Løsning udskudt igen: Printer stadig tusinder af e-mails og fragter dem med lastbil

Udprintede e-mails fragtet til sagsbehandleren ad landevejen er stadig dagligdag hos statsforvaltningerne. Digital sagsforvaltning er ad flere omgange blevet forsinket, senest på grund af store driftproblemer hos KMD.

Hvis du sender en e-mail til Statsforvaltningen Midtjylland, bliver den åbnet på hovedkontoret i Ringkøbing. Og hvis sagsbehandleren sidder på lokalkontoret i Aarhus, bliver e-mailen printet, lagt i omslag og næste dag fragtet de 137 kilometer ad landevejen til lokalkontoret.

Læs også: ESDH-farce: Sender udprintede e-mails 137 kilometer med lastbil

Siden Version2 fortalte ovenstående historie i marts 2010, har statsforvaltningerne i hele landet arbejdet på at indføre fuldt digitale sager, hvor indgået papirpost scannes og konverteres til elektroniske akter i sagen.

Læs også: Fem statsforvaltninger samler it-driften - beholder e-mail sendt med lastbil

Forventningen var da også, at statsforvaltningerne ved indgangen til 2012 skulle være klar med en fuldt digitaliseret sagsgang. Den tidsplan holdt ikke.

Læs også: E-mail-lastbilen kører videre til 2012

I slutningen af januar 2012 meddelte statsforvaltningerne Version2, at man nu først regnede med at være klar i maj 2012. Men den tidsplan holdt heller ikke.

Nu tør Indenrigsministeriet, der har påtaget sig opgaven med at indføre en fuldt digitaliseret sagsgang inklusive indscanning af indkommende papirpost, højst lægge sig fast på, at e-mail-lastbilen kan køre i garage en gang inden nytår.

Læs også: E-mails fragtet med lastbil kostede 202.600 kroner

»Vi har en forventning om at overgå til digitale sager i indeværende år,« siger kontorchef i indenrigsministeriets it- og CPR-kontor Carsten Grage til Version2 og bekræfter, at den nye udmelding skal tolkes som 'et tidspunkt mellem maj og nytår'.

Årsagen til den molbo-agtige løsning med at printe e-mails for herefter at sende papiret fysisk videre til sagsbehandleren skal findes i arkivbestemmelserne. For hvis blot en enkelt sagsakt findes i papirform, skal hele sagen være en papirsag. Bestemmelserne åbner ikke mulighed for 'blandede sager'.

Massive KMD-problemer med it-driften

Forsinkelsen skyldes ifølge Carsten Grage, at statsforvaltningerne har haft massive problemer med it-driften, der leveres af KMD.

»Forudsætningen for, at tidsplanen med at indføre digitale sager har været en stabil it-drift. Og vi har haft en del driftsproblemer hos vores infrastrukturleverandør KMD, der sørger for medarbejdernes pc'er, Outlook-drift og den slags,« siger Carsten Grage til Version2.

Han fortæller videre, at KMD's problemer med driften tidligere har betydet logon-tider, der i visse tilfælde skulle måles i halve timer, men at der nu er håb forude:

»Det har bestemt ikke performet, som vi kunne forvente. Men nu har vi et begrundet håb om, at driften er ved at være kommet op på et acceptabelt og stabilt niveau. Når det er på plads, kan vi rulle pilotprojektet ud, og derefter kommer en egentlig idriftsættelse,« siger Carsten Grage til Version2.

»Man skal være godt forberedt og 100 procent sikker på, at det går godt, når man digitaliserer en gigantisk sagsfabrik som statsforvaltningerne. Det er en motor, som ikke kan tåle at gå i stå,« siger han videre og henviser til de omkring 200.000 afgørelser, statsforvaltningerne hvert år træffer.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk

Følg forløbet

Kommentarer (9)

Thomas Hansen

Hvad sker der for dem ?
Hvordan kan man true og presse et Digitalt samfund igennem, når man ikke engang selv kan håndterer det mest elementære.
Hvad vil de gøre, med næste problematik, skal det så også vente et par år ?
Det går jo helt ned, hvis de skal følge egne planer om det Digitale Samfund.
De skal regne med, at hvis de fortsætter på den måde, så går der ikke længe, så skal de håndterer millioner af e-mail, og mange andre henvendelser. Som vil koste skove af papir, og en konvoj af lastbiler.

Hvorfor overhovedet udskrifter ?
Virker deres e-mail-system ikke ?
Er de bange for spam ?
Så kan man skrue noget sammen, som helt fjerner den mulighed.

Michael Lykke

Hvem pokker har fået den mentale nedsmeltning at beslutte at email skal fragtes via biler?

Er de ikke bekendt med at en email kan forwardes elektronisk? Så kan de altid printe den på det lokale kontor hvis der er bestemmelser omkring at ting skal foreligge i papirform.
Der er vel ingen love der absolut siger at mailen skal printes på et centralt kontor...

De offentlige system er da godt nok ramt af en mental nedsmeltning af episke proportioner! Nu må det sku snart stoppe!

Thomas Petersen

Efter at have brugt 2 måneder på at læse aritklerne her på V2 må jeg indrømme at jeg rystet.

Det er derprimerende at se hvordan de store software/konsulent huse malker staten for penge og at staten er fanget af deres egne direktiver hvilket gør det totalt umuligt at nogensinde få styr på IT projekterne inden for staten.

Denne uhellige alliance (hvilket minder om det militær industrielle komplex) skaber både utopiske projekter af episke dimensioner og budget overskridelser som den normale borger skal betale for.

Det her er et tydeligt eksempel på at staten ikke er sin opgave voksen, at erfaringen og forståelsen af IT projekt ledelse ikke er til stede i staten og at man simpelthen hyrer de forkerte folk.

Jeg er rystet og deprimeret. Noget må gøres. Noget vil blive gjort.

Dette er naturligvis ikke kun et dansk fænomen, hvilket illustreres ganske glimrende her.

http://sunlightfoundation.com/press/releases/2006/09/01/sunlight-governm...

Thomas Hansen

Ja. Det ER deprimerende.
Der går næsten ikke 24 timer, så hører man om multi-million projekter, som kører af sporet. Og det er tit oppe i multi-milliard.

Selv helt basale principper omkring lovgivning, etik, og alle tænkelige andre forhold, overvejes ikke.
Teknisk, er det oftest tale om, at leverandøren slet ikke er i gear til at løse opgaven.

Jeg har spekuleret lidt over hvorfor.
En grund kan være, at leverandørerne får lov til, at taskenspille på projekterne, uden at løse opgaverne. Når der skal substans bag ved, så sender man den del som ekstra regning.
På den måde, skal et projekt bare løbe længere end et enkelt regnskabsår, så sikrer man udbytte til virksomheden, uden at levere en vare, men kan så senere proklamerer, at man er nød til at have yderligere midler, for at kunne levere en vare. Kunden, Staten, er altså nød til at efterbetale, ellers får kunden ingen vare.
Polsag, Rejsekortet, NemID, osv, er eksempler, hvor der ikke leveres den oprindelige vare, hvis der overhovedet leveres noget som helst.

Thomas Petersen

Det er helt sikkert et af problemerne.

Men jeg tror det stikker dybere end det.

Det er selve grundpræmissen den er gal med.

Det kan ikke lade sig gøre at lave den slags projekter man ønsker at lave på den måde det offentlige tvinger dem til at blive lavet.

Kompleksiteten er simpelthen for stor.

Hvad man burde gøre var at lave en masse små projekter, løse tingene en af gangen og derigennem udvikle et nyt system.

Man burde også i meget større grad bruge løsninger der er lavet istedet for at forsøge at opfinde noget nyt hvergang.

For det er netop det der skaber uforudsigeligheden. Og her hjælper hverken ISO tests eller flere folk. Software projekter bliver løst som levede vi stadigvæk i den industrielle tidsalder.

Knud Larsen

Som @Thomas fremfører det er helt hen i vejret.
Etaten fremturer ligeledes med at true ældre og andre som ikke selv har adgang til moderne midler - de skal! gå over til det nye, og det selv om etaten ikke selv kan finde ud af det.
Når etaten en gang om 10-20 år er kørende så vi andre kan erkende det, skal vi nok hjælpe de svagt hjulpne men ikke før!

Michael Reiche

Det lyder som det er taget direkte ud af en Olsen-Banden film :-(

Etaten må se at blive bedre til at indgå aftaler, ellers skal de blot forbedre yderligere på deres spidskompetance ud i at udskrive skatter og afgifter.

Erik Jønsson

Hvorfor i alverden udbetales der i det hele taget penge til udviklerne før det hele virker. Ville I fx betale for en bil hvor man lige mangler at få tilpasset brændstofindsprøjtningen??
Nej først betaling når alt er OK

Thomas Hansen

"Det er selve grundpræmissen den er gal med. "
Ja.

"Kompleksiteten er simpelthen for stor."
Nej. et er dem der skal overskue kompleksiteten der ikke har tilstrækkelige kompetencer.

" Hvad man burde gøre var at lave en masse små projekter, løse tingene en af gangen og derigennem udvikle et nyt system. "
Det KAN være en del af vejen, hvis der er nogen det kan overskue den samlede arkitektur. Ellers bliver det bare et hav af små løsninger, som ikke danner et hele.

" Man burde også i meget større grad bruge løsninger der er lavet istedet for at forsøge at opfinde noget nyt hvergang. "
Ja.

Der skal præsenteres en fungerende løsningsmodel, på den problematik / opgave, som skal løses. INDEN man kan blive så meget som prækvalificeret.

Så vil man være lidt hen af vejen.

Log ind eller opret en konto for at skrive kommentarer

Pressemeddelelser

Affecto Denmark reaches highest Microsoft Partner level

Affecto Denmark, a leading provider of data-driven solutions, has reached the highest level in the Microsoft partner ecosystem: Managed Partner.
22. jun 2017

Innovate your business with Affecto's IoT Explorer Kit

Are you unsure if Internet of Things fits your business strategy?
31. maj 2017

Big Data Lake Summit: Fast and Trusted Insights

If you want to outpace, outsmart and outperform your competition in a digital world, you need trusted data that can be turned into actionable business insights at speed.
24. apr 2017