Forsker: Massiv it-modstand blandt offentligt ansatte skyldes frygt for fyresedlen

Digitalisering af den offentlige sektor handler i virkeligheden mere om effektivisering end om bedre borgerbetjening, påpeger CBS-forsker. Derfor arbejder de ansatte imod.

Der er massiv modstand blandt de offentligt ansatte i kommuner og i staten mod den automatisering, som digitaliseringen af forvaltningen kan føre med sig.

Det skyldes hovedsageligt, at målet med it-projekterne på få år har udviklet sig til overvejende at handle om at effektivisere og spare medarbejdere. I hvert fald er det blevet en mere tydelig dagsorden nu.

Det siger lektor, ph.d. Helle Zinner Henriksen, som forsker i digitaliseringen af den offentlige sektor på CBS i København.

Version2 har spurgt om hendes vurdering af, hvorfor succesfulde it-projekter som omtalt for nylig på Version2, tabes på gulvet og risikerer at blive ejerløse, når de skal gå i drift – og hvorfor der er modstand mod at lære af succesrige projekter på tværs af forvaltningsgrene og kommuner.

Læs også: IT-projekt i Københavns Kommune fik ejermand i 11. time

Sat på spidsen er forklaringen kort og godt, at medarbejderne er bange for fyresedlen:

»Det er bestemt de færreste mennesker, som har lyst til at drive et it-system, hvor man godt ved, at hvis det bliver en succes, så saver man den gren over, som man selv sidder på. Altså i yderste konsekvens overflødiggør én selv eller den kollega, der hidtil har stået for opgaverne,« siger hun og tilføjer, at emnet er følsomt, og at mange helst ikke berører det.

En undtagelse fra modstanden er, når nye it-systemer hjælper sagsbehandlerne med at tage beslutninger - f.eks. i form af henvisninger til lovgrundlag, praksis fra tidligere og lignende. Men beslutningsstøtte står bare langtfra alene som it-mål:

»Det er jo et uomgængeligt faktum, at effektivisering fører til reduktion i manuelle opgaver og dermed reduktion i behovet for arbejdskraft.«

»Det fører til modstand mod digitalisering. Og så begynder argumenterne med, at ’lige præcis den måde, vi gør det på, er ikke omfattet af det her system’, og ’vi har så mange specielle processer, at it-systemet ikke kan anvendes hos os’. Men det er ofte skinargumenter,« siger hun.

Professor Kim Normann Andersen, også fra CBS, har tidligere i Version2 udtalt, at det er ledelsernes ansvar, at der sættes klare mål med digitaliseringen, herunder at sikre, at der udveksles både gode og dårlige erfaringer på tværs af forvaltningsgrene og kommuner.

Læs også: It-professor på CBS: Topledelse i i Københavns Kommune ansvarlig for ringe it-gevinstmåling

Også i forhold til at tage it-systemerne til sig skal ledelsen træde i karakter, fastslår Helle Zinner Henriksen:

»Man må have ledelsen på banen, så de kan fortælle, at nu gør vi det på den her måde. For ofte vil indvendingerne være skinargumenter, fordi man er bange for at miste sit job. Det er både forståeligt og helt naturligt,« siger hun.

Problem med modstand mod digitalisering er velkendt i den offentlige sektor:

»Der er vanvittig udbredt. Statens forrige digitaliseringsstrategi var drevet af, at vi mangler kolde hænder- altså at effektivisering kunne føre til, at man fik et nyt job. Men i dag er det slet ikke virkeligheden i styrelser og kommuner. Nu ved alle godt, at it-dagsordenen handler om besparelser, og derfor er medarbejderne selvfølgelig mindre tilbøjelige til at understøtte digitaliseringsprojekterne. For i virkeligheden kan de være med til overflødige en selv eller en kollega,« siger hun.

Læs også: Københavns Kommune ignorerer it-succeser fra ildsjæle

Scenarierne kender mange fra bankerne i 1980’erne og 1990’erne, hvor mange manuelle arbejdsgange blev digitaliseret og medarbejdere fyret i hobetal.

Hun peger samtidig på, at også effektiviseringskonsulenterne er med til at sprede skræk for, at digitalisering fører til nedlagte job. Når man eksempelvis sammenlægger fem minutters besparelse i en blankethåndtering, som er gået fra en manuel til digitaliseret arbejdsgang, og ganger det op med 25.000 blanketter på et år og herefter fluks mener, der er basis for et nedmande med 1,4 årsværk.

Det er, hvad der i konsulentverdenen kaldes McKinsey-valuta – altså når man upfront høster økonomiske gevinster, selv om effektiviseringerne ikke nødvendigvis er mulige at kapitalisere.

»Det er en samlebåndslogik, som nok giver god mening, hvis man pakker chokolader i æsker og her fjerner et led og sparer et sekund. Men med varme hoveder så er det langt sværere at høste de minutter, man sparer. Det vil ofte blive anvendt på refleksion eller mere kvalitet i arbejdsgange, der er præget af skønsmæssige overvejelser,« siger hun.

Den eneste udvej for hende er, at ledelsen står fast på at gennemføre projekterne.

»Det så vi også i bankerne. Her holdt ledelsen fast. Det kan man i den private sektor. Men samtidig må ledelser og politikere også erkende, at med det omfattende tilsyn af, om den offentlige forvaltning sagsbehandler korrekt, så kommer der mange skøn og overvejelser ind i arbejdsgangene, som modvirker mulighederne for effektivisering,« siger hun.

Helle Zinner Henriksen peger dog også på, at gevinstrealiseringen ved it-projekter i kommunerne kan lide under, at man overser et behov for at bevare telefon- og e-mail-adgang til forvaltningerne trods etablering af selvbetjeningsløsninger.

Ligeledes ses det også ofte, at sagsbehandlerne selv efter implementering af ny it er nødt til at copy-paste fra et system til et andet – eller i værste fald printe ud og taste oplysninger ind i et andet system.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (12)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Kim Christiansen

At det har så meget med frygt for sit job at gøre. Det handler nok meget om, at det offentlige har med mennesker at gøre. Man skal vel ikke være den store forsker for at se, at banker nemt kan "effektivisere", da det i bund og grund handler om at flytte på tal. Det forklarer dog også hvordan flere og flere borgere end i ingenmandsland, fordi de endt mellem to eller flere "systemer".

Og så vil jeg godt lige tilføje, at alle de systemer jeg har brugt, som offentlige ansat, har været af ekstrem ringe kvalitet og da lovgivningen er blevet så indviklet, så er det praktisk talt umuligt at lave et system, der kan tage alle de forskellige undtagelser og udregninger i betragtning.

Og hvis du tager ud i befolkningen og spørger, om de synes digitaliseringen er en fantastisk ide, så er jeg ret sikker på, at mange af dem er lige så stor modstandere af det.

Men da kommunerne nu er fyldt til bristepunktet af konsulenter, som ikke har andet end digitalisering i ærmet, så er det svært at se, hvordan det skal gå anderledes.

  • 10
  • 2
Mads Hjorth

Jeg kommer til at tænke på begrebet 'hot head', men det virker ikke som træk jeg ville ønske min sagsbehandler har...

Også er det nok også mange andre grunde til at 'skygge-it' kan have svært ved at finde bred udbredelse... Fx

  • anvendelsesmønsteret i den anden forvaltning er lidt anderledes

  • der er etableret få integrationer så eksisterede data bliver ikke genbrugt

  • der er etableret for mange integrationer så løsninger er rigtig svært at holde vedlige når de andre systemer ændres

Generelt i min erfaring at offentlig ansatte godt kan 'tænke sig selv væk', og være med til at beskrive en vision der er til borgerens bedste. At det så kan være lidt sværere at få den vision ikke ledelsen er en anden sag. For slet ikke at tale om at få ledelserne i flere organisationer med på ideen... samtidigt...

  • 2
  • 0
Claus Bobjerg Juul

Dog kan der drages tvivl om hvordan implementering håndteres.
Som der står skrevet hvis systemerne samler informationerne og reducerer antallet af gange at medarbejderne skal taste de samme oplysninger ind igen, så er jeg sikker at projekterne ville forløbe langt bedre.
Ledelsen skal ikke bare effektivisere, de skal også stå for forandringsledelse, hvilket i digitaliseringsprojekter er super vigtigt.

  • 1
  • 1
Maciej Szeliga

...det er godt at nogen anden siger det højt vi alle godt vidste, det kan være at dette få aktiveret hjernen hos de beslutningstagere (chefer og politikere) som kommer med de der digitaliseringsinitiativer.

Jeg mener ikke der er noget galt med digitalisering men det skal gennemføres rigtigt og med de rigtige motiver.

Desuden skal man gøre op med det der ukritiske "5 min kan bare ganges op til år når det passer os" mentalitet.

SKAT er nok det værste eksempel på digitalisering: Vi fyrer medarbejderne allerede INDEN vi har skyggen af et kørende system.

  • 9
  • 0
Bent Okholm

Hver enkelt kan vælge om de vil deltage i digitaliseringen / effektiviseringen. De der vælger at deltage har gode muligheder for at udvikle deres job - eller finde et andet. De der arbejder imod kan følge typografer m.fl.
Mange ønsker færre "kolde hænder" og flere "varme hænder". Fornuftig automatisering kan frigøre ressourcer og bidrage så der bliver mulighed for flere "varme hænder".
Dårlige IT-systemer ligger et helt andet sted.

  • 0
  • 8
Søren Skaarup

Naturligvis kan digitaliseringen få nogen til at frygte for deres job. Men mine (i denne sammenhæng uvidenskabelige) erfaringer fra mange år i det offentlige, både som medarbejder og leder - og nu som konsulent er, at det først og fremmest er en (ofte berettiget) frygt for at digitaliseringen overser, udgrænser eller på anden måde vanskeliggøre praktiseringen af centrale faglige kvaliteter i arbejdet, der er på spil. Digitaliseringen gør det for ofte (men selvfølgelig ikke altid) vanskeligere at udføre det man ser som kerneopgaven og, (som et andet indlæg rigtigt påpeger) reducerer den menneske-til-menneske kontakt som ofte er vigtigt både for medarbejderen og borgeren. Denne kontakt er ikke "bare" et spørgsmål om "vaner" eller "følelser" (selv om begge disse faktorer er noget man også burde tage langt mere alvorligt end man gør), men ikke sjældent også en væsentlig faktor i at sikre den samlede faglige kvalitet. Når dertil så kommer løsninger der til tider er teknisk og brugervenlighedsmæssigt uheldigt udformede (for nu at sige det pænt), er det intet under at offentligt ansatte ofte har en, velbegrundet, sund skepsis når det drejer sig om digitalisering. Nogle er sikkert "modstandere af forandring" - men det er der, fornemmer jeg, i dag ikke mange der reelt er. Hvis der er modstandere af noget er dårligt gennemtænke, dårligt udførte forandringer der bygger på manglende kendskab til de faglige kerneværdier og processer og ofte på en begrænset respekt både for medarbejderne og de borgere det "går ud over"

  • 5
  • 0
Søren Skaarup

Til Bent Okholm: Alle offentligt ansatte der i et eller andet omfang har andre menneskers velbefindende (fysisk, psykisk, eller socialt) i deres hænder - og er i direkte kontakt med disse mennesker, er "varme hænder". Det gælder også borgerservicemedarbejderen, sagsbehandleren i ydelsescentret og jobkonsulenten. Reelt er det kun dem der sidder i rene administrative funktioner der kan karakteriseres som "kolde hænder" - selv om det egentlig også er en nedgørelse af deres arbejde at kalde dem det. Men selv disse "kolde hænder" kan være afgørende for at de "varme" kan udføre deres arbejde. Som Jan Carlzon er citeret for at sige "Hvis du ikke betjener kunderne, er det dit arbejde at betjene nogen der gør det". Så, lad os droppe den der forsimplede "varme/kolde" hænder retorik, og i stedet fokusere på hvad der skaber værdi - for borgerne og for samfundet, og i forhold til servicekvalitet, faglig kvalitet, forvaltningsmæssige kvalitet og samfundsmæssige effekter. Det giver mere mening - ikke mindst i forhold til digitalisering hvor man gerne "overser" en eller flere af disse kvalitetsdimensioner

  • 0
  • 0
Lasse Frøding

Uanset hvor man ser et IT system, så skulle man tro det var direktør sønnen der havde fået opgaven. et nærliggende EKSEMPEL er WINDOWS 10, hvis man skal slukke maskinen, så skal man igennem 3 tryk, ikke som tidligere 2 tryk. Det øger uforståeligheden for brugeren voldsomt, og de kan kun tage afstand fra IT systemerne herefter. Den store brug af OBJEKT ORIENTERET PROGRAMMERINGS SPROG skaber en kaskade af uforudsete IT-fejl.

  • 2
  • 13
Log ind eller Opret konto for at kommentere