Fremhævet som eksempel på god offentlig it: Museumssystem ramt af årelang forsinkelse

Illustration: Paha_L/Bigstock
Mens Slots- og Kulturstyrelsen har arbejdet på at få it-systemet SARA klar til drift, har de naturhistoriske museer valgt en open source-løsning i stedet.

I november 2015 museumssystemet SARA blev fremhævet af Statens It-projektråd som et vellykket offentligt it-projekt. Systemet var på det tidspunkt forud for både tidsplan og budget, skrev vi her på Version2.

Projektet gik så godt, at man valgte at fremskynde idriftsættelsen med et lille år – fra slutningen af 2016 til starten af samme år.

Læs også: Millioner af danske museumsgenstande samles i nyt it-system - forud for tidsplan og under budget

Men her to år senere er SARA endnu ikke i drift.

Revideret tidsplan for SARA som den så ud i 2014. Illustration: Screenshot/Slots- og Kulturstyrelsen
Statens IT-Projektråds vurdering af SARA i 2015. Illustration: Screenshot/Statens it-projektråd

»Vi testede det godt igennem i november 2016. Og der opdagede vi nogle systemfejl, som skulle rettes, og som betød, at vi udskød idriftsættelsen,« forklarer Henrik Jarl Hansen, der er projektleder for SARA hos Slots- og kulturstyrelsen.

SARA er et fælles værktøj, som danske museer skal kunne bruge til at registrere og administrere samlinger af alt fra moderne kunst til flintøkser. Systemet bygger på standardsystemet Axiell Collection fra Axiell, som oprindeligt er et Windows-baseret system.

»I forbindelse med det her projekt har Axiell udviklet en webbaseret version efter ønske fra os. Det har givet nogle udfordringer undervejs, for eksempel med at få alle funktioner med over på den nye version, og det har også været med til at trække processen ud,« forklarer Henrik Jarl Hansen.

Læs også: Digitalisering af kurturarven – hvem skal betale?

Systemet blev tidligere fremhævet som et godt eksempel på offentlig it – er det stadig det?

»Det er måske ikke et lige så godt eksempel, men jeg synes stadig, at det er et godt eksempel. Vi har en fastpriskontrakt, så udviklingen af systemet bliver ikke dyrere. Og selvom tidsplanen har rykket sig nogle år, så mener vi, det er bedre, end at forcere noget,« siger projektlederen og fortsætter:

»Vi har givet os god tid. Det har også været museernes holdning, at vi hellere skal vente, end at komme med et system, vi ikke selv er helt tilfredse med. Det er vigtigt for os, at når vi leverer et system, så skal det være i orden. For museerne har det ingen hast, de har blandt andet det gamle system Regin til rådighed, så de registrerer jo sådan set allerede på livet løs.«

Kompleks begrebsmodel

I 2017 har projektholdet blandt andet arbejdet på at gøre systemet mere brugervenligt. Testpersonerne fra en række danske museer har efterlyst mindre komplekse workflow og bedre dataoverblik, fortæller projektlederen.

»De data som kommer fra vores gamle system Regin er resultatet af registreringer lavet over mange år på mange forskellige museer. Og så kan man ikke undgå at data har varierende kvalitet. Når man migrerer dem til et nyt system, som præsenterer data på andre måder, så kan brugerne undre sig over, hvorfor det ser ud som det gør,« siger Henrik Jarl Hansen.

Opgaven er blandt andet vanskeliggjort af, at de forskellige museer har vidt forskellig registreringspraksis – nogle registrere data omkring et objekt, mens andre arbejder i sager, der kan have tilknyttet en række forskellige filer.

Læs også: Alverdens data sikres i op til 1.000 år på lysfølsom, flerlaget filmstrimmel

»Det er den begrebsmodel, som er udviklet til SARA – uanset hvordan museet har registreret data ellers. Det er med til at gøre systemet mere komplekst,« indleder Henrik Jarl Hansen.

»Museerne er meget forskellige. Og de kigger på systemet med hver deres sæt øjne, og det skal de også, for SARA er beregnet til dem alle sammen. Men de ønsker ikke nødvendigvis det samme. Så vi skal ramme en balance. Vi vil gerne have at alle museer kan se sig selv i systemet. Men det kan ikke undgås, at systemet giver en ny måde at registrere på.«

Naturhistoriske museer gik egen vej med open source

Mens Slots- og Kulturstyrelsen har arbejdet på at få SARA klar til drift, har de naturhistoriske museer allerede valgt at tage open source-systemet Specify i brug. Den beslutning kommer ikke på grund af SARAs forsinkelse, men derimod på grund af systemets specifikationer, fortæller museumsdirektør ved Naturhistorisk Museum Aarhus Bo Skaarup.

»De kultur- og kunsthistoriske museer har længe haft Regin, men for os har systemet været som et sæt tøj, der ikke passede, fordi forskningsmulighederne på naturhistoriske samlingsmateriale er så forskellig fra kunst- og kulturgenstande,« forklarer han.

»Vi kunne jo for så vidt godt vente på, at SARA bliver klar, men kravspecifikationerne vil ligesom Regin ikke passe til de naturhistoriske samlinger,« siger Bo Skaarup.

Læs også: Katalog på Den Sorte Diamant med forældede browsere og plugins skal sikre den digitale kulturarv

De otte naturvidenskabelige museer er derfor allerede nu i gang med at digitalisere de videnskabelige samlinger, så de kan blive anvendt af forskere.

»Det er ikke et system vi opfinder, men et eksisterende internationalt samlings- og registreringssystem, som vi tager i brug,« forklarer Bo Skaarup.

SARA snart i mål

I slutningen af 2017 blev SARA testet endnu en gang. Og resultatet af efterfølgende fejlrettelser skal gennemgås på et møde i slutningen af januar, fortæller Henrik Jarl Hansen.

Derefter vil det være op til styregruppen at vurdere, om systemet er klart til at blive taget i brug. Og her er Henrik Jarl Hansen optimistisk:

»Vi er lige nu der, hvor vi har et system, som vi synes, er ved at være klar til at komme i drift,« siger han.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (4)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Jesper Frimann

Så vi har et offentligt IT-projektråd der giver grønne 'lamper' til et projekt på baggrund af data, som intet hold har i den virkelige IT-fagligheds verden.
Det nytter jo ikke noget, når man vælger at gøre tingene på den måde, at man giver 'grønne lamper' til et projekt, som finder fejl, der udskyder idriftsættelse med et år.

Når det så er sagt, så mener jeg, at projektlederen Henrik Jarl Hansen fra Slots- og kulturstyrelsen, har den helt rigtige holdning.

Ja.. vi går over tidsplanen.. men det kommer ikke til at koste ekstra.. og vi får det vil har brug for. Så er tingene som de skal være :)

// Jesper

  • 2
  • 0
Lenny Andersen

Som stærk tilhænger af Open Source, blev jeg jo glad for at læse at man havde valgt en Open Source løsning, der tilsyneladende er implementeret på ca 1 år *).

Desværre er artiklen ikke særlig beskrivende omkring projektet.
Kunne det ikke være interessant at lave en spinoff artikel omkring implementeringen af Specify.
Hvordan faldt valget på den pågældende løsning? Hvordan processen forløbet? hvad de har oplevet af udfordringer? Har der været fordele og ulemper i forhold til projekter hvor de starter fra bunden? og ikke mindst hvor meget det har kostet? Det kunne være fantastisk at få mere fokus på, hvad der - i mine ører - lyder som en success. En success man måske kunne lære af i andre sammenhænge.

*) jeg googlede og fandt dette link fra den 22 november 2016, hvor aftalen om Specify netop er indgået, og hvis de på nuværende tidspunkt er færdige med implementeringen og er i gang med at bruge systemet er det vel fair at sige at implementeringstiden er ca 1 år. Måske mindre.

  • 1
  • 0
David Konrad

Du kan se (og downloade sourcekoden til) de forsk. delprojekter her https://github.com/specify.

Hvis man rent faktisk vil installere og køre specify6 (database mv) bør man hente en installer.

Jeg tror man lidt sammenligner æbler og pærer. Alternativet til SARA var et endnu dyrere kommercielt system - den samme kattepine sad de naturhistoriske museer også i, og systemerne overlapper ikke. Der er vidt forskellige behov. Lykken var så at der eksisterede et fungerende "open source" system specielt rettet imod naturhistoriske samlinger der var postet rigtig mange penge og udviklingstimer i. Men det er ikke bare noget man hiver ned, installerer og så går i gang. Før aftalen i 2016 var der gået 3 år med pilottest, konverteringer af små samlinger osv.

  • 3
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere
Jobfinder Logo
Job fra Jobfinder

Call to action

I november 2015 museumssystemet SARA blev fremhævet af Statens It-projektråd som et vellykket offentligt it-projekt. Systemet var på det tidspunkt forud for både tidsplan og budget, skrev vi her på Version2. Projektet gik så godt, at man valgte at fremskynde idriftsættelsen med et lille år – fra slutningen
af 2016 til starten af samme år. Læs også: Millioner af danske museumsgenstande samles i nyt it-system - forud for tidsplan og under budget Men her to år senere er SARA endnu ikke i drift. Revideret tidsplan for SARA som den så ud i 2014. Illustration: Screenshot/Slots- og Kulturstyrelsen Statens IT-Projektråds vurdering af SARA i 2015. Illustration: Screenshot/Statens it-projekt...