Forskere: Kommuner tabte 53 millioner på Digital Post i 2013

Digital post er en underskudsforretning i millionklassen for kommuner og regioner. Det er konklusionen på to forskeres gennemgang af systemets business case.

De danske kommuner har tabt 53 millioner kroner på at bruge Digital Post i 2013. Det er konklusionen på en gennemgang af økonomien bag det digitale postsystem, der er foretaget af ph.d.-studerende Jesper Berger fra Roskilde Universitet og professor Kim Normann Andersen fra Copenhagen Business School.

De to forskere, der også står bag tidligere omtalte rapporter om digital kommunikation med offentlige myndigheder, har kigget nærmere på business casen, der ligger bag det store projekt med digital post. Og en af forudsætningerne var, at kommunerne i 2013 skulle spare 103 millioner kroner på porto og materialer ved at bruge Digital Post.

Læs også: Hård kritik af Digital Post: Myndigheder kan ændre i din indbakke

Den forventning var baseret på en antagelse om, at kommunerne i 2013 ville sende 17,6 millioner digitale breve. Men ifølge en opgørelse over digital post, som de to forskere har fået fra e-boks, er der kun blevet sendt 8,6 millioner. Altså står den ventede besparelse ikke mål med det beløb, man har taget fra kommunernes bloktilskud.

Jesper Berger, der er en af forskerne bag gennemgangen, understreger, at formålet ikke er at skyde på digitaliseringsprojektet, men han er kritisk over for økonomien bag det.

»Når vi har den mekanisme, at man tager pengene på forhånd, så går det ud over borgeren, så går det ud over servicen. Og det synes jeg er nødvendigt at få frem«, siger Jesper Berger til Version2.

Uholdbar business case

Ronnie Eriksson, der er kontorchef i Digitaliseringsstyrelsen, forklarer, at uoverensstemmelsen mellem forventning og realitet skyldes en tidsforskydning i virksomhedernes tilslutning til Digital Post. Altså at det først var obligatorisk for virksomhederne at oprette digitale postkasser i slutningen af 2013 – noget, man dog hele tiden har vidst.

Når man kigger på det antal forsendelser, man har lagt til grund for den besparelse, man har taget fra kommunernes bloktilskud på forhånd, så er der blevet sendt cirka halvdelen. Hvad siger det jer?

»Det siger, at der er en tidsmæssig forskydning i indfasningen på virksomhedssiden, som selvfølgelig har haft en betydning på provenuet ude i kommunerne, fordi der så har været afsendt færre meddelelser med digital post til virksomhederne.«

Man har taget 103 millioner kroner fra kommunernes bloktilskud på baggrund af en forventning om, hvor mange meddelelser kommunerne ville sende med digital post i 2013. Der er blevet sendt omkring halvdelen. Er det et problem?

»Der ligger en tidsmæssig forskydning i mulighederne for at indfase det provenu, der er indregnet i den økonomiaftale, vi har lavet. Det er korrekt. Det følger af de beslutninger, vi har taget med kommunerne om indfasning af digital post.«

Men hvad betyder diskrepansen mellem de to tal for kommunerne økonomisk?

»Der har ikke været sendt det antal digitale breve, som har været forudsat fra starten af i kommunerne.«

Hvad betyder det, når man har taget pengene på forhånd?

»I forhold til Digital Post isoleret set så har den business case, der har været lagt for 2013, ikke været realiseret«, siger Ronnie Eriksson til Version2.

Regionerne har fået skåret 16 millioner kroner i bloktilskud med en forventning om, at de ville kunne spare det samme beløb ved at få sendt 2,7 millioner breve digitalt i stedet for analogt i 2013. Ifølge de to forskere sendte regionerne dog kun 0,7 millioner digitale breve, hvilket udløser en besparelse på 4 millioner kroner og dermed et underskud på 12 millioner kroner i den business case.

Kommunernes forening, KL, har ved deadline ikke besvaret Version2's henvendelse.

Læs også: Forsker advarer mod Digital Post - du får aldrig svar

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (10)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Lars Meldgård

Så lad mig forstå dette rigtigt: Kommunerne har tabt penge ved at bruge analog post - altså IKKE bruge digital. Hvordan kan man få drejet overskriften hen til at det er ved digital post man har tabt pengene?

Og kunne nogen afklare hvordan overskriftens 53 millioner fremkommer, når der i sidste afsnit står penslet ud at det er 12 mio. det drejer sig om?

Er der også andre businesscases end den med "forventet antal breve vs. mindre bloktilskud" ? Eller er kommuner ét og regioner et andet regnestykke?

  • 1
  • 1
Birgitte Hjelm Paulsen

Kære Jesper, Kim og Ronnie

1000 tak Jesper og Kim for jeres indsats med at afdække den overoptimistiske business case.

Hvis du Ronnie og dine kollegaer ud i udfærdigelse af en business case for Digital Post gerne vil se, hvordan tingene hænger sammen ude i virkeligheden, skal I være velkomne hos os i Odense Kommune.

Minimum fire forudsætninger skal vi have på plads, for at få det fulde udbytte af Digital Post:

  1. Borgerne skal på - og det kommer en del af dem jo til 1. november. Vi er dog meget spændt på, hvad graden af fritagelse bliver - det er endnu en 'dark horse'.

  2. Der skal fokus på effektivisering af arbejdsgangene forbundet med kommunikation via Digital Post

  3. Vi skal have hele flowet med - både out-put og in-put, så vi også får fjernet det ikke værdiskabende arbejde med scanning og journalisering.

  4. Der skal være ledelsesmæssig fokus - på alle niveauer - på indhøstning af effektiviseringsgevinsterne.

Birgitte Hjelm Paulsen
Chefkonsulent og e2015-projektleder

  • 6
  • 0
Brian Jacobsen

Hej Birgitte

En kommentar til punkt 2 og 3 i dine forudsætninger (som jeg er helt enig i).

Der er i OS2 samarbejdet (os2web.dk) udviklet en digital udgave af KLE, kaldet OS2KLE, som kan bruges sammen med Open Source systemet Taxon til (præ)journalisering. Det er taget i brug i januar i år af Syddjurs Kommune i forbindelse med brevpost og forventes sat i gang med digital post 'inden sommerferien'.
Journalisering med KLE gør det netop muligt at automatisere flowet af post ud til den rette modtager.

Vi var så heldige at høre om projektet til et gå-hjemmøde i sidste uge og du kan se deres præsentation på p1.taxon.dk.

Mvh

Brian

(og ja, jeg arbejder for Taxon)

  • 1
  • 0
Allan Astrup Jensen

Jeg har mange gange her på Version 2 gjort opmærksom på at nogle smarte IT sælgere har oversolgt digitalisering, og at den kun er indført fordi nogle tror/påstår at det sparer penge uden at de kender konsekvenserne. Samtidig indregnes denne udokumenterede besparelse i kommunernes bloktilskud, smart:
"Altså står den ventede besparelse ikke mål med det beløb, man har taget fra kommunernes bloktilskud."
Det betyder at kommunerne får aben! Staten er tilsyneladende ligeglad og tror naivt blindt på "oversælgerne". Måske skulle det være en IT ekspert, som kunne gennemskue og pille oversælgeren fra hinanden og ikke en samfundsøkonom, som burde være Finansminister?

  • 8
  • 0
Ebbe Kristensen

Kommunerne og regionerne har tabt penge fordi den forventede besparelse (henholdsvis 103 og 16 millioner kroner) er blevet trukket fra bloktilskuddet og dermed mangler i de penge, de har til rådighed. Når denne besparelse så ikke realiseres fordi man var nødt til at sende langt flere almindelige breve end planlagt og man derfor kommer til at bruge flere penge på dette end planlagt, så har man et tab.

  • 5
  • 0
Mogens Engsig-Karup

Tallene i artiklen refererer til de politiske økonomiaftaler for 2013, som regeringen indgik i foråret 2012 med hhv. Kommunernes Landsforening og Danske Regioner.
Princippet var, at besparelsen på papir og porto ved overgang til digital post skulle modregnes i bloktilskuddene. Resten af gevinsten blev i de kommunale og regionale kasser.
Aftalen gælder en årrække. Derfor er det lidt uinteressant at vurdere resultatet allerede efter ét år.
Under alle omstændigheder bør man forholde sig til det samlede regnestykke, ikke kun forholdet mellem bloktilskud og papir/porto-besparelse.

  • 0
  • 0
Allan Astrup Jensen

Når denne besparelse så ikke realiseres fordi man var nødt til at sende langt flere almindelige breve end planlagt og man derfor kommer til at bruge flere penge på dette end planlagt, så har man et tab.


Ja, Finans- og Indenrigsministerierne havde ikke forudset dette og troede på IT-sælgerne og sendte aben videre til kommunerne!
Det er kun et lønligt håb at det bliver bedre med tiden, og efterhånden bliver Kommunerne vel også snart forpligtet til at bruge tid på individuelle elektroniske besvarelser, som sikkert tager mindst lige så lang tid som brevbesparelser, og disse kan alligevel ikke undgås. Portobesparelsen bliver ædt op den øgede digitale aktivitet (det bliver jo også lettere og billigere at kontakte kommunen digitalt, hvis man ellers kan, så de får flere henvendelser, ligesom vi skriver flere emails end vi skriver breve) og de mange nye ansatte, der dermed bliver behov for samt af tab hos Posten.
Det er helt molboagtigt, men dem der IT-bestemmer i vort samfund kommer måske derfra?

  • 7
  • 0
Jesper B. Berger

Det er jo et synspunkt - desværre fra et sted i hierarkiet, hvor man måske ikke bliver påvirket af den manglende besparelse. Reduktionen af bloktilskuddet i 2013, som ikke blev realiseret medførte et tab i 2013, som gik ud over borgerne og/eller medarbejderne i 2013 - sådan en aftale skal nemlig - stik imod denne kommentar - netop evalueres ift. det pågældende år. De mange millioner, som regionerne mistede i 2013 pga. digital post førte til besparelser eller et dræn i kassen, begge dele er helt konkrete konsekvenser, som ikke kan ignoreres, ups, jo, det kan de godt, men det bør de ikke!

  • 1
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere