Fra tunge regneark til moderne BI: »Man skal anerkende, at medarbejdere føler et tab«

»Realtidsoverblik over vores varmeværkers drift har vi faktisk aldrig haft. Hvor vildt det end måtte lyde.«

I over tre år har afdelingsleder Jørgen Krum arbejdet med kolleger i AffaldVarme Aarhus om at indføre et nyt data-regime i forsyningsselskabet. I dag er den tekniske implementering udført – AffaldVarme Aarhus har live adgang til data, som før var låst inde i det store SCADA-system. Og data-indblikket har skabt en ny virkelighed, fortæller Jørgen Krum.

»Det har påvirket vores drift, vores organisation og vores forretningsprocesser radikalt,« understreger han.

Forandringen har dog også krævet radikale ændringer af kulturen hos medarbejderne, der er en sammensat skare af ingeniører, el-installatører og håndværkere.

Det kritiske punkt er at respektere, hvis medarbejdere har svært ved at sige farvel til den gamle måde at gøre tingene på, fortæller Martin Kolding, der har fulgt projektet for BI-leverandøren Inspari.

»Vi har sat ind for at håndtere medarbejdernes tabsfølelese i forbindelse med at indføre nyt,« indleder han.

»Hvis du har nogle gamle systemer, du ikke længere skal bruge, så mister du dine genveje og den rutine, du har opbygget. Når de er væk, kan du føle et tab. Det tab skal man anerkende.«

Ærlig om, hvad systemet ikke kan

Det nytter ikke at lade, som om der ikke er ulemper eller læringskurver ved et nyt system, lyder det fra konsulenten:

»Hvis ikke man italesætter det og får det frem i lyset en gang for alle, så vil folk gå og ærgre sig over de ting, de ikke kan,« siger Martin Kolding og tilføjer:

»Vi har været ærlige fra starten om de ting, der ikke er med i den nye platform.«

Derudover skal medarbejderne mindes om, at værktøjet ikke er formålet med arbejdet, pointerer Jørgen Krum.

»Når man har været i en virksomheden i mange år, så har man opbygget mange vaner, og man har måske mere og mere fokus på værktøjer frem for teorien bag – altså formålet med værktøjet. Den gruppe skal forstå, at de ikke bliver arbejdsløse. Det er bare værktøjet, der ændrer sig.«

Legestue

Processen er ikke klaret med en alle-mail og et fællesmøde. Det er noget, der tager noget tid – særligt for den gruppe medarbejdere, der føler sig presset ind i et nyt system, fortæller Jørgen Krum.

Sponseret indhold

V2 Briefing | GENERATIV AI: Sådan bruger du det professionelt

Kunstig Intelligens

»Det er dem, man skal have fokus på,« siger han og fortsætter:

»Det, man kan gøre, er at lære dem stille og roligt op på det niveau, de er på. Og man lærer ikke i samme hastighed. Man skal samle medarbejdere i grupper, hvor man kan tage det i det tempo, de har brug for.«

Undervisningsklasserne har fået navnet legestue for at understrege, at det skal være »motiverende og sjovt at bruge data,« forklarer Martin Kolding.

»Samtidig har vi sørget for løbende at komme med nye funktioner og datakilder. På den måde får brugeren gradvist mere glæde for systemet,« siger han.

Langsommeligt og trælst

Netop motivationen har indtil nu ellers ikke været i højsædet, når medarbejdere i AffaldVarme Aarhus havde brug for data fra de mere end 50.000 målere.

Inden BI-platformen blev implementeret, kunne kun enkelte medarbejdere trække data ud af systemet, og alle andre måtte gennem dataejere får at få indblik.

»Det var en langsommelig og måske også træls proces,« siger Martin Kolding.

Jørgen Krum tilføjer:

»Tidligere, hvis du ville have en opstilling af nogle nøgletal, så ringede du efter en rådgiver, og de er forholdsvis dyre. Så der skulle du skal være ret klar over, hvad du vil have på forhånd. Og hen ad vejen bliver du klogere og finder ud af, at du i virkeligheden har brug for noget helt andet.«

Billigere varme

SCADA-systemet er ifølge Jørgen Krum tænkt som et lukket system, hvor man skal være heldig, hvis man kan få data ud i et Excel-ark. Den nye platform kopierer data direkte fra SCADA-miljøet op i skyen flere gange i sekundet.

Sponseret indhold

Microsoft tilføjer AI til enterprise-software - og det sker fra Lyngby

AI

Her kan medarbejdere i grafiske dashboards følge med i varmeværkernes drift og CO2-udledning i realtid.

Samtidig kan man med få midler tilføje data udefra, fortæller afdelingschefen.

»Hvis du har brug for vejrdata for eksempel, fordi du vil analysere på jordtemperaturer eller vindretning, så tager du det bare ind.«

I sidste ende forventer AffaldVarme Aarhus, at den nye dataindsigt gør det muligt at give kunderne billigere varmeregninger.