Glem alt om at arkivere dine mails i mapper

Når det gælder om at finde en fem år gammel mail, så er en søgning i en usorteret indbakke mindst lige så effektiv som at grave mailen frem fra en undermappe.

Ifølge legenderne eksisterer der folk, som møjsommeligt sorterer alle indkomne e-mails i et fint hierarki af undermapper. Der findes også folk, der med hård hånd sletter alt, og endelig findes der folk som mig, der i skrivende stund har 15.139 mails i min indbakke og ingen undermapper.

Er du ligesom mig, kan du imidlertid glæde dig over en ny undersøgelse fra IBM, som konkluderer, at man ikke bliver mere effektiv af at sortere sin elektroniske post.

Gennemsnitstiden for at finde en bestemt mail i bunken ved hjælp af et mappehierarki var ifølge undersøgelsen cirka 58 sekunder mod 17 sekunder ved hjælp af en søgefunktion.

IBM-undersøgelsen kiggede også på, hvilken effekt trådning af mailkorrespondancer havde på effektiviteten. Både IBM's Lotus Notes og Microsofts Outlook giver i dag mulighed for tråde.

Når brugerne fik mulighed for at anvende tråde, blev de mindre tilbøjelige til at anvende mapper til sortering af e-mails. Derfor konkluderer folkene bag undersøgelsen, at mappernes primære formål ikke er at give let adgang til gamle mails, men snarere at give overblik.

Tråde udfylder den samme funktion, fordi mails, der er en del af en bestemt samtale, optræder i en tråd, hvor de tidligere ville have ligget i den samme mappe.

Resultaterne af undersøgelsen blandt 345 brugere får også IBM-forskerne til at spekulere i nye forbedringer. En mulighed kunne være at lade e-mailklienten optræne sig selv til at genkende e-mails relateret til bestemte emner. På den måde kunne flere korrespondancetråde samles automatisk i supertråde.

Mens tidligere undersøgelser har vist, at de færreste brugere ønsker at kategorisere deres filer og eksempelvis tilføje tags, der beskriver indholdet, men i stedet hellere vil navigere manuelt i en filstruktur, så er det anderledes med e-mail. Her foretrækker brugerne automatiske søgefunktioner og tråde, hvilket kan hænge sammen med, at brugerne dels modtager et stort antal e-mails, og dels at søgninger i e-mails er mere effektivt, fordi indholdet er mere struktureret.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (14)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#2 Deleted User

Så er det jo godt, at der findes Caelo NEO PRO (Nielson Email Organizer Pro), der kan sortere alle indgående og udgående emails i tråde - udfra afsenders og modtagers email adresser - uanset om de ligger i indbakken eller i foldere... ;) Måske skulle mail-leverandører kikke mere i den retning! Der er dog stadig plads til flere forbedringer, hvis alt mail skal integreres både socialt og oppe i skyen! Så kik på NEO Pro til bl.a. Microsoft Outlook/Exchange eller spørg mig. Har brug NEO i flere år... ;)

  • 0
  • 6
#3 Deleted User

Så er det jo godt, at der findes Caelo NEO PRO (Nielson Email Organizer Pro), der kan sortere alle indgående og udgående emails i tråde - udfra afsenders og modtagers email adresser - uanset om de ligger i indbakken eller i foldere... ;) Måske skulle mail-leverandører kikke mere i den retning! Der er dog stadig plads til flere forbedringer, hvis alt mail skal integreres både socialt og oppe i skyen! Så kik på NEO Pro til bl.a. Microsoft Outlook/Exchange eller spørg mig. Har brug NEO i flere år... ;)

  • 0
  • 7
#4 Michael Lykke

Ansat som sælger i firmaet? Sikke en gang reklamegejl. At samle ind og udgående mails i tråde findes allerede i mange mailklienter og webmails som fx Gmail så det behøver vi ikke købe noget tredjeparts program for.

Det interessante er at foldere/mapper åbenbart ikke virker. Spørgsmålet er så hvor meget det hjælper at man sletter alle mails der ikke direkte indholder vigtig informationer. Jeg har selv lige været igennem at skulle migrere 10 personer til Gmail og det var interessant hvor forskelligt folk håndterede deres mail - Her var nogen med få hundrede mails i deres indbakke og ingen mapper til folk der havde over 50.000 mails fordelt på flere hundrede mapper.

