Email-lastbilen ruller ind i ministeriet: Kan Vestager aflive digital molbo-praksis?

Indenrigsministeren skal tage stilling til, om Statsforvaltningernes praksis med at printe emails og fragte dem ad landevejen til sagsbehandlerne er hensigtsmæssig.

Hvis du sender en e-mail til Statsforvaltningen Midtjylland, bliver den åbnet på hovedkontoret i Ringkøbing. Og hvis sagsbehandleren sidder på lokalkontoret i Aarhus, bliver e-mailen printet, lagt i omslag og næste dag fragtet de 137 kilometer ad landevejen til lokalkontoret.

Alt sammen fordi arkivbestemmelserne kun tillader sager, der enten er fuldt digitale - eller helt papirbaserede.

Læs også: ESDH-farce: Sender udprintede e-mails 137 kilometer med lastbil

Løsningen på den analoge molbohistorie - fuldt digitaliseret sagsbehandling - er i flere omgange blevet forsinket, senest fordi Statsforvaltningernes driftleverandør KMD har døjet med massive driftproblemer, hvor svartider i visse tilfælde har skullet måles i halve timer.

Læs også: Løsning udskudt igen: Printer stadig tusinder af e-mails og fragter dem med lastbil

Men nu kommer Venstres it-ordfører Michael Aastrup Jensen måske Statsforvaltningerne til undsætning med følgende spørgsmål til indenrigsminister Margrethe Vestager:

»Vil ministeren med henvisning til spørgsmål nr. S 2506 undersøge, hvorvidt det er muligt at kompensere fra de gældende arkivbestemmelser, der kræver, at hvis blot en sagsakt er i papirform, skal hele sagen være en papirsag, således at Statsforvaltningen kan undgå at fragte e-mails rundt med lastbil, indtil digital forvaltning er implementeret korrekt?,« skriver Michael Aastrup Jensen i sit § 20-spørgsmål til ministeren.

It-ordføreren beder også Margrethe Vestager forholde sig til, hvorvidt praksissen med email-lastbilen er en god ide:

»Finder ministeren det hensigtsmæssigt, at e-mails til Statsforvaltningen i Midtjylland printes og fragtes med lastbil til sagsbehandlerne i resten af regionen, fordi de gældende arkivbestemmelser kræver, at hvis blot en sagsakt er i papirform, skal hele sagen være en papirsag?,« spørger han videre.

Version2 følger sagen.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (12)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Anonym

En forklaring kan være, at det ligger i systemerne for dokumenthåndtering.
Der er ikke nogen sammenhæng mellem e-mail og papirdokumenter.
Derfor er de nød til at vælge enten eller.

Det løser sig selv, når Statsforvaltningen er klar til Det Digitale Samfund.

Derfor er det vigtigt, at man har den slags på plads, inden man indfører Det Digitale Samfund, over for den brede befolkning.
Det er ikke nok, at have forventninger til, at de Digitale løsninger fungerer i en given fremtid, man er nød til at have løsningerne på plads inden, man tager næste skridt.

Man fjerner jo heller ikke færgerne, på en given dato, fordi man forventer at en bro er klar.
Man venter lige, og ser om broen er klar og sikker.

Den rigtige løsning ville være, at undlade muligheden for E-mail, ind til man er helt klar.
Det ville have set lidt "gammeldags" ud, men man ville så, f.eks., ikke have problemet med at skulle printe alle e-mail ud.

Man kan også vælge at e-maile alt, rundt i de forskellige instanser, men så skal instanserne være klar til at håndterer det.
Det vil betyde at instanserne så skal scanne dokumenterne, og gemme dokumenterne i det elektroniske system, med hvad det medfører af opgaver.

Igen.
Man skal have tålmodighed, og undlade at jappe noget igennem.

Man skal slet ikke lægge pres på borgerne, når man ikke selv er klar til at klare presset.

  • 0
  • 0
Kasper Henriksen

Hvis problemet er, at man ikke ønsker at sende personfølsomme oplysninger i klartekst over internettet, ja så er vi ovre i noget, hvor fysisk transport er den nemme udvej, for det er ikke helt let at konstruere et system, hvor der ikke kan blive sendt persondata ved en fejl: Det må ikke kunne sende i klartekst og kun til forudbestemte modtagere.

Man kunne vel som første skridt overveje at droppe at printe hele skidtet ud og bare fragte en krypteret harddisk eller DVD i stedet?

  • 1
  • 1
Jens Henriksen

Forklaringen står i spørgsmålet:
»Vil ministeren med henvisning til spørgsmål nr. S 2506 undersøge, hvorvidt det er muligt at kompensere fra de gældende arkivbestemmelser, der kræver, at hvis blot en sagsakt er i papirform, skal hele sagen være en papirsag, således at Statsforvaltningen kan undgå at fragte e-mails rundt med lastbil, indtil digital forvaltning er implementeret korrekt?«

Derfor er alle ideerne med krypterede diske osv. forfejlede. Det er ingen løsning, da ALT i en sag skal være enten digitalt eller analogt - både og er ikke tilladt efter gældende arkivbestemmelser.

  • 2
  • 0
Lars Meldgård

Det er da ikke nødvendigt at emails skal på internettet. Sidder alle kommuner ikke på samme interne net? Så løber emails da ikke ud på det usikre internet, men befinder sig kun på et lukket netværk = ingen problemer i spørgsmålet om personfølsomme data. Det er kun selve arbejdsprocessen med indscanning og så det faktum at sagbehandlingssysetmet muligvis er kluntet lavet og ikke bare sådan at attache dokumenter til.

  • 1
  • 0
Martin Hoffmann

I en af de andre artikler om emnet kommenterede en læser at det da ville være lettere at sætte en printer op og så dele den over noget netværk.
Det synes jeg stadig lyder som det bedste alternativ til lastbilen. Det kræver godt nok at der sidder en ansat som skal behandle udskriften, men det har man jo i forvejen, da det må formodes at nogen tager imod de fragtede papirer.

  • 1
  • 0
Bjørn Donnis

Til det (store?) flertal, der IKKE er ved at forlade landet på grund af angst for at en flytteanmeldelse bliver hacket og misbrugt - eller tro på at NemId tåbelige papplade er en facistisk eller kommunistisk sammensværgelse:

Selvom det måske er tåbeligt at BEGYNDE med at digitalisere flytteanmeldelser, så tænk lige over:
Hvor mange har IKKE adgang til internet på job/studie/via mobilt bredbånd/smartphone/tavle-computer - hos familie, venner og bekendte - eller på bibliotek?

  • 0
  • 1
Log ind eller Opret konto for at kommentere