At bygge et nyt intranet op fra bunden trækker normalt tænder ud både økonomisk og tidsmæssigt, men hos Energistyrelsen fik man løst opgaven med et budget på nærmest ingenting samt i alt 1.800 timer internt i den 250-mand store organisation.
Det fortalte Helle Halberg, kommunikationsansvarlig i styrelsen, på et seminar om open source til intranet, som netværket Intra2 holdt tirsdag.
»Vi har lavet alt selv. Fra koden til struktur, logo og design. Det kunne vi gøre, fordi vi selv havde de nødvendige kompetencer internt. Og vi sad alle i samme kontor, så det gik utrolig stærkt. Skulle vi ændre noget ved en knap, skete det på fem minutter, i stedet for at man skulle have fat i konsulenter fra en leverandør,« sagde hun.
Det nye intranet blev lanceret i juni måned og afløste en løsning fra midten af halvfemserne, som stort set ikke blev brugt.
»Vi havde et meget forældet intranet, som kun én person lagde nyt indhold på. Så det var et taknemmeligt udgangspunkt for et nyt intranet,« sagde Helle Halberg.
Da projektet med nyt intranet gik i gang, lå det lidt i kortene, at det skulle være på Sharepoint. Energistyrelsen driver nemlig i forvejen en hjemmeside med Sharepoint og havde dermed en MOSS 2007-licens i huset. Erfaringerne var dog blandede, og beslutningen om en open source-løsning gav sig selv, da budgettet pludseligt forsvandt.
»Jeg havde fået afsat en halv million kroner til et nyt intranet, men på grund af en stram økonomi blev pengene inddraget. Så vi måtte vælge mellem at lave noget selv på open source, eller ikke at få noget nyt intranet. Sharepoint er dyrt at udvikle i,« sagde Helle Halberg.
Fedt at være herre i eget hus
Valget af CMS blev hurtigt snævret ned til Plone eller Drupal, og i sidste ende vandt det PHP-baserede Drupal, fordi det generelt er nemmere at finde PHP-udviklere end Python-kyndige, som Plone kræver.
Intranettet måtte også tænkes ret simpelt, da resurserne var begrænsede.
»Vi skar ind til benet for at nå det. Som en styrelse i staten er man bundet op på mange systemer. Der er derfor næsten ingen integration af andre systemer i intranettet – noget som man ofte bruger et intranet til. Vi kunne også bruge mange færdige moduler, som fandtes til Drupal i forvejen,« forklarede hun.
Da intranettet var lanceret, tog medarbejderne rigtig godt imod det. Faktisk viste en brugerundersøgelse, at hele 99 procent af dem var tilfredse.
»Det er simpelt, men suverænt meget bedre end det, vi havde før. Og Drupals standardsøgemaskine virker. Vi har skullet lære folk, at de nu kan søge i alt indholdet,« sagde Helle Halberg.
Regningen endte på sølle 15.000 kroner, som gik til et seminar for projektgruppen på Helsingør Vandrerhjem. Derudover blev der brugt 700-800 mandetimer på al kodning og design, mens arbejdet med informationsarkitektur og migrering af indhold løb op i cirka 1.000 timer hos kommunikationsfolkene, vurderede hun.
Intranettet bliver hostet hos Statens IT. Men i modsætning til styrelsens hjemmeside på Sharepoint er processen ved deploy af nye funktioner meget nemmere i intranettet.
»At lave intranettet selv har været en helt anden type proces, end vi har været vant til. Vi har selv kunnet styre det hele, og det er en fed fornemmelse ikke at være afhængige af andre,« sagde Helle Halberg.
Samtidigt sparede hun og hendes kolleger en masse spildtid ved at klare alt med interne folk.
»Hvis vi skulle have hyret konsulenter til opgaven, skulle vi have brugt meget tid på at skrive kravspecifikation, udbudsmateriale og holde møder med leverandøren. Det skal man også regne med i det samlede regnskab.«
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
