friheder. Chefer og ledere kan ligeledes følge medarbejdernes arbejdstid direkte og bedre koordinere, kontrollere og styre forbruget af arbejdstid og variable ydelser.
2. Bedre planlægning af arbejdstid og planlægning af forventet arbejdstid
Planlægning af arbejdstid for større grupper af medarbejdere gøres lettere. For medarbejdere i operative enheder uden adgang til pc kan en superbruger (tidsadministrator) derved hurtigere indlægge enhedens planlægning for grupper af medarbejdere. Værktøjet understøtter samtidig de operative enheders langsigtede planlægning.
3. Hurtigere implementering af nye overenskomster
Den kommende regeldatabase vil skabe struktur og overblik over gældende regler og dermed sikre forståelse og gøre vedligehold af regler lettere tilgængelig for en bredere kreds af chefer og medarbejdere. Forsvarsministeriets Personalestyrelse får herved adgang til at kunne beskrive overenskomster, regler og fortolke beregningsregler.
4. Overholdelse af dokumentationskrav
Samtlige overenskomster og aftaler dokumenteres og beskrives i Regeldatabasen. Samtlige regler i Regeldatabasen sikrer, at beregninger på arbejdstid, ferie og friheder til enhver tid er korrekte.
5. Færre fejlregistreringer og tilbageløb
Rettelser til medarbejdernes arbejdstid beregnes automatisk, når rettelsen er registreret og godkendt af chefen. Ligeledes gør systemet automatisk opmærksom på eventuelle indtastningsfejl.
6. Vagtplanlægning i statslige institutioner
Det blev i Rigsrevisionens beretning 6/2014 om vagtplanlægning i statslige institutioner anført, at det findes utilfredsstillende, at vagtplanlægningen ikke har sikret en hensigtsmæssig anvendelse af personaleressourcer. Tidsstyringsløsningen vil fjerne de udfordringer, som koncernen har i relation til dette.
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
