ESDH-farce: Sender udprintede e-mails 137 kilometer med lastbil

Statsforvaltningen Midtjylland bekender sig til papirbaseret sagsbehandling. E-mails bliver således printet, journaliseret ? og sendt med lastbil fra Ringkøbing til Århus. Ekspert kalder sagsgangen 'et digitalt rædselskabinet.'

Statsforvaltningen Midtjylland modtager knap halvdelen af de indgående sager elektronisk som e-mails. Efter modtagelsen bliver e-mailen printet, journaliseret og lagt i en fysisk sagsmappe.

Herefter kører en lastbil hver eftermiddag de 137 kilometer fra Ringkøbing til Århus med den del af papirbunkerne, der skal til myndighedens Århuskontor.

Alt sammen, fordi Statsforvaltningen stadig har papirbaseret sagsbehandling og endnu ikke har indført elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH).

Direktør i Statsforvaltning Midtjylland, Torben Sørensen, erkender at virkeligheden ser ud som beskrevet, men skyder skylden for den manglende digitalisering på en række ændringer af, hvilket ministerium, Statsforvaltningen hører under.

»Der har været tiltag til at indføre ESDH for et par år siden. Det var et fælles projekt for den daværende koncern i Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Men så havnede vi under Velfærdsministeriet, der allerede selv havde indført ESDH, men arbejdede med et projekt om systemmodernisering i Statsforvaltningerne, herunder ESDH. Nu er vi så tilbage i det ministerium, hvor vi kom fra, men uden ESDH,« siger Torben Sørensen og tilføjer, at landets statsforvaltninger dog har planer om at sende et samlet ESDH-projekt i udbud.

Hvorfor sender I ikke bare den elektroniske post videre pr. e-mail?

»Det kunne vi også godt gøre, men sagsbehandleren sidder alligevel ikke og venter på, at netop den e-mail skal tikke ind. Hvis en mail giver anledning til en ny sag, så skal sagsbehandleren også have sagsomslaget. Vi har brug for at have tingene samlet. Hvis sagsbehandleren får indbakken fuld af andre sager, end dem han sidder med, kommer der ekstra arbejde. Hver medarbejder har jo mange sager i gang hele tiden,« forklarer Torben Sørensen.

Han forklarer dog også, at den konkrete medarbejder har adgang til den elektroniske version af indkomne e-mails i en sag, men at langt de fleste svar alligevel kommer retur via det rødklædte postbud.

»Problemet er, at næsten alle sager indeholder personfølsomme elementer, og at folk typisk sender e-mail uden digital signatur. Derfor er vi nødt til at sende svaret som almindelig post,« siger han.

Ekspert: Som taget ud af det digitale rædselskabinet

Molbohistorien om at konvertere den digitale henvendelse til analoge papirer vækker undren hos ekspert i digital forvaltning, professor Kim Normann Andersen fra CBS.

»Det er en historie taget direkte ud af det digitale rædselskabinet. Hvis man spørger dem, om de kan modtage henvendelser digitalt, vil svaret være ja, men når sandheden kommer frem, er det et rædselskabinet, hvor ligene vælter ud,« siger Kim Normann Andersen.

Socialdemokraternes it-ordfører Yildiz Akdogan ryster på hovedet af, hvor langt Statsforvaltningen er kommet med digitaliseringen af sagsgangen.

»Det er fuldstændig langt ude. Det virker absurd på mig. Det er jo et kæmpe spild af resurser, ikke mindst af papir, og det udhuler effektivt tankegangen om grøn it,« siger Yildiz Akdogan.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (17)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#2 Esben Nielsen

Al den digitalisering virker ikke. Det er ofte meget nemmere med papir. Jeg forstår ganske udemærket, at man gerne vil have det hele samlet i en mappe. Når selv noget så simpelt, som at bruge krypterede mails, ikke er på plads, er der meget langt igennem til, at man effiktivt kan digitalisere sådant en mappe.

Jeg sidder i en softwaregrupper, som bruger SCRUM. Vi planlægger vi også med papirlapper på en opslagstavle. Det er alt for tungt at bruge en skærm til de daglige møder.

  • 0
  • 0
#4 Henrik Mikael Kristensen

Problemet er, at næsten alle sager indeholder personfølsomme elementer, og at folk typisk sender e-mail uden digital signatur.

Jeg ved godt det er for simpelt og nemt og at det derfor ikke kan accepteres, men hvad med at sende krypterede filer via SFTP til destinationen og send passwords separat med posten eller kurer?

Det er nemmere end email og kan låses bedre ned, så uvedkommende ikke umiddelbart har adgang til dokumenterne.

Kommer dokumenterne alle mulige steder fra, skal passwords sikkert håndteres på en anden måde, evt. via tidsbegrænsning.

Stephan har sikkert en bedre idé.

Hvis en mail giver anledning til en ny sag, så skal sagsbehandleren også have sagsomslaget.

Hvis sagsbehandleren får indbakken fuld af andre sager, end dem han sidder med, kommer der ekstra arbejde.

Det er et simpelt workflow problem, der kan løses ved brugen af foldere på den server, sagsbehandleren skal have adgang til. Det skal ikke håndteres gennem en email klient, men via sikker filhåndtering. Fornuftigt opsatte permissions afholder folk fra af læse/pille i de forkerte sager/filer.

Email klienter er tåbelige at bruge til filhåndtering. Brug nu de korrekte værktøjer.

Jeg undskylder på forhånd brugen af gratis (og evt. frie) hyldevareløsninger, der lugter af langskægget UNIX.

  • 0
  • 0
#5 Jakob I. Pagter

Jeg ved godt det er for simpelt og nemt og at det derfor ikke kan accepteres, men hvad med at sende krypterede filer via SFTP til destinationen og send passwords separat med posten eller kurer?

Det er nemmere end email og kan låses bedre ned, så uvedkommende ikke umiddelbart har adgang til dokumenterne.

Nemmere? Som jeg læser citatet, snakker vi om kommunikation til Hr. og Fru Jensen.

  • 0
  • 0
#6 Henrik Mikael Kristensen

Som jeg læser citatet, snakker vi om kommunikation til Hr. og Fru Jensen.

Som jeg læser artiklens første to afsnit er Hr. og Fru Jensen slet ikke indblandet i problemet:

Efter modtagelsen bliver e-mailen printet, journaliseret og lagt i en fysisk sagsmappe.

Herefter kører en lastbil hver eftermiddag de 137 kilometer fra Ringkøbing til Århus med den del af papirbunkerne, der skal til myndighedens Århuskontor.

  • 0
  • 0
#7 Peter Favrholdt

Mapper på et netværksdrev, med sticky bit så filer ikke kan slettes ved en fejl? En mappe pr. sag. Mails og dokumenter gemmes manuelt heri og navngives efter journalnummer. Et cron-job der indekserer og laver et par html-sider med indeks? Rsync og backup-strategi. Adgangskontrol. Hvor langt kunne man komme med en dygtig programmør i en uge?

  • 0
  • 0
#9 Jakob I. Pagter

Kontekst. Det citat du starter med at citere omhandler svar til borgerne. Problemet med at sende frem og tilbage internt i organisationen kan løses på mange måder. Dit forslag er sikkert fint. Det ændrer bare ikke ved at sagsbehandlingen ender ud i et analogt resultat.

Han forklarer dog også, at den konkrete medarbejder har adgang til den elektroniske version af indkomne e-mails i en sag, men at langt de fleste svar alligevel kommer retur via det rødklædte postbud.

»Problemet er, at næsten alle sager indeholder personfølsomme elementer, og at folk typisk sender e-mail uden digital signatur. Derfor er vi nødt til at sende svaret som almindelig post,« siger han.

  • 0
  • 0
#11 Hans Erik Tjelum

Undskyld emneskiftet, men jeg har en næsten lige så god historie omkring et effektivt system.

Det drejer sig om bestilling af en ekstra nummerplade til at montere på en lygtebom bag på bilen. Jeg skulle bruge en sådan ekstra nummerplade, og konen mente bestemt at det da bare kunne bestilles over nettet. Fedt - tænkte jeg, og gik i gang. Lede, lede - fundet - Udfylde formular - betal online - og så kom den. "Du skal nu udprinte formular og kvittering og sende dem i en kuvert til motorkontoret, og du vil modtage din nummerplade om xx dage". Der faldt kæden af. Tænk sig, at der sidder så en person i den anden ende, der skal åbne mit brev og indtaste de oplysninger, som jeg netop lige har indtastet. Det er sgu smart!

  • 0
  • 0
#12 Peter Favrholdt

Persondataloven-hva-for-en-fisk?

Det er klart at der ikke skal bruges FAT32 på en disk der står frit fremme. Men man kan altså sagtens have adgangskontrol og audit-spor af tilgang til filer i et fil-system.

Hvor gemmer ESDH-systemet sine data?

  • 0
  • 0
#13 Ditlev Petersen

For 15-20 år siden blev Otican vist papirløst. Man skannede alt papir ind og det kunne så læses på en skærm. Kombineret med elektroniske dokumenter i et et enkelt dokumenthåndteringssystem, selvflg. bundet sammen til et elegant hele. Det laver vi da på Viborgs Sygehus uden problemer (med registerlovslogning forståes).

  • 0
  • 0
#14 Jesper Mørch

Hvor gemmer ESDH-systemet sine data?

Hvis systemet virkelig er lavet så tosset, at der ikke er indbygget kryptering af filer - eller hvis man ønsker mere kryptering - kan man jo f.eks. benytte EFS e.lign. på diskene. Det giver med al sandsynlighed så bare en langsommere tilgang til filerne, da der konstant skal køre bl.a. en mængde XOR-instruktioner på bitniveau...

  • 0
  • 0
#15 Brian Simonsen

Windows brugere ved ikke hvad sftp er!

Den eneste grund til at den bøvlede (firewalls mm.) og usikre protokol ftp, stadig er så udbredt er at MS tilsyneladende nægter at understøtte andet end smb og ftp til filoverførsel.

ikke engang en webdav klient er med i en standard install af w2k3 (ved ikke om den er kommet i w2k8, sikkert ikke)

jaja, jeg ved at jeg bare kan installere filezilla, men den går sgu' ikke uden videre på kundens server!

  • 0
  • 0
#17 Jan Keller Catalan

Jeg har for en måned siden udfyldt og godkendt min selvangivelse.

Da jeg har et firma, som dog er i bero og derfor uden hverken omsætning, udgifter eller overskud, er der en del felter, jeg skal udfylde ang. regnskab.

Farce 1: Accepten af min selvangivelse forsinkes af, at jeg har indtastet en værdi (nul) i for mange felter og derfor forventer systemet at også andre felter er udfyldt - det er der en SKAT-kuli, som går ind og gør for mig og sender mig en e-mail med besked herom. Glimrende service, men hvorfor er det nødvendigt? Til sammenligning KRÆVER moms-afregningen, at jeg taster nul i alle krævede felter.

Farce 2: Jeg har lige fået et brev fra SKAT med min selvangivelse i, som jeg bedes tjekke og evt. rette - sammen med en folder, som spørger, om jeg har fundet ud af, at SKAT's hjemmeside også kan bruges... Hvorfor får jeg sådan et brev når jeg har både udfyldt og godkendt min selvangivelse og fået tilbagemelding fra SKAT?

Kan vi ikke få stoppet denne skjulte støtte til PostDanmark?

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere