Gør som Region Midtjylland: Spar millioner på it-kontrakterne

Det er penge lige ned i foret. Et stærkt fokus på contract management har sparet Region Midtjylland for over en million kroner - og besparelserne fortsætter.

Hvordan kan det være, at it-leverandørens timepris for konsulentydelser til det ene hospital er 1.100 kroner, mens den for det andet hospital er 1.647 kroner?

Og hvordan kan det være, at it-leverandøren fakturerer 36.000 kroner hver måned, når kontrakten lyder på 36.000 kroner - om året?

Eksemplerne er fra det virkelige liv og stammer fra Region Midtjylland.

Alle regionens it-kontrakter er blevet gået igennem med en tættekam, og det hele er samlet i et særligt kontraktstyringssystem. Resultatet? Det er bestemt til at tage og føle på:

Manøvren sparer nemlig Region Midtjylland mere end en million kroner hvert år.

»Der er rigtig mange penge at hente i kontraktstyring. Der er risiko for tab mange steder i processen, og kun med stram styring har vi minimeret tabet,« siger it-souschef i Region Midtjylland Kenneth Becker til Version2.

Er der stadig garanti på serveren?

Regionen er blevet langt bedre til at udnytte garantiforpligtelser i kontrakterne. Først og fremmest fordi man nu har et overblik over, hvad aftalen med leverandøren rent faktisk er:

»For eksempel kan der stå noget om, hvor langt en konsulent skal være nået på et givent tidspunkt. Nu ved vi også med sikkerhed, om en server, der er brændt af, gjorde det før eller efter garantiens udløb,« siger Kenneth Becker til Version2.

Et andet sted, hvor contract management giver kontante besparelser, er de steder, hvor man pludselig bliver opmærksom på indlysende fejl, såsom det nævnte eksempel med en leverandør, der fakturerer 36.000 kroner hver måned i stedet for en gang om året.

Leverandøren opper sig, når de ved du er seriøs

»Jeg er da nødt til at tro, at det er en fejl, leverandøren ikke selv reagerede på det. Der findes jo den der leverandør-benovelse, hvor mange kunder tror, at de hæderkronede virksomheder er fejlfri, men i sidste ende er det jo mennesker som dig og mig, der arbejder der,« siger Kenneth Becker til Version2.

Alene det faktum, at leverandørerne ved, regionen arbejder seriøst med contract management, kan ifølge Kenneth Becker have en positiv effekt.

»Vi fortæller aktivt leverandøren, at vi arbejder professionelt med kontraktstyring. Så kan vi mærke, at de automatisk bliver bedre til at sikre de leverancer, de har forpligtet sig til,« siger han.

Større volumen giver lavere priser

En anden afledt effekt af Region Midtjyllands kontraktstyring er et bedre overblik over de enkelte leverandørers samlede engagement med regionen. Det kan både afsløre store forskelle i pris - og være udgangspunktet for en volumenrabat.

»Som sagt havde vi en leverandør, der på det ene hospital tog 1.100 kroner i timen og 1.647 kroner i timen på det andet hospital. Det er et ganske almindeligt eksempel, for vi oplever at leverandørerne angriber os fra flere fronter. Enten fordi de ikke selv har styr på deres ordrer - eller fordi de gør det med overlæg. Det er et sted, hvor der kan hentes rigtig mange penge,« siger Kenneth Becker videre.

Pas på pristalsregulering

Et sidste område, hvor Region Midtjylland har fundet guld på kontraktkistebunden, er leverandørernes klausuler om pristalsregulering.

»De har ofte en anden opfattelse af, hvor hurtigt priserne stiger, end vi har - og sjovt nok er det aldrig til vores fordel,« siger Kenneth Becker.

Rent praktisk har Region Midtjylland købt kontraktstyringsværktøjet Solusi, som holder styr på de omkring 250 forskellige kontrakter i it-afdelingen. Udgiften til systemet er 24.000 kroner om året, men de penge er allerede medregnet i den samlede besparelse på 1 million kroner om året.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (0)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Log ind eller Opret konto for at kommentere