En nøglemedarbejder er stoppet, men vigtige e-mails ligger stadig i personens indbakke eller bliver løbende tilsendt fra kunder.
Hvad gør man som it-ansvarlig? Det er der faktisk regler for fra Datatilsynet, og hos elektronikvirksomheden RTX i Nordjylland har man taget en ’stram’ fortolkning af Datatilsynets henstillinger, fortæller it-chef Kent Præstgaard.
»Vi har autosvar på i en måned, efter en medarbejder er stoppet. Derefter bliver kontoen lukket, så mails fremover vil blive afvist,« siger han til Version2.
Det sker efter en nøje beskrevet procedure, så det altid er samme autosvar, der bliver lagt på. En betroet medarbejder, typisk chefen i afdelingen, vil have adgang til mail-kontoen i denne måned, og det vil også fremgå af autosvaret, hvem det er.
Alle gamle e-mails på kontoen bliver arkiveret, når kontoen lukkes helt, for RTX har oplevet, at det har været afgørende med adgang til de gamle e-mails for at kunne bevise en aftale.
»Vi har haft nogle kedelige patentsager, som blev reddet af, at vi kunne finde en e-mail frem, vi havde gemt,« siger it-chefen.
Det er kun firmaets ledelse, som kan få lov at genskabe et gammelt e-mail-arkiv, ligesom det er ledelsen, der skal beslutte, hvem der skal passe en e-mail-konto i den måned, den bliver holdt i live, efter at medarbejderen er stoppet.
Problemet med vigtig information gemt i en lukket mail-konto har RTX arbejdet på at minimere ved at indføre særlige projekt-emailpostkasser. Alle dokumenter og data for et projekt skal havne i disse fælles e-mail-bokse.
»Det er noget, vi har arbejdet meget på, og nu fungerer det fint. Mange siger, at det jo er noget, de selv har lavet, men de har skrevet under på, at det er firmaets data, da de blev ansat,« fortæller Kent Præstgaard.
Særligt system til fortrolige e-mails
Cirka samme procedure kører JP/Politikens Hus, hvor en konto bliver holdt i live, men inaktiv, i ’nogle måneder’ efter en medarbejder er stoppet. Her har ’relevante personer’ adgang til indholdet, bortset fra det, som er markeret som ’privat’ i emnefeltet.
»Vi har mange funktionspostkasser, så for eksempel pressemeddelelser ikke bliver sendt til bestemte personer, men til bestemte funktioner. Og de ændrer sig jo ikke, så det er ikke det store issue, når en personlig e-mail bliver lukket,« fortæller it-direktør Per Palmkvist Knudsen.
Som mediearbejdsplads, der vil gå meget langt for at beskytte anonyme kilders identitet, modtager journalisterne dog nogle gange e-mails, som andre ikke må læse. Det har koncernen klaret ved at oprette et særligt system til den slags fortrolig kommunikation. Hvordan det fungerer, vil it-direktøren dog ikke fortælle af sikkerhedshensyn.
Som ny medarbejder risikerer man at overtage en tidligere medarbejders telefonnummer - og nogle steder også en ’brugt’ e-mail-adresse. Det sker dog aldrig hos hverken RTX eller hos JP/Politiken. Her bliver e-mail-adresser af princip ikke genbrugt.
»Vi bruger fulde navne i e-mail-adresserne, og har man et almindeligt navn, som Per Knudsen, bruger vi mellemnavne. Selvom vi er 2.000 i koncernen, er det ikke noget problem, fordi vi har så mange forskellige mail-domæner, for eksempel et for hvert medie,« fortæller Per Palmkvist Knudsen.
Husk at lukke for alle adgange
Når en medarbejder har forladt arbejdspladsen, er der en anden vigtig procedure - nemlig at få lukket personens adgang til alle firmaets it-systemer.
Det går nemt nok hos RTX, for her er det hele koblet sammen med brugerstyringen i Windows.
»Vi lukker en bruger, når HR-afdelingen giver besked. Det har vi også en helt klar procedure for. Og det hele kører via Windows AD’et, så det er der styr på,« siger Kent Præstgaard.
I JP/Politiken-koncernen er landskabet af it-systemer og webplatforme mere broget, så her bliver der manuelt fulgt op hver måned, for at sikre, at en tidligere ansat ikke stadig kan pille ved systemerne i årevis.
»Vi følger op cirka en gang om måneden, ud fra tjeklister over systemerne. Og ja, hver gang finder vi nogen, der er faldet mellem maskerne og stadig har adgang. Det er netop derfor, vi laver denne her kontrol,« siger Per Palmkvist Knudsen.
