Det offentlige overser ESDH-gevinster i millionklassen

Illustration: REDPIXEL.PL/Bigstock
Kun hver femte offentlige virksomhed følger systematisk op på gevinstrealiseringen, når et nyt ESDH-system tages i brug. Det koster millioner, vurderer konsulenthus.

»Vil alle i salen, der er daglige brugere af ESDH-systemer rejse sig op,« lyder befalingen fra podiet.

Omkring 300 deltagere til ScanJours årlige kundeseminar rejser sig op. En række udsagn, der belyser problematikkerne omkring ESDH-implementering i det offentlige, lyder over højtalerne, og opfordrer tilhørerne om at sætte sig ned, hvis de er enige.

»Alle, der mener, at ESDH-systemet er et irritationsmoment i hverdagen, må sætte sig ned.«

Størstedelen af salen står stadig op, men en god portion har nu sat sig. En summen breder sig blandt de siddende i den enorme konferencesal på Hotel Crowne Plaza Copenhagen Towers i Ørestaden.

»Dem, der mener, at der fra ledelsens side ikke er nok fokus på brugen af ESDH, må sætte sig ned.«

Næsten alle i salen sætter sig, og den summende sal bryder enkelte steder ud i småhånlig latter. Kun en håndfuld mennesker står nu stadig op.

»I må jo så være lederne,« lyder det i spøg fra podiet.

Læs også: Spørgsmål: Hvilket problem skal din ESDH løse? Svar: Øhhh

Herefter tog Inge Bograd fra it-konsulenthuset Devoteam ordet:

»ESDH og gevinstrealisering er forenelige størrelse, men det kommer ikke af sig selv,« sagde Inge Bograd til forsamlingen.

4 ud af 5 har problemer med ESDH

På baggrund af en undersøgelse blandt 86 offentlige organisationer har Devoteam tidligere i år udgivet en rapport, der gennemgår problematikkerne bag implementeringen af ESDH-systemer. Rapporten er en opfølger fra 2011, hvor hele 51 procent af ESDH-brugerne oplevede brugen af systemet som en stor registreringsopgave.

Nu ser kun 17 procent brugen af ESDH-systemet som en stor registreringsopgave. Til gengæld er andelen af brugere, der delvist mener, at ESDH er besværligt, vokset til 64 procent, og andelen af brugere, der slet ikke mener, systemet volder problemer, er faldet til 19 procent.

Læs også: Projektleder: Glem business casen - brug mavefornemmelsen i stedet

Ifølge Inge Bograd kan der vindes meget ved at sætte konkrete målepunkter for succesen af et nyt digitalt system. Ved blot at bruge to minutter mindre på en formalitet som sagsoprettelse i systemet kan det offentlige spare 22 arbejdsdage ved 5.000 sager.

Generelt er det Devoteams overordnede skøn, at der er tre millioner skattekroner at hente blot ved at optimere den almindelige brug af ESDH.

Toplederen skal engageres

I 2013-rapporten fremgår det blandt andet, at blot én ud af fem organisationer følger systematisk op på at høste gevinsterne af de digitale arkivsystemer. Effekten af ESDH-systemerne bliver altså i langt de fleste af tilfældene ikke målt, og dermed kan der ligge for millioner af uudnyttede gevinster i offentlige arbejdsgange.

Læs også: Hvert tredje it-projekt giver ikke gevinst - og 3 ud af 4 it-chefer følger ikke op

En vigtig pointe i rapporten er, at når projektet overgår fra projektorganisationen til driftsorganisationen, skal der være en en såkaldt ‘Business Change Manager’ (BCM), der sikrer, at overgangen til drift sker efter planen.

En BCM skal helst være en topleder, da ESDH-systemer ofte påvirker hele organisationen, og den pågældende leder skal derfor have mandat til at efterspørge konkrete gevinster i alle de afdelinger, systemet måtte berøre.

Først og fremmest kræver det dog, at organisationerne tager fat om problemets kerne: Der skal mere fokus på gevinstrealiseringen.

»Systematik og vedholdenhed er nøgleord, for hvis det (implementeringen, red.) alene overlades til ildsjæle, stivner forandringerne efter hvedebrødsdagene med systemet, da der ikke er afsat midler til at sikre gevinstrealiseringen,« hedder det i rapporten.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (2)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Johannes Aagaard

Når effekten af ESDH-systemerne i langt de fleste tilfælde ikke bliver målt, så skyldes det meget ofte, at man ikke har målt på de gamle systemer forinden. Ledelsen er i mange tilfælde fraværende, og væsentlige beslutninger, der i f.t. ESDH relaterer sig til virksomhedens kerneydelse, ender med at blive truffet af IT-udviklere eller præges af medarbejdere, der tror, at indførsel af ESDH blot indebærer en 1:1 overførsel af gamle rutiner i nye klæder. Når det så i en del tilfælde viser sig, at tidsforbruget eksploderer med skræddersyede ESDH-systemer, tør ingen ledere simpelthen vedkende sig problemerne.

Nu er det nærmest en sædvane, at man udelukkende forbinder juhu-begrebet gevinstrealisering med besparelser eller mindre tidsforbrug per arbejdsopgave, hvorimod man kun meget sjældent ser på kvaliteten eller den enkelte medarbejders tilfredshed. Gevinstrealisering også i forbindelse med nye ESDH-systemer har i det offentlige som regel den konsekvens, at man uden et ordentligt grundlag laver omstruktureringer og ikke mindst betaler en bonus til lederne.

  • 2
  • 0
Finn Christensen

Gevinstrealisering også i forbindelse med nye ESDH-systemer har i det offentlige som regel den konsekvens, at man uden et ordentligt grundlag laver omstruktureringer og ikke mindst betaler en bonus til lederne.

Utallige it-projekter (også ESDH) er hos det offentlige forklædte ændringer/omorganiseringer. Derfor også bonus til nøglepersoner, der betales for at drive projektet igennem.

Samtlige fagforeninger tuner skarpt ind på disse projekter, samt medlemmerne har hyppigt kontakt med fagforeninger, samarbejdsudvalg m.fl., og det er jo unødvendigt ved åbne handlinger.

"Gevinstrealiseringen" er derfor en dualistisk enhed, hvor der nok aldrig offentligt kan oplyses den reelle gevinst.

Hvorfor nogen laver det her PR-stunt kan undre - mangler åbenbart evner til at lytte på vandrør og stikke fingeren i jorden.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere