Få mere ud af din it med pixi-bøger og gå-hjem-møder

Der kan opnås effektiviseringer af it med simple muligheder. I stedet for ny it skal den gamle udnyttes bedre med mindre frustration i dagligdagen til følge. Sådan lyder rådet fra konsulent med ph.d. i baglommen.

Der er tid og frustrationer at spare ved at kigge på, hvordan eksisterende it og software kan udnyttes bedre.

Sådan lyder budskabet fra Klaus Jul Jeppesen fra virksomheden Proaktiv Brugersupport. Han har en ph.d. i samme emne fra IT Universitetet i København, og derudover har han erfaringer som it-chef for DTU og industrivirksomheden ABB.

»Baggrunden er, at jeg har forsket i emnet i starten af årtusindet. I eksempelvis Australien viser undersøgelser, at folk bruger mellem fem og ti procent af arbejdstiden på at hjælpe deres kolleger med it-problemer.«

Det kan være banale problemer som printere, der ikke vil gøre det de skal, men det kan også være mere alvorlige problemer, som en projektleder, der ikke ved hvordan man foretager månedsafslutning i et økonomistyringsprogram, fordi det relevante menupunkt ikke findes i hans tilrettede udgave af programmet.

Det kan i sidste ende betyde, at strategiske beslutninger tages på et forkert grundlag.

»Jeg sammenligner det tit med den vaskemaskine, du og jeg har derhjemme. Der er 80 programmer, og vi bruger fem af dem. Det kunne godt være, at vores tøj blev vasket bedre, hvis vi brugte nogle af de andre programmer.«

Forkert konfiguration giver skæv udnyttelse

Fordi brugerne vænnes til bestemte arbejdsgange, benyttes software ofte mindre end optimalt. Softwaren bliver udnyttet skævt.

»Al software i dag kan konfigureres, så alle medarbejdere sætter det op på en måde, som de synes er sjov, men der er ikke nogen, der siger, at det er dem optimale måde at udnytte det på i virksomheder.«

Der bruges penge på undervisning når der kommer ny it til, men undervisningen knyttes ikke til den måde og de arbejdsgange, som anvendes konkret i virksomheden. Det kunne også være, at softwaren blev bedre udnyttet ved at omlægge arbejdsgange.

»Tit er undervisningen ikke direkte rettet imod brugernes arbejdssituation, men mere mod det generelle: hvad kan det her værktøj, vi lige har fået ind af døren.«

Individuel undervisning er vejen frem

Ofte benyttes klasseundervisning, når medarbejder skal indkøres i ny software, men en mere effektiv metode er at undervise ved brugerens pc, hvor problemet opstår.

»Hvis man har en organisation, hvor brugernes tid er væsentlig dyrere end supporten, så er det det, man skal kigge på, og ikke om der går en ekstra læretime. Det er ikke hvad det koster i undervisning, det er hvad det koster i tabt arbejdsfortjeneste.«

Pixi-bøger og gå-hjem-møder kan være to simple bud på vejen frem mod bedre udnyttet it.

Med Pixi-bøger mener Klaus Jul Jeppesen små, hjemmelavede manualer, der gennemgår de opgaver, som kun udføres en gang imellem, så som månedsrapporter eller kvartalsrapporter.

»Jeg kan huske fra min tidligere tid et sted, hvor månedsopgørelsen gav problemer i salgsafdelingen, og det viste sig, at hvis en ordre ikke var lukket på den rigtige måde i systemet, så kom den ikke med i statistikken. Og det generede folk hver gang.«

Her kunne en ændret arbejdsgang løse problemerne.

På gå-hjem-møderne kan man spørge medarbejderne, hvilke to eller tre problemer, der generer dem mest. Det viser sig tit, at det er de samme problemer, som medarbejderne slås med. Det kan formidle løsninger, som allerede er kendte, og give supporterne en ide om, hvilke uløste problemer som deles af mange brugere.

Det er dyrt at rette i software, og derfor er den vej i praksis ikke farbar.

»Derfor er det bedre at fokusere lidt mere på, hvad kan vi få ud af den software, vi har købt.«

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (6)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Nikolaj Brinch Jørgensen

Det er dyrt at rette i software, og derfor er den vej i praksis ikke farbar.

Det her er da hen i skoven. Noget er dyrt, hvis det koster mere end det har af værdi, ellers koster det bare mange penge.
Rettelser til software koster kun meget/er dyrt, hvis man har sat en proces op som gør det dyrt, eller værre hvis man ingen proces har. Faktisk er det muligt at have en fuld automatisering af tilrettelser af software, vores venner fra Google gør det hele tiden.

Ja ja, jeg er bare så træt af de her fortærskede vendinger, der er nogen af os der arbejde med rent faktisk at gøre software produktion billigere.

I øvrigt kan de jo bare få rettet deres software i Indien her er det billigere.

Indlægget er fint nok, men det han siger er hen i skoven.

Software rettelser for dem er dyrt, så vi retter ind og bruger noget dyrt indkøbt software der ikke gør som vi vil, og så bygger vi work around på work around, dokumenteret i pixi bøger - super, dejligt, det er vejen frem.
Det er da tilbageskridt af dimensioner....

Nå godnat.

  • 0
  • 0
Nikolaj Brinch Jørgensen

@Anne-Sofie: Nemlig - enig! Det var også bare en sarkastisk joke. Du har helt ret, offshore er faktisk ofte dyrt.

Det dyreste at flytte er viden.
Det er det man prøver med offshoring i øjeblikket.
Forretningsmodellen i brug til offshoring af udvikling er den som bruges når man vil flytte en skoproduktion til Kina.

Det er til grin, og endnu mangle de store spillere at komme ud med en masse rosende positive historier om deres offshore eventyr.

  • 0
  • 0
Klaus Jul Jeppesen

Der findes masser af IT, som almindelige mennesker hver dag er nødt til at bruge for at udføre deres arbejde. Der er ingen, der med mindre de får rigtig mange penge for det, vil ændre i disse systemer. Hvis de var så nemt kunne vi jo alle gøre det eller hvad? Nej sandheden er, at man er nødt til at leve med det og så er mit forslag at få det bgedste ud af det. Det viser sig, at mange af de problemer brugerne har kan forebygges, så de ikke opstår. Det giver brugerne en meget bedre arbejdsdag og det er mange penge værd.
Nej - er noget hen i vejret, så er det forestillingen om, at vi bare sender en email til Indien og så vupti får noget godt gratis tilbage.

  • 0
  • 0
Nikolaj Brinch Jørgensen

Der findes masser af IT, som almindelige mennesker hver dag er nødt til at bruge for at udføre deres arbejde. Der er ingen, der med mindre de får rigtig mange penge for det, vil ændre i disse systemer. Hvis de var så nemt kunne vi jo alle gøre det eller hvad?

Det er fint at forholde sig til hvordan virkeligheden er mht. uhensigstmæssige systemer der allerede er implementeret.

Men dette må være as-is, og det er da netop ikke en tankegang vi skal føre videre i livet. Der skal vi da sørge for at software laves så det er relativt billigt at tilrette, og nemt at benytte.

Det er som om at alle systemer lavet for offentlige midler er dem vi taler om (måske med undtagelse af noget software der kommer fra Redmond Seattle). Det som de store lukkede vi-ved-bedst siloer har udviklet.

Nej sandheden er, at man er nødt til at leve med det og så er mit forslag at få det bgedste ud af det.

Nej det er man ikke nødt til, man har altid et valg. Tog du lige patent på sandheden her? :-)

Det viser sig, at mange af de problemer brugerne har kan forebygges, så de ikke opstår. Det giver brugerne en meget bedre arbejdsdag og det er mange penge værd.

Det viser sig at ved at tilrette softwaren efter brugernes ønske, får de det de beder om, og en endnu bedre arbejdsdag, og det er endnu flere penge værd.

Nej - er noget hen i vejret, så er det forestillingen om, at vi bare sender en email til Indien og så vupti får noget godt gratis tilbage.

Det er for dumt sagt, det har ingen påstået. Det virker ærlig talt som om du bliver personlig fornærmet over at jeg er uenig i det du skriver.

  • 0
  • 0
Lasse Buck

Det er snævertsynet at tro at denne diskussion er it-specifik. De centrale pointer kan skrives uden at nævne it:

Hvordan kan tid og ressourcer udnyttes bedre? De er de færreste arbejdsprocesser i en virksomhed, der er så optimale at de ikke kan forbedres.

Ressourcer kan ofte udnyttes bedre ved at omlægge arbejdsgange (processer)

Det er ikke i sig selv bekymrende at folk bruger tid på at hjælpe deres kolleger, men det er værd at undersøge om det er den samme viden, som formidles om og om igen, og om det er de samme problemer som løses gang på gang - og naturligvis bør man skabe sig et overblik over hvad manglende/forkert viden koster i tabt produktivitet.

Den bedste business case opnås, når undervisningen er målrettet imod eksisterende processer, således at den tilegnede viden er direkte anvendelig.

God undervisning er involverende, f.eks. hands-on og case-baseret.

God undervisning kan skabe yderligere værdi, hvis den samtidig sikrer den feedback som er nødvendig for at kunne forbedre de eksisterende processer.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere