Ekspert: Det kræver et lynfiks at redde it-system til 106 millioner

Illustration: REDPIXEL.PL/Bigstock
Betingelserne for at redde det forsinkede it-system Juridiske Fagsystemer fra lukning er så barske, at det må kræve et regulært 'quick fix' for at lykkes. Det vurderer ledelsesekspert.

Fem måneder og en pose penge på fire millioner kroner.

Sådan lyder vilkårene for Domstolsstyrelsen, der som tidligere beskrevet på Version2 nu er hårdt presset fra politisk side for at få sat det forsinkede it-system Juridiske Fagsystemer i pilotdrift ved udgangen af året.

Læs også: Ny Polsag? Politikere truer med at lukke it-system til domstole efter tre års forsinkelse

Og det er kort og godt et sæt stenhårde betingelser at arbejde under for både styrelsen og leverandøren Globeteam, mener en iagttager af det offentlige it-projekt.

»Jeg får kuldegysninger, når jeg hører det. Det lyder som en udfordring, dét der,« siger ledelsesekspert og projektchef i Datacon Martin Toft Hansen til Version2.

Han har erfaring med it-projekter i det offentlige og det private erhvervsliv siden 1980erne og kan blandt andet skrive en direktørpost hos en af de store leverandører til det offentlige herhjemme, CSC Scandihealth, på cv'et.

Politikere sætter foden ned

Juridiske Fagsystemer(JFS) skulle efter planen være domstolenes nye og smarte ESDH-system (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering), men projektets fase 1 er nu næsten tre år forsinket og blevet cirka 12 millioner kroner dyrere end budgetteret.

Folketingets Finansudvalg har for nyligt besluttet at sætte skruetvinger på både pris og tidsplan i et forsøg på langt om længe at få systemet i pilotdrift.

En gennemgang af platformens kildekode og arkitektur fra et eksternt konsulentfirmas hånd har nemlig vist, at det lige nu på ingen måder er en god idé for Domstolsstyrelsen at sætte JFS i drift lige nu.

Ifølge konsulenthuset er selve systemplatformen i JFS således »stor og kompleks i forhold til domstolenes behov« og »vil være forholdsmæssigt dyr at vedligeholde«. Derudover kan den give domstolene hovedpine i form af »problemer med både drift og udvikling fremadrettet«, og platformen er desuden ikke dokumenteret godt nok.

Selvom Martin Toft Hansen ikke kender JFS-projektet i detaljer, vurderer han, at de fire millioner kroner er et ganske lille beløb til at redde et meget stort og komplekst it-projekt fra døden.

»Fire millioner kroner er ingenting i den her størrelsesorden. De penge får virkelig hurtigt ben at gå på, når vi er oppe i projekter af den størrelse. Umiddelbart vil jeg sige, at fire millioner kroner lige knap kunne række til, at et lødigt konsulentfirma kunne lave en analyse af, hvad der skal til for at komme i mål med projektet,« siger Martin Toft Hansen til Version2.

Kræver lynfiks for at lykkes

Efter en ny bevilling af Folketingets Finansudvalg tidligere på året er prisen for fase 1 af JFS blevet anslået til 106 millioner kroner.

Derefter følger fase 2, som er et helt it-projekt i sig selv.

Men styrelsen og leverandøren kan kun gå videre med den anden fase, hvis fase 1 lever op til politikernes ultimatum om at gå i pilotdrift inden årets udgang.

»Så der skal virkelig være tale om, at man har et 'quick fix' til rådighed for at kunne redde et så stort system, som er blevet karakteriseret som komplekst,« siger Martin Toft Hansen.

Også deadlinen ved årsskiftet anser Martin Toft Hansen for at være meget ambitiøs.

»Det kaldes en management deadline i projektsproget, og den er tit funderet mere i de politiske ønsker fra ledelsen end i, hvad der er realistisk. Der sker meget tit i specielt den offentlige sektor, at tidslinjen og pengekassen er for små til de ønsker, man har,« siger han.

Projektchefen vurderer ikke, at det er den rigtige løsning at lukke ned for JFS-projektet, hvis det ikke lykkes at sætte platformen i pilotdrift inden årets udgang.

