Digitalisering når det er værst: It-system tvinger Odense tilbage til kuvert og frimærke

En ny digital virksomhedspostkasse på virk.dk skaber mere bøvl for Odense Kommune end det analoge alternativ. Nu lukker kommunen for løsningen.

Mere digitalisering er udråbt til det offentliges redning i en tid, hvor der skal spares og effektiviseres.

Men den digitale virksomhedspostkasse på virk.dk er for Odense Kommune et eksempel på det stik modsatte.

»Vi bliver bombarderet i indbakken med henvendelser om alt fra indkaldelse til syn af hjemmeplejens biler til sager fra Arbejdstilsynet. Problemet er, at det kræver et større detektivarbejde at finde ud af, hvor sagen skal hen, fordi man ikke kan skrive 'att: Søren Hansen' eller 'att: børneforvaltningen' i systemet,« siger projektleder Birgitte Hjelm Paulsen fra Odense Kommune til Version2.

Kommunen har regnet ud, at det som minimum koster 12 klik at ekspedere en sag gennem virk.dk's virksomhedspostkasse. Dertil kommer så detektivarbejdet med at finde ud af, hvilken medarbejder sagen skal sendes til.

»Hele setup'et giver en masse manuel videresendelse - og det var jo ellers lige præcis det, vi prøvede at afskaffe. Traditionel papirpost bliver som regel sendt direkte til modtageren, men vi kan konstatere, at myndighederne i den digitale løsning ikke gør meget ud af at adressere præcist.«

Lukker løsningen igen

Efter knap tre ugers test af løsningen har Odense Kommune derfor valgt at lukke for den digitale virksomhedspostkasse på virk.dk.

Kommunen har ellers stor succes med den tilsvarende løsning henvendt til borgere, Digital Post (tidligere kendt som Dokumentboks), da den er dybt integreret med fagsystemerne i de enkelte forvaltninger.

Læs også: Dokumentboksen er åbnet: Sådan fylder Odense Kommune indhold i boksen

»Men det kan vi ikke her. Vi har ikke mulighed for at 'smage' på indholdet, og derfor kan vi heller ikke lave en fordelingsmotor, der automatisk sender videre til rette vedkommende,« siger Birgitte Hjelm Paulsen til Version2.

Odense Kommune sluttede sig til løsningen efter pres fra en række andre myndigheder. Men problemet er med projektlederens ord, at postkassen gør livet lettere for afsenderen - men meget sværere for modtageren.

Odense Kommune har ved flere lejligheder opfordret Digitaliseringsstyrelsen, som står bag løsningen, til at få udviklet en løsning, der gør det let for både afsender og modtager i store virksomheder at håndtere sikker digital post.

»Og nu går vi sammen med København, Hillerød og Favrskov kommuner om at beskrive et system, der løser opgaven i stedet for at indføre besværlige arbejdsgange og ekstra detektivarbejde,« siger Birgitte Hjelm Paulsen til Version2.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (8)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Thomas Vestergaard

Problemet med det udgangspunkt er vel netop, at en kommune har meget svært ved at tvinge noget igennem ift. dets borgere. Det er kun staten der kan den slags, også risikere de ansvarlige at ende i en situation som med digital tinglysning, hvor processen muligvis er digitaliseret, men hvor brugerne begynder at stille legitime ekstra-krav fordi den fungerer dårligt. Med tinglysningen var det kvitteringer for modtagelse, så de kunne komme efter styrelsen, hvis sagen forputtede sig. Fra et leverandør-synspunkt er det selvfølgelig glædeligt, siden det betyder, at der er et nyt "problem", der skal "effektiviseres". ;)

  • 1
  • 1
Martin Ipsen Pedersen

Kunne melde mig ud af nemkonto, nemxxx de tager alle udgangspunkt i afsenderens behov, mens modtagerens er noget lavere prioriteret. Lad os håbe at de pæne ord om brugerrettethed i de fællesoffentlige strategier faktisk kan få noget positiv effekt for borgerne.

  • 2
  • 0
Gert Madsen

Som det fremgår af en række tidligere artikler, så skyldes den slags jo forstokkethed, manglende IT-parathed og evt. dumhed.

I hvert fald ignoreres det fuldstændigt, at årsagen til manglende success med digitalisering evt. kan findes i at det gør livet besværligt for den ene part.

  • 1
  • 0
Jesper Lund

»Vi bliver bombarderet i indbakken med henvendelser om alt fra indkaldelse til syn af hjemmeplejens biler til sager fra Arbejdstilsynet. Problemet er, at det kræver et større detektivarbejde at finde ud af, hvor sagen skal hen, fordi man ikke kan skrive 'att: Søren Hansen' eller 'att: børneforvaltningen' i systemet,« siger projektleder Birgitte Hjelm Paulsen fra Odense Kommune til Version2.

Ja, det er hvad der sker når man går fra et fleksibelt system til et stift one-size-fits-all system. "Jeg har ikke brug for att på mine breve, så er der ingen som har brug for det."

Jeg har stor forståelse for at kommunen lukker deres digitale postkasse på virk.dk.

Men kan vi regne med at borgerne får samme mulighed, hvis de synes at den kommende one-size-fits-all Offentlig Digital Post (aka e-Boks i forklædning) er for besværlig at bruge?

  • 4
  • 0
Anonym

Det er bare endnu et eksempel på projekter der leveres til det Offentlige, som bygger på en udvikling, som leverandøren ikke har kompetencer til at udvikle.

Uanset hvad der skal leveres til det Offentlige, så må det være et krav, at leverandøren kan præsenterer en løsning, som virker ! Inden der kan blive tale om at leverandøren overhovedet får lov til at byde ind. Der går snart ikke en uge, uden at der er et projekt fremme i medierne, som har kostet enorme summer i udvikling, uden at det medfører en færdig leverance.

Det er jo ikke så problematisk, man skal bare betale for det som kan leveres, ikke for udviklingen. Så må dem som vil levere stille med et eksempel på noget der virker, inden de kommer i betragtning.

Der er jo folk der kan, så det grænser jo til kriminel nepotisme, når man betaler andre for at udvikle en alternativ løsning, som så ofte ikke fungerer.

Alle disse "udviklede" skrotprojekter, fordyrer kun løsningen, som jo bare skal dække et behov. Der er kun Skatteborgerne til at betale, både i første omgang og sidste !

  • 0
  • 0
Jan Heisterberg

Jeg vil ikke forsvare offentlige it-projekter og deres udførelse - dertil er der for mange åbenlyse fiaskoer.

I den konkrete sag virker det som om der er flere svigt:

A. virk.dk har øjensynligt mangelfuldt design. Der er TO åbenlyse måder at benytte e-post på: 1. person-til-person. Det vil mange firmaer og især offentlige instanser ikke benytte i almindelighed for indgående e-mails (fra eksterne brugere). 2. person-til-funktion. Det vil de fleste benytte. Det er her INDLYSENDE at der er krav om en mere rafineret adressering (på niveau med et lokalt telefon-nummer). Eet eller flere under-adresser (att.-modtager, som kan være afdeling) er et indlysende krav. F.eks.: "Odense Kommune - Teknisk Forvaltning - Kloak". Her vælges under-adresserne fra drop-down lister som selvfølgelig afhænger af de højere niveauer i adresse (det hedder måske ikke "Teknisk Forvaltning" i alle kommuner.

Så hvis virk.dk IKKE har denne funktionalitet, så har designerne virkelig lavet et generelt ubrugeligt system.

B. En virksomhed eller offentlig instans, som indfører et nyt it-system, må selvfølgelig validerer brugbarheden før idriftsættelsen. Den professionelle måde er ved at benytte et antal use-cases, som er typiske anvendelser - i dette tilfælde med afsender og modtager. Mangelfulde, ufuldstændige, use-cases vil selvfølgelig ikke afsløre noget, men sædvanligvis kan disse laves ved nogle gruppearbejder - og kan valideres af lidt bredere brugergrupper ("ja, det svarer meget godt til dagligdagen"). Use-cases skal ikke være 100% dækkende, men repræsentative.

Hvis nu Odense Kommune havde prøvet sådanne use-cases mod det nye system, mon så ikke de påpegede funktionelle mangler var kommet frem ? Så havde det ikke været nødvendigt med et 3-ugers fuld-skala forsøg.

Naturligvis er der et vist hierarkisk ansvar i en organisation. Naturligvis kan man ikke have at "organisationen" godkender og indfører et system som så forkastes (saboteres) i afdelingerne fordi det er "nyt" og "anderledes". Måske har de lavet "skuffesystemer" som er bedre, men det er ikke på sigt holdbart (eksempel: pga. mangelfuldt budgetsystem har afdelingerne med kvikke hoveder lavet velfungerende regnearks-løsninger).

Min konklusion er: - måske er virk.dk -systemet uegnet til sit formål (i en kommune) ? - men mon ikke brugerorganisationen (kommunen) har været for dårlig til at afprøve systemet inden udruldning ?

Men selvfølgelig, nogle systemer indføres mod "bedre viden" ved brug af "magt" ........ eller lignende. Det er selvfølgelig sørgeligt. Udruldning af tinglysningssystemet er et eksempel på dette.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere