Forsvaret dropper CSC: Strategisk joker sikrede KMD it-udbud til flere hundrede millioner kroner

Stik imod forventningerne var det ikke den tidligere it-leverandør CSC, som vandt det værdifulde it-udbud af Forsvarets sagssystem. Et smart kneb hjælp KMD til at løbe med sejren.

Det kan alligevel en gang imellem overraske, hvem der vinder offentlige udbud af store og dyre it-systemer.

En udskiftning af Forsvarets forældede sags- og dokumenthåndteringssystem (KESDH) til flere hundrede millioner kroner endte ikke hos den tidligere it-leverandør CSC, som det ellers lå i kortene.

Læs også: Professor: It-udbud til flere hundrede mio. kr. er rent skuespil

Vinderen blev i stedet KMD, der skal overtage driften af systemet i slutningen af 2016.

Systemet bliver brugt til den daglige drift i Forsvaret til at håndtere alt fra rekruttering, klagesager og udsendelse af soldater. Med over 28.000 ansatte i Forsvaret, er der derfor tale om en særlig tung opgave, når systemet skal flyttes væk fra CSC’s lokaler i Valby og over til KMD.

For halvandet år siden virkede det ellers til, at systemet skulle blive liggende på CSC's servere.

»Det er nemmest at byde for den, der også har leveret det gamle system. Det er lidt naivt at sætte driften til udbud, da det i praksis er ret håbløst for andre at byde,« sagde professor på IT-Universitetet i København Søren Lauesen tilbage i efteråret 2014, da ESDH-systemet var sat i udbud.

Forudsigelsen holdt dog ikke stik, da det blev KMD - og ikke CSC - som skrev under på den nye kontrakt i slutningen af 2015.

»CSC har så stor indsigt i driften af systemerne, at det var oplagt for nogle, at de skulle vinde udbuddet. Kvalitetsmæssigt var KMDs tilbud på højde med CSC's, men prismæssigt lå KMD's tilbud dog bedre,« siger Forsvarets it-direktør, Asger Søndergård Olesen.

Det oprindelige budget for udbuddet lå mellem 300-400 millioner kroner, men it-direktøren vil ikke oplyse, hvad prisen endte med. Dog er der tale om en »markant millionbesparelse« ved at vælge KMD, fortæller han.

Læs også: Chef i Forsvaret: 300-400 mio. kr. er relativt billigt for nyt system til dokumenthåndtering

KMD havde en joker på hånden

At KMD fremover skal stå for driften af Forsvarets Koncernfælles ESDH-system vil dog ikke være en overraskelse for alle.

For mens forhandlingerne om det nye ESDH-system i Forsvaret stod på i efteråret 2014, opkøbte KMD it-virksomheden Scanjour for et ukendt beløb.

Forsvarets ESDH-systemet er en skræddersyet udgave af systemet Captia, som Scanjour selv har udviklet. Dermed sikrede KMD sig også ejerskabet med en afgørende underleverandør til Forsvarets sags- og dokumenthåndteringssystem, som kunne hjælpe KMD med at give det bedste tilbud.

Der gik kun 10 dage, fra KMD var blevet godkendt til at deltage i udbuddet, til at selskabet annoncerede, at det havde købt Scanjour.

Læs også: KMD køber it-virksomheden ScanJour

Kort efter trak den tredje deltager Atos sig fra udbuddet. Det ville være »uforholdsmæssigt vanskeligt at udfærdige et vindende og konkurrencedygtigt tilbud, set i lyset af KMD’s opkøb af Scanjour,« vurderede selskabets ledelse.

Den sidste konkurrent CSC var da heller ikke sen til at anke afgørelsen til Klagenævnet for Udbud.

Selskabet mente, at KMD var blevet uberettiget favoriseret, netop på grund af dennes opkøb af Scanjour, og CSC krævede både erstatning samt at få kontrakten annulleret. Klagenævnet gav dog ikke CSC medhold i klagen, men vurderede, at KMD og CSC var blevet behandlet på lige fod.

Det afgørende for, at KMD vandt udbuddet, var at det kunne tilbyde en lavere pris end CSC. På alle andre parametre omkring kvalitet og tid scorede KMD og CSC nemlig lige højt i deres tilbud til Forsvaret.

Da vinderen var afhængig af Scanjour til at lave applikationsudvikling af Forsvarets ESDH-system, mente CSC, at KMD kunne gøre det billigere, nu hvor selskabet ejede Scanjour.

»Det er (...) bemærkelsesværdigt, at KMD kan opnå en så meget bedre score på priskriteriet end CSC,« skrev CSC til Klagenævnet.

Også Forsvaret anerkendte ifølge kendelsen fra Klagenævnet, at KMD kunne drage fordel af købet af Scanjour:

»CSC byder med udgangspunkt i en situation, hvor man har Scanjour som underleverandør, med hvad deraf følger af yderligere administrative byrder og nødvendige risikotillæg, hvorimod KMD har Scanjours leverancer ”in-house”, med hvad deraf følger af muligheder for optimering,« står der i kendelsen.

Skal løse problem med afhængighed af forældet Office-udgave

Forsvarets nuværende KESDH-system baseret på Captia blev lanceret i 2009 og kostede samlet Forsvaret omkring 200 millioner kroner.

Det varede dog ikke længe, før systemet blev forældet på grund af en gammel infrastruktur, der bandt Forsvaret til en ældre versioner af Windows, Microsoft Office og Internet Explorer. Det vil derfor stadig ikke være muligt for Forsvaret at opgradere til Office 2010 og nyere, før det nye ESDH-system kommer op at køre i slutningen af i år.

»Når vi får tilendebragt opgraderingen, så slipper vi også for at være bundet til gamle versioner af Windows, Office og Explorer,« siger Asger Søndergård Olesen og fortæller, at Forsvaret ikke løber ind i det samme problem, når der kommer en nyere Office-version om nogle år.

»Nu er der sat midler af til løbende at vedligeholde systemet, så vi ikke løber ind i det problem igen,« siger han.

Opgraderingen af systemet gør også op med en lang række besværlige arbejdsgange i Forsvaret. Blandt andet understøtter systemet kun weblogin ved den gamle udgave af Internet Explorer 8, hvilket gør login fra mobile enheder stort set umuligt.

Med det nye system bliver det muligt at logge ind i browseren i nyere versioner.

»Det bliver mere brugervenligt, og vi får lettere arbejdsgange,« siger Asger Søndergård Olesen.

Samlet bliver der fjernet omkring 65 pct. af al specialprogrammering fra det nuværende ESDH-system.

KMD går indkøbs-amok i virksomheder

Scanjour er langt fra det eneste af KMD’s virksomhedsopkøb over de seneste år.

Det tidligere offentligt ejede Kommunedata har haft den store tegnedreng fremme i flere omgange, siden selskabet kom på private hænder for første gang i 2008.

Tidligere i år købte KMD den danske virksomhed Edlund, der blandt andet udviklede software til pensions- og forsikringsselskaber.

I 2015 købte KMD den norske it-koncern inden for finanssektoren Banqsoft for et trecifret millionbeløb - og det var blot et ud af otte opkøb inden for en periode på 14 måneder. Udover Scanjour, købte KMD også virksomheden bag digitale indberetnings- og selvbetjeningsløsninger Capevo i slutningen af 2014.

I 2012 købte KMD Itella Information fra den finske Itella Koncern, men selskabet i 2011 blandt andet købte Rambøll Information samt resterne af it-leverandøren MedTime.

Samlet har KMD opkøbt 14 selskaber for i alt mere end én milliard kroner siden 2008.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk

Følg forløbet

Kommentarer (13)

Morten Faurholt

I 2014 kaldte Version2's "ekspert", professor fra ITU Søren Lauesen, ellers hele udbuddet for et skuespil fordi CSC ville vinde. Han fik ikke ret. Det er måske værd at følge op på. Man bør i mine øjne ikke udtale sig så skråsikkert om noget man ikke har forstand på. Og man bør ikke ukritisk bringe den slags videre, sådan som Version2 har gjort.

Bent Jensen

At monopoler opkøber "små" konkurrenter, inden de bliver farlige store.

Som da der var tale om opsplitning af MS, synes det er ok at beholde kompetencer man selv har udviklet. Men der burde være sat stop for MS for opkøb af noget som helst, så længe de var så store, og sad på på et monopol.

Google opkøb er nu på samme måde også et problem, så længe vi taler om søgeteknologi. Men de satser så bredt, og er sikkert også selv klar over at det kan blive et problem. Når man ser på deres frasalg af Motorola.

Morten Faurholt

http://www.itu.dk/~slauesen/

Der står ikke noget der lyder af ekspertise i offentlige udbud.

Som jeg skrev i mit indlæg bebrejder jeg ham ikke at han ikke forudsagde udfaldet, men at han gav indtryk af at han kunne. Han kaldte det et skuespil, hvad det tydeligvis ikke var når en anden udbyder kunne vinde. Det er jo netop det der ligger i min kritik af at udtale sig skråsikkert - det er (burde være) alment kendt mange faktorer kan afgøre et udbud. Det er ikke så svært at forstå :)

Nikolaj Brinch Jørgensen

er vel at man på noget som et sags og dokumenthåndteringssystem skal bruge 300-400 mio. kroner.
En markant millionbesparelse er jo i den sammenhæng fint, men hvis der er 10-20 mio. er det jo peanuts, som nok skal blive væk i en redelighed der ligger op mod en halv milliard kroner, for noget der åbenbart konkurrenceudsættes hvert 5. år!!!

Man skal huske på at kernen i sagsstyring er at kunne fortælle hvad der er sket hvornår, og hvem det omhandler. Dertil kommer så muligheden for at tilknytte en række dokumenter.
Det er ikke en enormt kompleks problemstilling, og hvis man bryder problemstillingen ned, kan man lave mange meget mindre udbud, som kan konkurrenceudsættes hver især, i stedet for at indkøbe store "standardsystemer".
Standardsystemer er i den sammenhæng en sjov størrelse, da der ikke er noget standard over dem. De har ikke standardgrænseflader, og de er generiske og kan intet før de er blevet fyldt op med "tilpasninger".
Tilpasninger er kode udviklet til at håndtere forretningsprocesserne, altså ligesom hvis man skrev skidtet selv.
Det sjove i den sammenhæng er, at har man så indkøbt et sådant system, og "tilpasset" det, og gerne vil opgradere "standardsystemet", så tår man overfor at skulle lave alle sine "tilpasninger" igen???
Fakta er, at organisationen (i det her tilfælde forsvaret) er i systemets vold. Dvs. deres forretning må indrette sine processer efter systemets begrænsninger (som der også står i artiklen), i stedet for at systemet er konstrueret til at understøtte forretningens processer.
Arkitekturmæssigt er det uheldigt (det er det mest positive ord jeg kan finde på).
Turnaround tiden på at optimere sine forretningsprocesser, og indrette systemet herefter viser sig også, med de store "systemer der kan alt" at være meget lang, hvor mindre systemer der arbejder sammen, er meget mindre, og tilgodeser i langt højere grad at forretningsprocesserne ændres.

Det fatale er udtalelserne omkring integration med Microsoft Office og det gamle system, men i ligeså høj grad det nye, hvor man lader sig binde på ærmet at det aldrig vil komme til at ske i fremtiden, fordi man har sat penge af til løbende at sikrer dette.
Det er jo ikke en attribut ved systemet, men ved planen. At det nye system dermed stadigt er bundet til specifikke produkter, der favoriseres og dermed begrænser forretningen, er synd og skam.

Christopher Bonitz

Jeg kan godt lide en lille provokation, specielt når det lader til at folk virkelig rammes af det.

Mennesker laver fejl, derfor skal jeg ikke kunne sige om han var lidt for hurtigt ude.

Personligt vil jeg nikke genkendende til, at der fra tid til anden, skrives artikler her, som enten er meget farvet eller nogle enkelte tilfælde ugennemtænkt og dermed forhastet.

Version2 levere fantastisk materiale, men derfor må man godt stræbe efter at lave neutral journalistik, også selvom man er godt med.
Det giver troværdighed, syntes jeg.

Morten Faurholt

Jeg har ikke udtalt mig skråsikkert - blot bemærket hans hjemmeside ikke beskriver forskningsemner der har noget med offentlige udbud at gøre. Det er en simpel konstatering. Jeg ville iøvrigt forvente, at dette fremgik af hjemmesiden hvis han virkelig er en kapacitet på området, sådan som jeg fornemmer du påstår.

Henrik Hansen

Man skal huske på at kernen i sagsstyring er at kunne fortælle hvad der er sket hvornår, og hvem det omhandler.


Det er jo kun den "bagudvendte" del. Uden at kende til den måde forsvaret anvender deres Captia-løsning på, så er der megen anden funktionalitet, der også indgår, herunder at kunne udfærdige dokumenter, afsende digital post, styre dokumenter den rigtige vej rundt i organisationer i forbindelse med høringer, §20-spørgsmål, aktindsigt o.s.v. Den fremadrettede del fylder ret meget også. Man kunne sikkert godt (med fordel) splitte det op i adskilte systemer, der så kommunikerede via f.eks. en ESB, men jeg tror ikke der findes produkter der kan gøre det bare nogenlunde OTS.

Fakta er, at organisationen (i det her tilfælde forsvaret) er i systemets vold. Dvs. deres forretning må indrette sine processer efter systemets begrænsninger (som der også står i artiklen), i stedet for at systemet er konstrueret til at understøtte forretningens processer.


Er det ikke et naturligt indbygget dilemma i al softwareanskaffelse. Enten bruger du det så standardiseret som muligt (og dermed minimerer dine anskaffelses- og vedligeholdelsesomkostninger) og så modellerer dine processer omkring dette, eller også udvikler/tilpasser du et system til dine processer (og dermed får en væsentlig forøgelse af systemomkostningerne). Personligt ser jeg ikke det offentlige have væsentlig stor succes med det sidste, så måske er det mere omkostningsfornuftigt at lade det offentlige indrette sig i nogle standardprocesser.

Morten Jensen

I 2014 kaldte Version2's "ekspert", professor fra ITU Søren Lauesen, ellers hele udbuddet for et skuespil fordi CSC ville vinde. Han fik ikke ret. Det er måske værd at følge op på. Man bør i mine øjne ikke udtale sig så skråsikkert om noget man ikke har forstand på. Og man bør ikke ukritisk bringe den slags videre, sådan som Version2 har gjort.

Jeg har læst op til en håndfuld artikler publiceret af Søren Lauesen, der analyserer offentlige udbudsprocesser og diverse forløb omkring dem, konsekvenser deraf osv. Han underviser i bl.a. udbud og (kravs)specificering sjvj.

Jeg betragter ham som en mand der har forstand på offentlige udbud; men hans forudsigelse holdt ikke stik, det medgiver jeg.

Nikolaj Brinch Jørgensen

Er det ikke et naturligt indbygget dilemma i al softwareanskaffelse. Enten bruger du det så standardiseret som muligt (og dermed minimerer dine anskaffelses- og vedligeholdelsesomkostninger) og så modellerer dine processer omkring dette, eller også udvikler/tilpasser du et system til dine processer (og dermed får en væsentlig forøgelse af systemomkostningerne). Personligt ser jeg ikke det offentlige have væsentlig stor succes med det sidste, så måske er det mere omkostningsfornuftigt at lade det offentlige indrette sig i nogle standardprocesser.