Der er postet for mange millioner i projektet til, at det bare bør skrottes, skønner han.

»Det er ikke til at vide, om der er et 'quick fix' til rådighed. Men hvis der ikke er, ville jeg i stedet lave en ordentlig færdiggørelsesstrategi frem for at snakke om at lukke det,« siger Martin Toft Hansen.

Domstolsstyrelsen har tidligere vurderet over for Version2, at rammerne nu er på plads for at sætte JFS i pilotdrift inden årets udgang. Styrelsens it-direktør erkender dog også, at der er tale om et 'højrisikoprojekt'.

Læs også: Kæmper for at redde lukningstruet it-system til 106 millioner

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (9)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#1 Alex R. Tomkiewicz

Der er vist noget helt galt i det her projekt. Bare en smule. Et eller andet sted.

Det er hårde betingelser når det at politikerne sætter foden ned medfører at man får 4 millioner kroner efter 3 års forsinkelse. Jeg foreslår vi søger aktindsigt i Domstolsstyrelsens prisliste som muligvis indeholder noget der ligner dette:

Løftede øjenbryn = +1 mill. kr. Utilfreds "Hrm" lyd = +2,5 mill. kr. Slå hårdt i bordet = +6 mill. kr. Vredt blik = +8,5 mill. kr. Vredt blik med utilfreds mumlen = +12 mill. kr. Pegende pegefinger og udtale af "Nu kan det være nok!" = +22 mill. kr. Rejse sig fra stolen, stirre hårdt og udtale "Nu finder vi os ikke i mere" = +35 mill. kr. Udvandre fra mødet, lukke projektet og sige "Det må aldrig ske igen" = fast pris, ca. 106 mill. kr. (+ konsulenthonorarer).

Projektchefen vurderer ikke, at det er den rigtige løsning at lukke ned for JFS-projektet, hvis det ikke lykkes at sætte platformen i pilotdrift inden årets udgang. Der er postet for mange millioner i projektet til, at det bare bør skrottes, skønner han.

Næ nej. Nej, nej, nej. Den går ikke. Der er allerede en kvik læser der har råbt sunk cost fælde. Alle lamper blinker og alarmen lyder. Vil havarikommissionens medlemmer venligst indtage deres pladser og spænde sikkerhedsbæltet. Stod der ikke lige det var et højrisikoprojekt?

Der er så mange jokes i denne artikel at jeg er ved at flække på tværs. 4 mill er ingenting. Rækker knapt nok til et lødigt konsulentfirma. Jeg ser billeder af fest på The Dorchester i London, badekar med champagne, kaviar der serveres med en forgyldt spade, komplimentære Aston Martin'er. Vi har det godt.

En anden løsning kunne være: Start igen.

:-)

  • 16
  • 1
#3 Peter Makholm Blogger

Jeg er nok enig med flere af Martin Toft Hansens pointer.

4 millioner svare til 8 fuldtidsansatte resten af året. Det lyder meget rimeligt at man ikke kommer langt for det. Jeg kan også godt nikke genkendende til at der alt for ofte er et misforhold mellem ønsker og tids- og pengebudgettet. Den bedste vej ud af et fejlslagent projekt er også at lægge en realistisk plan for hvordan man minimerer tabet.

Men når vi taler om et projekt der er tre år forsinket, det burde være rigelig tid til at projektledelse af egen drift har fremlangt en realistisk plan for færdiggørelsen og en mulig exitstrategi som alternativ. Efter min mening er det altså ikke Finansudvalget der handler forhastet, men projektledelse der ikke har udvist rettidig omhu.

Jeg vil nærmere mene at der et sted i det offentlige der har udvist grov pligtforsømmelse når et projekt overskrider tidsrammen med 3 år uden et sæt faste afleveringer.

  • 7
  • 0
#4 Peter Makholm Blogger

fast pris + konsulenthonorar i samme sætning. Elegant. Ikke noget med virkeligheden at gøre men elegant.

Så køber du konsulentydelser de forkerte steder.

Selvfølgelig kan man købe konsulentydelser til en fast pris. Men det kræver en klar kranvspecifikation og du vil få et mere konservativt tidsestimat og en højere timepris.