  • 3
  • 0
#5 Lasse Boisen Andersen

Gmail har en ret snedig funktion: labels, som er equivalent til mapper eller foldere (omend mere tag-baseret), kan bruges i kombination med filtre således at der kan opsættes automatiske regler for hvordan indkomne mails skal labeles - eksempelvis hvis man modtager notifkationer fra facebook.com og twitter.com, så kan de labeles Social Media. Mails tilsendt en universitets-mail kan labeles Uddannelse. Mails fra kæresten kan... you catch the drift. Pointen er at sortering og kategorisering ikke behøver at være manuel, hvilket netop er det primære problem ved at holde styr på de 100 mails der ticker ind om dagen. Til gengæld så giver labels et hurtigt overblik når man søger og det kan være rart i ny og næ at "break it down" gennem en hierarkisk emne-baseret filtrering.

  • 1
  • 0
#6 Kenn Nielsen

..Jeg tror det ikke. Men... Med 732393 egne mails på min filserver, er jeg glad for både mapper og seperate mailkonti til diverse mailinglists, når jeg skal søge efter 'noget'.

At gruppere efter tråde nytter heller ikke. Bevares, - overblikket kan måske gå fra x% til x+1%, men jeg tror vi alle oplever bruger(e), som bare besvarer den sidst modtagne mail fra dig, når de skal henvende sig om et nyt emne. -Også selvom den er 6 måneder gammel.

Men , hvis man kan lave et kategoriserende filter, som foreslår hvilken mappe mailen skal smides i, så kan jeg se en god værdi i dette.

K

  • 3
  • 0
#7 Thomas Ehler

Mange mail klienter, incl. Outlook 2010 (men især 2003 og 2007) og Thunderbird, knækker sig, hvis der er for mange mails i en folder. Outlook 2003/7 kan gå så meget i baglås ved bare 5-10.000 mails at man ikke kan se nogen mails i den pågældende folder og altså heller ikke få ryddet op.

...Og så bliver det jo lidt svært at søge...

  • 0
  • 0
#8 Jesper Poulsen

...noget lettere at finde en mail fra banken når alle mails fra banken ender i en mappe med mails fra banken. Det er helt og aldeles ufedt at skulle finde en mail fra banken blandt 5500 mails fra Version2 plus 2000 mails fra ComON/ComputerWorld plus...

  • 0
  • 0
#9 Claus Bo Larsen

Interessant iagttagelse...!

Som bruger af Notes og en 10Gb mail database der strækker sig over de seneste 12 år har jeg ingen problemer med at finde gamle mails frem ved hjælp af søgning. Jeg har så også indekseret hele databasen inklusive alle attachments. Det bringer mig i stand til at finde alt, selv i de vedhæftede dokumenter.. Af samme grund arkiveret jeg intet men lader alt ligge i indbakken. /Claus

  • 1
  • 1
#11 Deleted User

Som bruger af notes, har jeg svært ved at finde noget i bare 5 mails ...

Det kan godt være notes er supergod til indeksering, men det kræver stadig en ph. d. at finde ud af hvordan man søger i skidtet ;)

  • 1
  • 1
#13 Deleted User

Nej, jeg er ikke sælger for NEO, men en krævende bruger. Er blot irriteret over at NEO funktionaliteten ikke er standard i Outlook - og måske andre desktop email programmer generelt... :-) Selv Gmail trådsortering kan slet ikke sammenlignes med NEO, da NEO altså ALTID sorterer mail korrekt udfra email afsender og modtager adresserne. Desuden kan man trække afsende email adresser sammen - så man eksempelvis ser alle sendte/modtagne emails fra ét domæne navn/firma - hvilket jeg bruger rigtig meget! Den kan også automatisk frasorter mails fra mailinglister i "Bulk" folderen, osv. Men NEO skal næsten prøves, for at forstå hvor godt det er - specielt ift. automatisk Outlook mail sortering og håndtering, uanset om mails ligger i foldere eller ej. Der mangler kun integration til Sociale Medier og Cloud tjenester (også til Gmail), men det er på min ønskeliste... :)

  • 0
  • 1
#14 Susanne Nielsen

Jeg synes dette understeget hvorfor Gmail (google apps) er et godt alternativ til Exchange. Jeg smider alle behandlede mails ind i en enkelt label. Hvis jeg skla bruge en mail søger jeg efter den. Nogle gang tager det et par forsøg, men synes altid at jeg finder den. Det gode ved gmail er at søgningen er ekstremt hurtigt.

/Susanne http://www.casinopladsen.dk

  • 0
  • 1
Log ind eller Opret konto for at kommentere