Jeg kan se at jeg ikke fik forklaret mig ordenligt :-)
De fleste af de ting du nævner som er fremadrettede (aktindsigt er bagudrettet, ligesom oversendelse til f.eks. SA), er ikke sagsstyringsfunktionalitet, men ekstra forordninger, som nemt kan laves som fælleskomponenter for organisationen, ja som fælleskomponenter i det offentlige, delt mellem de forskellige myndigheder. Al brevafsendelse skal ske med Digital Post og via Statens valgte Strålfors (posten), så det er en grænseflade all skal bruge. Men alle bygger deres egen, og en ny hvert 5. år, for det siger loven.
Din tese om at det skulle være dyrere at udvikle et system, kontra anskaffe sig et standardsystem, og så tilpasse det, kan jeg ikke se hold i?
Standardsystemanskaffelsen følges jo op ad adskille mandeårs udvikling ovenpå.
Anskaffelsesprisen for systemet er vel en mindre del af ligningen, når 28.000,- mennesker er berørt, tænk hvis man sparede dem for 1 times bøvl om ugen? Det er mange penge.
Så man må gøre regnestykket ordenligt op, og se på andre muligheder, end blot sædvanligt at købe de store "standardsystemer".
Hvis man gør som man hele tiden har gjort får man de samme resultater.
Med ScanJour, så er det vel udviklet med salg til det offentlig som mål, så jeg ser ikke lige hvordan det skulle hjælpe på at det offentlige skulle følge nogle standardprocesser dikteret af systemet.
Pointen er at standardsystemet fra ScanJour, jo ikke indeholder nogle fagsystem dele, som er dem der er vigtige, endsige regler eller processer for den enkelte virksomhed, Alt dette skal alligevel bygges, da ESDH tager sig af sagsgangen og dokumenterne (som igen, ikke er en kompleks størrelse). Skal man så bygge dette ovenpå et proprietært standardsystem?
Altså standardsystemerne er udviklingsplatforme, ligesom Java, .NET, Node osv. Blot er de begrænsende, og man er mange mio. kroner bagud ved at vælge dem.
Oveni det kommer den meget dyre driftsproblematik, med at de løsninger som oftes laves med standardsystemerne har det med at blive driftet som monolitter af meget dyre driftssetups, uden at skele til at meget af det kan driftes nemmere andetsteds, f.eks. AWS, hvis man deler data op i følsomme og ikke følsomme data. En mulighed der kommer med at lave det selv. Ligesom man kan slippe for den dyre investering i f.eks. Oracle RDBMS.
Desuden kan jeg se at Office 365 ikke er supporteret af WorkZone 2016, hvilket illustrere pointen om at man sætter hele sin butik i lås af det store system som kan (næsten) alt. Man kan ikke engang selv bestemme om f.eks. en Office opgradering er en prioritet, det bestemmer leverandøren af et helt andet system, og man kan derfor ikke høste eventuelle andre besparelser. Det koster penge, og det er forhøjet risiko, er det en del af regnestykket? Nej, for det vil alt for modigt at begive sig ud at skulle konstruere det selv i små stykker, som hele tiden kan opgraderes og ændres og bringes i udbud. Udbud som faktisk kan styres når de holdes små og økonomisk begrænsede, og dermed ikke kan føre til store skandaler. Projekter til 300 mio. bør forbydes, for risiko er alt for stor, og de er umulige på nogen som helst måde at forudse (altså IT-projekter).

Hans Dybkjær

Der står ikke noget der lyder af ekspertise i offentlige udbud.


Der er opregnet mange artikler og bøger om krav og udbud ("tender"), og analyser af offentlige IT-projekter. Han har også en stor erfaring fra erhvervslivet som udvikler og leder hos leverandører.
Så jo, det fremgår af beskrivelsen i din reference at Søren Lauesen har ekspertise inden for området - og har tænkt længere end de fleste.
Hvis du skal angribe noget, er det selve ideen om at tro at en ekspert kan forudsige en markedsudvikling med 100% sikkerhed.

Log ind eller opret en konto for at skrive kommentarer