IBM-projekt i Forsvarsministeriet fire år forsinket og dobbelt så dyrt som planlagt

Illustration: alphaspirit/Bigstock
Manglende funktionalitets- og performancetest og en HR-opgave, der er mere kompleks at digitalisere end først antaget, har gjort nyt planlægningssystem i Forsvarsministeriet dyrere.

Et it-projekt i Forsvarsministeriet til planlægning af arbejdstid for de 24.000 ansatte bliver mindst 2,5 gange dyrere end oprindeligt planlagt.

Samtidig er projektet, som IBM er leverandør af, nu over fire år forsinket.

»Projektet er komplekst, blandt andet som følge af behovet for at understøtte cirka 800 overenskomstregler og sammenhænge mellem tidsstyringssystemet, løsningens regelmotor og et planlægningsmodul.« Kilde: Deloitte.

Det viser et aktstykke i Folketinget (PDF), som har givet en ekstrabevilling til projektet på knap 50 mio. kroner.

It-projektet skal bl.a. give cheferne i Forsvaret et bedre overblik over status på ferie og arbejdstid for de mange tusinde ansatte, sikre hurtigere indarbejdelse af nye overenskomstregler i personaleplanlægningen - man har i alt 800 OK-regler at tage højde for.

Desuden skal systemet kunne håndtere planlægning af arbejdstid i operative enheder på en nemmere måde for superbrugere, såkaldte tidsadministratorer, også selv om enhederne ikke har pc-adgang.

Ved projektets begyndelse i juni 2014 var det budgetteret til 39,7 mio. kr, men nu er projektsummen ifølge aktstykket forhøjet til 102,8 mio. kroner.

Version2 har tidligere omtalt, at projektet blev sat sat på pause i starten af 2017, fordi det var presset som følge af udfordringer i software-udviklingen.

Allerede på daværende tidspunkt var det forsinket med over et år i forhold til den oprindelige forventede levering og idriftssættelse i slutningen af 2015.

Og det var også dengang - altså for halvandet år siden - fordyret med knap 15 mio. kroner.

Et eksternt review fra Deloitte (PDF) fra september sidste år anbefalede trods problemerne at projektet burde færdiggøres. Behovet for et nyt tidsstyringssystem og manglen på oplagte alternativer gjorde, at det var den bedste udgang fremfor at lukke projektet helt ned.

Test viste sig nødvendig

Årsagen til fordyrelsen af det nye system angives til at være kompleksitet i arbejdstidsreglerne, som medfører en mere kompliceret teknisk løsning, at projektet er justeret i omfang, organisation og governance - sidstnævnte er løftet til vicedirektør niveau - og endelig at Beredskabsstyrelsen også skal omfattes af planlægningssystemet.

Helt konkret advarede Deloitte i reviewet om, at der var usikkerhed om brugsværdien af det nye system:

»..der er usikkerhed om, om løsningen og især planlægningsmodulet er tilstrækkelig forankret i forretningens behov, og dermed er der risiko for, at den endelige løsning eller dele heraf ikke matcher brugernes krav og behov,« lød det fra Deloitte.

Deloitte beskrev også, at der manglede funktionaliteter i det oprindelige projekt, til bl.a. håndtering af sygdom og frihedsansøgning - og at det var nødvendigt at indføre performancetest af systemet efter erfaringer med andre tilsvarende systemer.

»Potentielt vil der være behov for at skrive, godkende og administrere op til 4.000-5.000 testcases,« anførte Deloitte.

Erstatter gammelt spaghettisystem

Projekt Tidsstyring erstatter ifølge beskrivelsen fra Forsvarsministeriet »et eksisterende ad hoc-udviklet hybridsystem mellem SAP og AV3, der ikke længere er tidssvarende i forhold til teknisk opbygning, funktioner, vedligehold og pålidelighed.«

Det forældede system besværliggør også ledelsens styring af de ansattes arbejdstid, og muligheden for at leve op til Rigsrevisionens anbefalinger om vagtplanlægning. Endelig tager det urimelig lang tid at få indarbejdet nye overenskomstsregler og aftaler i systemet.

Forsvarsministeriet forventer, at det nye it-system kan sættes i drift i 1. første halvår 2020.

Aktstykket med merbevillingen er godkendt af Finansudvalget i Folketinget.

For dem, der er interesserede i en mere præcis beskrivelse af gevinsterne ved det nye system, beskriver Forsvarsministeriet dem således

1. Bedre kontrol og styring
Medarbejdere og chefer kan fremover hurtigere se aktuel status af egen arbejdstid, ferie og friheder. Chefer og ledere kan ligeledes følge medarbejdernes arbejdstid direkte og bedre koordinere, kontrollere og styre forbruget af arbejdstid og variable ydelser.

2. Bedre planlægning af arbejdstid og planlægning af forventet arbejdstid
Planlægning af arbejdstid for større grupper af medarbejdere gøres lettere. For medarbejdere i operative enheder uden adgang til pc kan en superbruger (tidsadministrator) derved hurtigere indlægge enhedens planlægning for grupper af medarbejdere. Værktøjet understøtter samtidig de operative enheders langsigtede planlægning.

3. Hurtigere implementering af nye overenskomster
Den kommende regeldatabase vil skabe struktur og overblik over gældende regler og dermed sikre forståelse og gøre vedligehold af regler lettere tilgængelig for en bredere kreds af chefer og medarbejdere. Forsvarsministeriets Personalestyrelse får herved adgang til at kunne beskrive overenskomster, regler og fortolke beregningsregler.

4. Overholdelse af dokumentationskrav
Samtlige overenskomster og aftaler dokumenteres og beskrives i Regeldatabasen. Samtlige regler i Regeldatabasen sikrer, at beregninger på arbejdstid, ferie og friheder til enhver tid er korrekte.

5. Færre fejlregistreringer og tilbageløb
Rettelser til medarbejdernes arbejdstid beregnes automatisk, når rettelsen er registreret og godkendt af chefen. Ligeledes gør systemet automatisk opmærksom på eventuelle indtastningsfejl.

6. Vagtplanlægning i statslige institutioner
Det blev i Rigsrevisionens beretning 6/2014 om vagtplanlægning i statslige institutioner anført, at det findes utilfredsstillende, at vagtplanlægningen ikke har sikret en hensigtsmæssig anvendelse af personaleressourcer. Tidsstyringsløsningen vil fjerne de udfordringer, som koncernen har i relation til dette.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (6)
Bo Andersen

står der en privat leverandør, som åbenbart har oversolgt sin løsning. eller bedrevet dårlig projektledelse.

Det er i øvrigt sådanne situationer, at "direktør Thomas Fredenslund" ikke mener, at leverandøren skal gøres ansvarlig for ikke at have leveret den vare som leverandøren har lovet. Med mindre man er akademiker, kan enhver vel forestille sig hvad det fører til.

https://www.version2.dk/artikel/styrelse-dropper-bod-it-kontrakter-kunde...

Jan Heisterberg

Det kan da godt være - men der er også den mulighed, at den pågældende kunde ikke anede hvor kompliceret og omfattende det eksisterende regelsæt egentlig er.
delt ud på mange decentrale enheder, så hver enhed nok kun 50 regler, men samlet for revl og krat, vandmænd og fugle, så .......

800 OK-regler for 24.000 ansatte - dvs. 30 ansatte per regel ?
Det er millimeter-demokrati og dårligdom fra begge sider af bordet.

Måske kunne vi høre om nogle af de her regler ?
Hvad handler de om ?

Log ind eller Opret konto for at kommentere
Pressemeddelelser

Welcome to the Cloud Integration Enablement Day (Bring your own laptop)

On this track, we will give you the chance to become a "Cloud First" data integration specialist.
15. nov 2017

Silicom i Søborg har fået stærk vind i sejlene…

Silicom Denmark arbejder med cutting-edge teknologier og er helt fremme hvad angår FPGA teknologien, som har eksisteret i over 20 år.
22. sep 2017

Conference: How AI and Machine Learning can accelerate your business growth

Can Artificial Intelligence (AI) and Machine Learning bring actual value to your business? Will it supercharge growth? How do other businesses leverage AI and Machine Learning?
13. sep 2017
Jobfinder Logo
Job fra Jobfinder