Ved en aftale om en fast pris påtager konsulenten sig en risiko, hvilket selvfølgelig koster penge.

  • 5
  • 0
#5 Alex R. Tomkiewicz

Det bliver værre endnu.

Derefter følger fase 2, som er et helt it-projekt i sig selv.

Det vi nu har med at gøre er er altså ikke engang et helt IT-projekt. Kun en form for brøkdel af et projekt. Eller måske er det mere eller mindre end en helhed sammen med nogle andre ting. Måske er vi ude i irationelle tal. Men lyset venter forude: I fase 2 - sker der altså noget.

Må jeg også bede havarikommissionen om at iføre sig sikkerhedsdragter, hjelme og røgdykkerudstyr.

:-)

  • 1
  • 1
#7 Alex R. Tomkiewicz

Selvfølgelig kan man købe konsulentydelser til en fast pris. Men det kræver en klar kravspecifikation

Kravspecifikationer af denne type er ligesom en Yeti: Mange mener at have set en, men de er umulige at finde og ingen kan fremvise en ;-)

Fastprisaftaler og projekter er et tveægget sværd - som det nævnes - for det flytter en risiko til leverandøren som indkalkuleres i prisen. En bedre løsning på projekter i denne størrelsesorden må være at finde en ny agil projektmetode med opdeling i faser og leverancer. Så kan nogle dele være på fast pris og andre på time & material. Som andre har nævnt synes jeg en metode hvor risiko deles af leverandør og kunde lyder som en god model. Det er noget med et fast beløb og et beløb som udbetales ved leverance. Det kræver sikkert en ny arbejdsform hos både kunde og leverandør. Men jeg mener klart det er muligt at styre disse store projekter og undgå disse kæmpe forsinkelser.

Den bedste vej ud af et fejlslagent projekt er også at lægge en realistisk plan for hvordan man minimerer tabet.

Det er korrekt. Og det er også korrekt at 4 mill. kr. sandsynligvis ikke er meget til at rette op på dette projekt. Men spørgsmålet er om der er noget at rette op? Selvom vi ikke kender detaljerne er der beskrevet mange røde checkmarks. 3 års forsinkelse uden udsigt til en leverance der fungerer. To konsulentfirmaer der er enige om at systemet ikke kommer til at fungere inkl. at TOC vil blive horribel. Og det er kun fase 1. Kan der overhovedet bygges videre på dette? Platformen er juks og udokumenteret.

Løsningen er at starte forfra. Det brugte beløb er sunk cost. Stop projektet og bed nye leverandører starte igen med en kortere tidsramme. Koden kan sandsynligvis ikke bruges, men der er muligvis arkitektur og viden der kan genbruges. Hvis ikke engang dette er tilfældet, så taler det kun for at få stoppet projektet endnu hurtigere. Og jeg hænger mig faktisk ikke i prisen for projektet. Også i det politiske system, hvor beløbsrammen er sekundær, må det være vigtigt at der sker en værdiskabelse - både for kunde og leverandører. Og en værdiskabelse kan næppe realiseres i dette projekt uden at det bygges på en moderne platform, udført gennem et korrekt designet projekt. Og Domstolsstyrelsen vil nok også i længden blive mere tilfredse med et system de rent faktisk kan bruge.

  • 0
  • 0
#9 Finn Christensen

...hvordan man minimerer tabet....Det er korrekt. Og det er også korrekt at 4 mill. kr. sandsynligvis ikke er meget til at rette op på dette projekt.

Der er to interesser sammenblandet - 1) it-projektet og 2) menneskelig ære.

Godt et halvt års tid og 4 mio. er nogenlunde det nødvendige til at opfinde samt skrive teksten til et aktstykke, som via finansudvalget kan redde nogle stumper menneskelige ære.

Resultatet af 1) it-projektet JFS er ikke særlig væsentligt - lav status - for en juridisk driftsorganisation.

Som ved Polsag m.fl., så vrider man gamle projekter lidt, og dråberne raffineres til nye noter, beslutninger og bevillinger til noget lignende med et andet navn.

  • 1
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere