Fremhævet som eksempel på god offentlig it: Museumssystem ramt af årelang forsinkelse

I november 2015 museumssystemet SARA blev fremhævet af Statens It-projektråd som et vellykket offentligt it-projekt. Systemet var på det tidspunkt forud for både tidsplan og budget, skrev vi her på Version2.

Projektet gik så godt, at man valgte at fremskynde idriftsættelsen med et lille år – fra slutningen af 2016 til starten af samme år.

Men her to år senere er SARA endnu ikke i drift.

Fakta om SARA

SARA er museernes nye fælles system til registrering og administration af samlingerne. Det er også et mediearkiv, en placeringsløsning og et system til visning af geografiske informationer. Muserne kan desuden anvende SARA til håndtering af deres biblioteker og arkiver. SARA skal bidrage til at gøre hverdagen lettere på museerne.

Systemet skal også være med til at sikre det nationale overblik over de danske museers samlinger, øge kvaliteten af indsamling og registrering samt medvirke til, at informationerne bliver nemt tilgængelige og genanvendelige for museerne selv, for forskere, virksomheder, skoletjenester, turistorganisationer m.fl.

»Vi testede det godt igennem i november 2016. Og der opdagede vi nogle systemfejl, som skulle rettes, og som betød, at vi udskød idriftsættelsen,« forklarer Henrik Jarl Hansen, der er projektleder for SARA hos Slots- og kulturstyrelsen.

SARA er et fælles værktøj, som danske museer skal kunne bruge til at registrere og administrere samlinger af alt fra moderne kunst til flintøkser. Systemet bygger på standardsystemet Axiell Collection fra Axiell, som oprindeligt er et Windows-baseret system.

»I forbindelse med det her projekt har Axiell udviklet en webbaseret version efter ønske fra os. Det har givet nogle udfordringer undervejs, for eksempel med at få alle funktioner med over på den nye version, og det har også været med til at trække processen ud,« forklarer Henrik Jarl Hansen.

Systemet blev tidligere fremhævet som et godt eksempel på offentlig it – er det stadig det?

»Det er måske ikke et lige så godt eksempel, men jeg synes stadig, at det er et godt eksempel. Vi har en fastpriskontrakt, så udviklingen af systemet bliver ikke dyrere. Og selvom tidsplanen har rykket sig nogle år, så mener vi, det er bedre, end at forcere noget,« siger projektlederen og fortsætter:

»Vi har givet os god tid. Det har også været museernes holdning, at vi hellere skal vente, end at komme med et system, vi ikke selv er helt tilfredse med. Det er vigtigt for os, at når vi leverer et system, så skal det være i orden. For museerne har det ingen hast, de har blandt andet det gamle system Regin til rådighed, så de registrerer jo sådan set allerede på livet løs.«

Kompleks begrebsmodel

I 2017 har projektholdet blandt andet arbejdet på at gøre systemet mere brugervenligt. Testpersonerne fra en række danske museer har efterlyst mindre komplekse workflow og bedre dataoverblik, fortæller projektlederen.

»De data som kommer fra vores gamle system Regin er resultatet af registreringer lavet over mange år på mange forskellige museer. Og så kan man ikke undgå at data har varierende kvalitet. Når man migrerer dem til et nyt system, som præsenterer data på andre måder, så kan brugerne undre sig over, hvorfor det ser ud som det gør,« siger Henrik Jarl Hansen.

Opgaven er blandt andet vanskeliggjort af, at de forskellige museer har vidt forskellig registreringspraksis – nogle registrere data omkring et objekt, mens andre arbejder i sager, der kan have tilknyttet en række forskellige filer.

»Det er den begrebsmodel, som er udviklet til SARA – uanset hvordan museet har registreret data ellers. Det er med til at gøre systemet mere komplekst,« indleder Henrik Jarl Hansen.

»Museerne er meget forskellige. Og de kigger på systemet med hver deres sæt øjne, og det skal de også, for SARA er beregnet til dem alle sammen. Men de ønsker ikke nødvendigvis det samme. Så vi skal ramme en balance. Vi vil gerne have at alle museer kan se sig selv i systemet. Men det kan ikke undgås, at systemet giver en ny måde at registrere på.«

Naturhistoriske museer gik egen vej med open source

Mens Slots- og Kulturstyrelsen har arbejdet på at få SARA klar til drift, har de naturhistoriske museer allerede valgt at tage open source-systemet Specify i brug. Den beslutning kommer ikke på grund af SARAs forsinkelse, men derimod på grund af systemets specifikationer, fortæller museumsdirektør ved Naturhistorisk Museum Aarhus Bo Skaarup.

»De kultur- og kunsthistoriske museer har længe haft Regin, men for os har systemet været som et sæt tøj, der ikke passede, fordi forskningsmulighederne på naturhistoriske samlingsmateriale er så forskellig fra kunst- og kulturgenstande,« forklarer han.

»Vi kunne jo for så vidt godt vente på, at SARA bliver klar, men kravspecifikationerne vil ligesom Regin ikke passe til de naturhistoriske samlinger,« siger Bo Skaarup.

De otte naturvidenskabelige museer er derfor allerede nu i gang med at digitalisere de videnskabelige samlinger, så de kan blive anvendt af forskere.

»Det er ikke et system vi opfinder, men et eksisterende internationalt samlings- og registreringssystem, som vi tager i brug,« forklarer Bo Skaarup.

SARA snart i mål

I slutningen af 2017 blev SARA testet endnu en gang. Og resultatet af efterfølgende fejlrettelser skal gennemgås på et møde i slutningen af januar, fortæller Henrik Jarl Hansen.

Derefter vil det være op til styregruppen at vurdere, om systemet er klart til at blive taget i brug. Og her er Henrik Jarl Hansen optimistisk:

»Vi er lige nu der, hvor vi har et system, som vi synes, er ved at være klar til at komme i drift,« siger han.