ITU-ekspert om Polsags manglende business case: Kompromitterende og dumt

At køre et meget stort it-projekt som Polsag uden at sammenligne udgifter med gevinster er dumt af mange grunde. For eksempel opdager man ikke de ekstra gevinster, man kunne høste, forklarer ekspert.

Det gamle system er teknisk forældet, så vi skal have et nyt og moderne.

Sådan var rationalet bag det nye it-system Polsag, der nu omkring en halv milliard kroner senere er blevet lukket ned, fem år efter CSC fik opgaven.

Men selvom formålet med et nyt it-system virker simpelt nok, er det ingen undskyldning for ikke at skrive en business case, lyder det fra Martin Ernst, der er ekstern lektor på IT-Universitetet i netop faget ’business case’. Han mener, at den manglende business case er kompromitterende for hele projektet.

Læs også: Polsag sejlede rundt uden business case i mindst 5 år

»En business case er grundstenen, når formålet med projektet skal kommunikeres. Så forstår folk, hvorfor man har projektet, og så kan alle trække i samme retning,« siger han.

Da han læste på Version2, at Polsag i mindst fem år efter anskaffelsen var besluttet ikke havde haft en business case, var det trist læsning, men desværre ikke et fuldstændigt særsyn, fortæller han.

»Når man skifter et gammelt system ud med et nyt, tror nogle, at det ikke er nødvendigt med en business case - men det er det selvfølgeligt. Det er set så mange gange før, at folk tænker ’hvorfor lave en business case, når nu vi ved, at vi skal have et nyt system’. Men man maler sig op i et hjørne på den måde,« siger Martin Ernst, der til daglig driver konsulentfirmaet 1stroke.

Hvis formålet er at pensionere et gammelt system, som er begyndt at gøre knuder, handler det i stedet om at sætte ord og værdi på fordelene ved ikke at skulle trækkes med den usikkerhed eller de ulemper, det giver.

»Hvis man ikke skriver en business case, lukker man også øjnene for, hvad der er af risici. I stedet skal man regne på, hvad det koster, at de ansatte sidder med hænderne i skødet, hvis det gamle system ikke virker, eller den dårlige presseomtale, den slags problemer kan give,« forklarer han.

Men at regne på den grundlæggende forskel på det nye og det gamle system er kun den mest basale del af business casen. Rigtig sjovt bliver det først, når eventuelle nye muligheder tages med i regnestykket.

»Når man nu alligevel har patienten åben, hvorfor så ikke også finde på noget, der kan tjenes penge på? Det kræver en business case at se disse muligheder. Og for politiet er der mange muligheder. Kan man bare hæve opklaringsprocenten en smule, er der mange penge at spare for samfundet,« siger Martin Ernst.

I 2010 blev der således begået omkring 50.000 indbrud og 190.000 tyverier i Danmark, hvor værdier for milliarder forsvandt og skulle erstattes af forsikringsselskaberne.

Sparede et datawarehouse væk

Polsag blev tænkt som en moderne erstatning for det gamle Polsas-system, og oprindeligt var der også lagt et datawarehouse ind, hvor alle Politiets data kunne samles og analyseres. På den måde ville man kunne se nye sammenhænge og opklare flere sager. Men funktionen blev sparet væk, da budgettet begyndte at løbe løbsk.

»Den slags bliver jeg så ked af at høre. Hvis man havde haft en business case, havde det måske vist, at fordelene var større end udgifterne. Og skal man tilføje et datawarehouse senere hen, kan det blive meget sværere og dyrere, hvis systemet ikke er designet til det,« konstaterer Martin Ernst.

Læs også: Sådan undgår staten nye Polsag-skandaler

Nu bliver hele Polsag-projektet blevet lukket ned, fordi systemet efter et års pilotdrift på Bornholm stadig ikke virkede godt nok, på trods af store budgetoverskridelser til en pris på i alt over 400 millioner kroner.

De eskalerende udgifter for Polsag peger hen mod endnu en pointe: En business case skal selvfølgelig være realistisk.

Desværre er der også her mange eksempler på det modsatte, fortæller Martin Ernst.

»Jeg har set business cases, hvor man sørger for at lægge sig lige under den beløbsgrænse, man har for godkendelse højere oppe i systemet. Men romantiserer man sin business case, pakker man bare problemerne ind, uden at fjerne dem. De kommer tilbage senere,« siger han.

Det helt klassiske eksempel er DR Byen, hvor regningen for byggeriet undervejs steg fra tre til fem milliarder kroner i 1999-priser.

»Her var problemet et stærkt politisk pres for, at der skulle bygges i Ørestaden. Selvom mange sagde, at man umuligt kunne bygge DR Byen for de penge, der var budgetteret med, gik man videre og satsede på tilgivelse i stedet for tilladelse,« siger han.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (1)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Jonas Midstrup

Det er for mig at se en gåde hvordan man kan køre et it-projekt af den størrelse her uden at have en udfærdiget business case. Om årsagen til den ikke er blevet udarbejdet skal findes i, at projektet allerede var "udvalgt" rent politisk i organisationen så man ikke har ment det var "nødvendigt" at lave en business case, manglende standarder/værktøjer eller manglende erfaringer med at arbejde med en business case må så endnu stå hen i det uvisse.

Business casen er som jeg ser det først og fremmest vigtig (især i den her størrelsesorden) som styringsværktøj og bør udfærdiges og opdateres løbende gennem hele projektforløbet. Styringsværktøj forstået derhen, at der løbende i projektforløbet træffes beslutninger omkring projektet på baggrund af bl.a. business casen. I sidste ende er omdrejningspunktet for business casen netop hele tiden, at afveje fordele og ulemper / omkostninger og gevinster ved projektet for at finde ud af om det kan betale sig at have det kørende. Det skal på den måde også være i orden, at stoppe projekter der viser sig at have en "dårlig" business case ligegyldigt hvor de er i forløbet (dog selvfølgelig helst før man begynder at skrive kontrakter under - forarbejdet er altafgørende). Desuden beskrives det jo netop i artiklen, at der i udfærdigelsen af business casen dukker en masse ting op til overfladen, både positive og negative som alle skal tages i betragtning. Det ligger også netop i en risikobetragtning, at man tager højde for de risici der følger af projektet og er bevidst om dem, også i en styringssammenhæng.

Ud fra de tidligere artikler her på Version2 og andre steder lyder det til gengæld som om Rigspolitiet har lært meget af det her forløb der forhåbentligt gavner it-projekterne hos dem fremadrettet. Siden man startede på projektet har man jo også i staten, bl.a. gennem arbejdet i Ministeriernes projektkontor og IT-Projektrådet, fået uidviklet værktøjer og startet en proces med at forbedre arbejdet med at styre de statslige it-projekter. Der bliver netop bl.a. nu stillet krav til at der udformes en business case og at den bliver opdateret løbende gennem faserne i den nye fællesstatslige projektmodel. Desuden har man jo netop også udarbejdet en business case model til brug for de statslige it-projekter.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere