Forsvaret er så småt på vej til at udskifte et af sine helt store it-systemer, KESDH, som cirka 9.500 ansatte hver dag bruger til at håndtere alt fra klagesager til udsendelser af soldater og ansættelser i forsvaret.
Efter knap fire år i drift viser KESDH klare ældningstegn og udgør nu en brændende it-platform, som bliver stadig varmere under fødderne på de mange tusinde brugere.
For eksempel kan systemet ikke bruges sammen med Microsoft Office 2010 eller nyere, og der er ingen understøttelse for arkivering fra Microsoft Sharepoint. Heller ikke brugervenligheden er i top.
Det skal der gøres noget ved, og Forsvarskommandoen er lige nu i gang med at analysere, hvordan det skal ske.
»Vi står nu med et forretningskritisk system, som ikke har den optimale brugervenlighed. Vi arbejder hen imod et udbud, som gør, at vi både får skiftet programmet og den underliggende hardware ud,« fortæller Per Jan Larsen, chef i Forsvarskommandoens Informatikafdeling, til Version2.
Gammelt system til 200 mio.
KESDH står for Koncernfælles Elektronisk Sags- og Dokumenthåndteringssystem og er en skræddersyet udgave af løsningen Captia fra Scanjour, som CSC har implementeret og været driftansvarlig for.
Det blev sat i drift i begyndelsen af 2009 og har kostet i omegnen af 200 millioner kroner i samlede udgifter til implementering. Systemet blev dengang anset som afgørende i udviklingen hen imod det papirløse forsvar.
Ved siden af problemerne med at integrere med andre og nyere programmer er der lige nu heller ingen løsning til backup eller disaster recovery forbundet med systemet.
Samtidig er der ikke garanteret adgang til systemet på ethvert tidspunkt hele året rundt, hvilket er vigtigt at sikre, da systemet tilgås af ansatte i andre tidszoner, for eksempel fra Afghanistan.
Det nye system skal løse de problemer og forventes at koste Forsvaret et tocifret millionbeløb.
Planen er at indkøbe et standardprodukt så vidt muligt uden tilpasninger, hvilket ligger i forlængelse af det nye it-mantra fra Forsvarsministeriet - den såkaldte IKT-strategi - hvor skræddersyning er yt, mens hyldevarer og mere brugervenlighed er in.
Isoleret set en negativ business case
Ifølge Tony Lindemann Bøgh, chef for forretningsprocessektionen i Forsvarskommandoen, er indkøbet af det nye system isoleret set en ren udgift for Forsvaret. Værdien bliver så, at myndighederne under Forsvarsministeriet fortsat har et system, der understøtter ESDH, siger han.
Det betyder også, at der skal argumenteres rigtig godt, hvis nogle af myndighederne beder om at få pillet ved det indkøbte system for at få opfyldt særlige behov.
»Hvis nogle af myndighederne bagefter vil have lavet en tilpasning, så skal det være fordi, at der er en positiv business case i det,« siger han til Version2.
Samlet set er planen med det nye system altså både at gøre sagsbehandlingen mere effektiv og digital end i dag.
»Systemet hjælper os i dag ikke med at forstå, hvor lang tid de enkelte forretningsprocesser tager. Vi vil gerne have hentet vores sagsbehandling helt ind digitalt, så vi kan blive bedre til at udveksle dokumenter mellem koncernens myndigheder elektronisk. Formentlig er der også behov for at ensrette den måde, vi arbejder på,« siger Tony Lindemann Bøgh.
Det nye system skal ligesom det nuværende køre på forsvarets interne netværk, og det skal ikke håndtere fortrolige forsvarsdokumenter.
Forsvarskommandoen forventer at have en analyse af området klar inden årsskiftet. Herefter kan der sættes gang i en eventuel udbudsproces.
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
