Efter nedbrud og databasefejl: Systematic må betale bod for plaget bibliotekssystem
Seks bibliotekssystemer er blevet erstattet med én fælles løsning, der nu favner 96 af landets 98 kommuner. Men processen har ikke været smertefri. Efteråret har budt på både forlængede svartider og driftsnedbrud, og nu må leverandøren, Systematic, betale bod til Kombit for ikke at overholde kravene til drift.
I et nyhedsbrev til systemets brugere beklager projektlederen ved Kombit – Jesper Munch Jespersen – i december, at det såkaldte Fælles Bibliotekssystem (FBS) har været ramt af »store problemer med performance efter download af klienter, databasefejl m.m.«.
»Det er naturligvis uacceptabelt, og jeg forstår godt den frustration, som der gives udtryk for blandt biblioteker og skoler,« fortsætter han.
Senest har en fejl i en del af systemet, der lader bibliotekerne oprette statistikrapporter, betydet, at det samme arbejde skulle udføres flere gange, beretter nyhedsbrevet.
Den egentlige udrulning begyndte i marts 2016 og blev foreløbig afsluttet i november 2017. Et udrulningsforløb over halvandet år har i sig selv også været en stor udfordring, forklarer Jesper Munch Jespersen til Version2.
De første problemer begyndte allerede i slutningen af 2016, fortæller han.
»På det tidspunkt var der kommet så mange kommuner med, at løsningen begyndte at være presset af det load, der kom. Stigningen i det load havde en større indflydelse, end vi havde troet.«
Kombit satte sig på det tidspunkt sammen med leverandøren, Systematic, for at lave en handlingsplan, forklarer projektlederen. I første omgang gav det udslag i ændringer i selve applikationen, der gav bedre svartider.
»Vi bliver dog enige om, at det driftsmiljø vi har, ikke er stærkt nok til at håndtere det load, der ville komme i løbet af 2017.«
Kilde: Kombit
Fakta om FBS
Teknisk setup
Fra fysisk til virtuel
Driftsmiljøet var på det tidspunkt udelukkende baseret på fysiske servere i et aktivt/passivt setup. I august 2017 blev miljøet skiftet til at køre i to nye datacentre, der begge er aktive. Det nye miljø bruger virtualisering, har en væsentligt forbedret båndbredde i netværket og flash storage. Dertil er der lavet opgraderinger på både SQL server, firewall og loadbalancer.
Overgangen til det nye driftsmiljø går i første omgang godt, fortæller Jesper Munch Jespersen.
»Det er på sin vis et velforberedt forløb. Der er blevet testet og analyseret, og alle kommuner kommer over på det nye miljø i god stil,« siger han og fortsætter:
»Det viser sig så, og det har testen ikke vist, at systemet har meget svært ved at håndtere, at mange brugere på samme tid downloader klienten efter releases, og det giver forlængede svartider i hele systemet.«
FBS-brugerne skal hente klienten, hver gang der er kommet et nyt release, og det sker hver 14. dag.
»Så det er selvfølgelig helt uacceptabelt. At hente de her klienter skal bare være noget, man gør, det skal ikke påvirke ens arbejdsdag,« siger Jesper Munch Jespersen.
Bodsbestemmelser i brug
For at afhjælpe problemerne har man isoleret en del af serverkapaciteten til at håndtere download af klienter, og den manøvre har givet forbedringer.
Ikke desto mindre har FBS i løbet af efteråret oplevet nedbrud i databasen og udfordringer med en firewall.
»Vi har oplevet stor forståelse hos Systematic for, at driften skulle være bedre. Samtidig rummer vores kontrakter særlige krav om drift, svartider, og hvordan systemet skal performe. Det skal leverandøren leve op til,« fortæller Jesper Munch Jespersen.
»Vi har nogle bodsbestemmelser, som træder i kraft, hvis man ikke lever op til de krav. Og de er kommet i brug.«
Formelt har boden form af en tilbagebetaling, som i praksis bliver modregnet det beløb, Kombit jf. kontrakten betaler til Systematic for vedligehold og drift.
En bedrift
Efter efterårets problemer er der nu lys for enden af tunnellen. Forbedringer af systemet over de seneste måneder har givet en halvering af de gennemsnitlige svartider fra september 2017 til december 2017.
»Det er en indikator på, at det går den rigtige vej,« siger Jesper Munch Jespersen.
Var det for optimistisk at rulle ud til over 40 kommuner i 2017, når I havde dette problem med belastningen?
»Det er en overvejelse værd, og det er noget, vi ser på i forbindelse med evalueringen af udrulningen,« indleder projektlederen og fortsætter:
»Jeg vil sige det sådan, at i vores planlægning sørgede vi for, at der kom mere luft mellem udrulninger på de store kommuner. Og det mener jeg var en god beslutning. Men det har været en stor opgave, og det vil de store kommuner nok også gerne skrive under på, mens de mindre kommuner måske ikke har haft personale nok til at håndtere en udrulning som den her.«
Trods problemer og nedbrud mener Jesper Munch Jespersen, at udrulningsforløbet har været flot.
»Det ses ikke særlig tit, at en leverandør kan levere udrulninger til 96 forskellige kommuner – herunder seks centralbiblioteker – på så kort tid. Det er en bedrift. Men jeg vil ikke underkende, at der har været udfordringer med driften, og det selvfølgelig har været frustrerende for kommunerne.«
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
