Farcen er afblæst: Ingen grund til underskrift i e-mails fra kommunen

6. december 2010 kl. 12:189
Der er ingen regler om, at en e-mail skal underskrives med blæk, siger Ombudsmanden. Alligevel bruger kommuner millioner af kroner på at indscanne underskrifter til digital post.
Artiklen er ældre end 30 dage

Når en borger modtager et officielt svar fra kommunen, skal det indeholde navn på sagsbehandleren samt underskrift ? også når det sker via e-mail.

Sådan bliver reglerne fortolket i dag af kommunerne, men det er helt misforstået, siger ombudsmand Hans Gammeltoft-Hansen. Der er faktisk ingen krav om en håndskrevet underskrift i en e-mail. Det skriver Ritzau.

Kommunernes alt for stramme fortolkning af reglerne betyder, at der bliver spildt meget arbejdstid på indscanning. Når et brev til en borger skal sendes digitalt, sker det nemlig ved først at skrive brevet på computeren, printe det ud, underskrive, scanne papiret ind og så vedhæfte den.

Hos Københavns Kommune vurderer man, at ekstra-arbejdet koster 20 millioner kroner om året. Tidligere har kommunernes organisation KL derfor krævet, at reglerne blev lavet om, og i sidste uge gik finansminister Claus Hjort Frederiksen også med til at droppe kravet.

Artiklen fortsætter efter annoncen

Men hele balladen er opstået på grund af en misforståelse, lyder det altså fra Ombudsmanden, som oven i købet tidligere har meldt ud, at reglerne slet ikke skal læses så bogstaveligt.

»Selv når det gælder fysiske breve, er der ikke krav om, at man skal underskrive i hånden. Der er altså på alle måder tale om en misforståelse, siger Hans Gammeltoft-Hansen til Ritzau.

9 kommentarer.  Hop til debatten
Denne artikel er gratis...

...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.

Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.

Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.

Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.

Debatten
Log ind eller opret en bruger for at deltage i debatten.
settingsDebatindstillinger
1
6. december 2010 kl. 12:49

Det er en klar fordel at nedskrevne regler skrives (og kommenteres) så de kan forstås entydigt, uden brug af implicite/underforståede fortolkninger.

Denne sag om underskrifter forekommer mig at være et symptom på dårligt skrevne regler. Jo dårligere lovtekster, jo sværere må det blive at lave værktøjer (software) til at håndtere dem. Hvor mange af den omtalte slags misforståelser findes der i Danmark?

Mangler der ikke en slags "bug report"-system til dansk og EU's lovgivning? Et sted hvor man kan indrapportere tvetydigheder, uklar tekst, anmodninger om refaktorering af snørklede tekster, der kan omskrives uden at ændre resultatet osv. ?

2
6. december 2010 kl. 13:25

symptom på dårligt skrevne regler.

Nu kunne jeg forestille mig, at reglen der fortolkes måske er 50 år gammel, fra før både tekstbehandling og email var opfundet. Og det kan være svært at tage højde for en fremtidig teknologisk udvikling. Hvis en lovtekst skal kunne fortolkes i en ny teknologisk tidsalder skal den nødvendigvis formuleres lidt abstrakt, hvilket naturligt giver rum for fortolkning.

I modsætning hertil må Koranen nævnes, der 1.400 år efter sin tilblivelse stadig bliver fortolket bogstaveligt - af nogle.

3
6. december 2010 kl. 14:01

Istedet for at spilde tid med at skrive emails ud, for derefter at scanne dem ind så at der kommer underskrift med kunne kommunen jo gøre som alle os andre. Udstede en official arbejdssignatur for alle medarbejdere så at de kan skrive emailen under digitalt. På den måde spildes der ikke tid med at skrive ud og scanne ind.

4
6. december 2010 kl. 14:25

Ombudsmandens sidste pressemeddelelse:http://www.ombudsmanden.dk/nyt_og_presse/alle/krusedulle/

Den længere forklaring fra 2008:http://www.ombudsmanden.dk/nyt_og_presse/alle/breve_skal_vaere_underskrevet/Breveskalvreunderskrevet.pdf

Han definerer stadig ikke hvad en underskrift er, men det lyder til at det helst skal være mere end bare at sagsbehandlerens navn står i klar tekst på brevet (eller i emailen eller et elektronisk dokument).

Men formålene er beskrevet:

  • Man skal kunne se hvem der har taget en afgørelse/behandlet sagen/bestemt brevets indhold
  • Det skal helst ikke vær alt for nemt at forfalske afsenderen.

Det lyder implicit til at Ombudsmanden fortæller at det er fint at have et billede af en persons håndskrevne underskrift, man kan sætte ind i sine elektroniske dokumenter, fordi det giver en lidt bedre sikkerhed for at det ikke er et forfalsket dokument.

Så en digital signatur, som modtageren kon kontrollere, er fint til emails, men at afsenderen indsætter et billede af sin egen håndskrevne underskrift er også acceptabelt, ifølge lovpraksis.


Det er da synd at kommunerne ikke fik fat i budskabet fra lovgiverne (og retspraksis), og at kommunikationen er så dårlig. Mon de kan lære noget og blive bedre til at "dele deres viden"?

5
6. december 2010 kl. 17:37

Jeg bliver lidt bekymret, når folk taler for et billede af en underskrift, i et elektronisk dokument.

Hvor svært er det at fiske dette billede ud af et dokument, og bruge det i andre sammenhænge??

6
6. december 2010 kl. 17:48

det er vel lige så nemt, som det er i dag. Du kan også "fiske" underskiften ud af det nu og bruge det i anden sammenhæng. Burde kunne lave det således der er en digital signatur af en ting.