Farcen er afblæst: Ingen grund til underskrift i e-mails fra kommunen

Der er ingen regler om, at en e-mail skal underskrives med blæk, siger Ombudsmanden. Alligevel bruger kommuner millioner af kroner på at indscanne underskrifter til digital post.

Når en borger modtager et officielt svar fra kommunen, skal det indeholde navn på sagsbehandleren samt underskrift ? også når det sker via e-mail.

Sådan bliver reglerne fortolket i dag af kommunerne, men det er helt misforstået, siger ombudsmand Hans Gammeltoft-Hansen. Der er faktisk ingen krav om en håndskrevet underskrift i en e-mail. Det skriver Ritzau.

Kommunernes alt for stramme fortolkning af reglerne betyder, at der bliver spildt meget arbejdstid på indscanning. Når et brev til en borger skal sendes digitalt, sker det nemlig ved først at skrive brevet på computeren, printe det ud, underskrive, scanne papiret ind og så vedhæfte den.

Hos Københavns Kommune vurderer man, at ekstra-arbejdet koster 20 millioner kroner om året. Tidligere har kommunernes organisation KL derfor krævet, at reglerne blev lavet om, og i sidste uge gik finansminister Claus Hjort Frederiksen også med til at droppe kravet.

Læs også: Finansministeren vil afskaffe underskriftkrav på digital post

Men hele balladen er opstået på grund af en misforståelse, lyder det altså fra Ombudsmanden, som oven i købet tidligere har meldt ud, at reglerne slet ikke skal læses så bogstaveligt.

»Selv når det gælder fysiske breve, er der ikke krav om, at man skal underskrive i hånden. Der er altså på alle måder tale om en misforståelse, siger Hans Gammeltoft-Hansen til Ritzau.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (10)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#1 Nikolai Beier

Det er en klar fordel at nedskrevne regler skrives (og kommenteres) så de kan forstås entydigt, uden brug af implicite/underforståede fortolkninger.

Denne sag om underskrifter forekommer mig at være et symptom på dårligt skrevne regler. Jo dårligere lovtekster, jo sværere må det blive at lave værktøjer (software) til at håndtere dem. Hvor mange af den omtalte slags misforståelser findes der i Danmark?

Mangler der ikke en slags "bug report"-system til dansk og EU's lovgivning? Et sted hvor man kan indrapportere tvetydigheder, uklar tekst, anmodninger om refaktorering af snørklede tekster, der kan omskrives uden at ændre resultatet osv. ?

  • 0
  • 0
#2 Morten Hattesen

symptom på dårligt skrevne regler.

Nu kunne jeg forestille mig, at reglen der fortolkes måske er 50 år gammel, fra før både tekstbehandling og email var opfundet. Og det kan være svært at tage højde for en fremtidig teknologisk udvikling. Hvis en lovtekst skal kunne fortolkes i en ny teknologisk tidsalder skal den nødvendigvis formuleres lidt abstrakt, hvilket naturligt giver rum for fortolkning.

I modsætning hertil må Koranen nævnes, der 1.400 år efter sin tilblivelse stadig bliver fortolket bogstaveligt - af nogle.

  • 0
  • 0
#3 Flemming Jacobsen

Istedet for at spilde tid med at skrive emails ud, for derefter at scanne dem ind så at der kommer underskrift med kunne kommunen jo gøre som alle os andre. Udstede en official arbejdssignatur for alle medarbejdere så at de kan skrive emailen under digitalt. På den måde spildes der ikke tid med at skrive ud og scanne ind.

  • 0
  • 0
#4 Nikolai Beier

Ombudsmandens sidste pressemeddelelse: http://www.ombudsmanden.dk/nyt_og_presse/alle/krusedulle/

Den længere forklaring fra 2008: http://www.ombudsmanden.dk/nyt_og_presse/alle/breve_skal_vaere_underskre...

Han definerer stadig ikke hvad en underskrift er, men det lyder til at det helst skal være mere end bare at sagsbehandlerens navn står i klar tekst på brevet (eller i emailen eller et elektronisk dokument).

Men formålene er beskrevet: * Man skal kunne se hvem der har taget en afgørelse/behandlet sagen/bestemt brevets indhold * Det skal helst ikke vær alt for nemt at forfalske afsenderen.

Det lyder implicit til at Ombudsmanden fortæller at det er fint at have et billede af en persons håndskrevne underskrift, man kan sætte ind i sine elektroniske dokumenter, fordi det giver en lidt bedre sikkerhed for at det ikke er et forfalsket dokument.

Så en digital signatur, som modtageren kon kontrollere, er fint til emails, men at afsenderen indsætter et billede af sin egen håndskrevne underskrift er også acceptabelt, ifølge lovpraksis.

Det er da synd at kommunerne ikke fik fat i budskabet fra lovgiverne (og retspraksis), og at kommunikationen er så dårlig. Mon de kan lære noget og blive bedre til at "dele deres viden"?

  • 0
  • 0
#8 Knud Larsen

Det må være en jurist, der har udformet de regler. Samme stand har jo kæmpet mod fremskridtet, fordi de ikke forstår det, og for at mele egen kage. Det er fuldstændig ligegyldigt. Man kan jo ikke stole på noget fra det offentlige. Men derfor kan emails være en hjælp til at opklare mange spørgsmål. I øvrigt kommer der masser af beve uden afsender navn i forvejen. Det vigtige er: (læs det nu rigtigt) - en ansvarlig person, dvs et navn, der viser, hvem der behandler sagen! - evt internt certifikat, så man kan være sikker på det ikke misbruges af en anden person!

I øvrigt havde det været klædeligt om vi efter mange forkludrede og politisk or markedsmæssige fejlslag havde været dejligt med et fungerende certifikatsystem i Danmark, så havde vi været foruden denne unødvendige debat.

  • 0
  • 0
#9 Morten Hattesen

Behøver vi den type bemærkninger på en teknisk debatside??

Næ, det behøver vi ikke, men analogien synes jeg er meget præcis. Mit argument drejede sig om, hvor let det er at skrive regler, der skal fortolkes i en anden tidsalder/teknologisk kontekst, og på netop dette punkt er visse religiøse skrifter meget relevante.

Jeg forholdt mig ikke til det religiøse spørgsmål i sig selv, eller indholdet i skrifterne, så jeg synes faktisk ikke at min kommentar var upassende - men lader mig gerne påvirke af at andre ikke ønsker at man i dette forum relaterer juridisk/tekniske aspekter ind i en ikke-juridisk/teknisk sammenhæng.

  • 0
  • 0
#10 Henrik Biering Blogger

... overhovedet at sende emails med personlige oplysninger til borgere.

Send istedet et link både pr. mail og SMS til myndighedens hjemmeside - eller bedre borger.dk, hvor borgeren ved valgfri indlogning med digital signatur eller NemID får adgang til dokumentet.

  1. Flere opdager at der overhovedet er en besked idet ca. 33% kun læser deres mail-indboks ifm registrering til tjenester, mens mange flere opdager indkommende SMS'er

  2. Meddelelsen er autentificeret ved at den ligger på borger.dk eller myndighedens side

  3. Sikring af forbindelsen er helt triviel ift brug af email.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere