Data om indsatte går tabt på grund af it-fejl hos Kriminalforsorgen

Kriminalforsorgens 17 år gamle it-system til sagsbehandling af indsatte, også kaldet Klientsystemet, volder problemer for brugerne af it-løsningen.

Klientsystemet spiller en central rolle i Kriminalforsorgens it-understøttelse. Det bliver brugt af betjente og sagsbehandlere i fængselsvæsenet til blandt andet at registrere, hvis der har været magtanvendelser mod en indsat, eller hvis der er blevet fundet ulovlige genstande i den indsattes celle.

Men det sker jævnligt, at der opstår fejl i systemet, og brugerne oplever udfordringer med at anvende det. Det betyder, at data om f.eks. magtanvendelse kan ende med ikke at blive registreret.

Sådan fortæller tillidsrepræsentanter, som Version2 har talt med.

»Systemet har nogle udfordringer, som besværliggør det daglige arbejde for betjentene. Problemer med at tilgå systemet og gemme oplysninger betyder, at de ansatte til tider skal arbejde dobbelt,« siger Brian Kristiansen, der er tillidsrepræsentant i Fængselsforbundet for området Syddanmark.

Registreringer går tabt

Betjentene i de danske fængsler skal blandt andet bruge Klientsystemet, hvis en betjent har lagt en indsat i håndjern i forbindelse med en transport. Disse hændelser skal registreres, så de indsatte har mulighed for at klage over hændelsen, men på grund af udfordringer med it-systemet kan det i værste fald ske, at lovpligtige registreringer går tabt eller slet ikke bliver gemt i systemet, siger Brian Kristiansen.

»Jeg ville lyve, hvis jeg sagde, at der ikke gik registreringer eller data tabt på grund af fejl eller nedetider i systemet,« siger Brian Kristiansen.

Han erkender, at det er betjentenes opgave at registrere de forskellige hændelser og rapporter i Klientsystemet, men ifølge ham kan det ikke lade sig gøre i praksis, hvis systemet ikke virker, når det skal anvendes af de daglige brugere.

Kan man drage den konklusion, at der er lovgivning, der til tider ikke bliver overholdt, fordi systemet ikke virker?

»Det kan man, men jeg ved godt, hvad direktoratet vil sige til det. De vil sige, at betjentene skal registrere det, og hvis systemet ikke virker, så må de gøre det senere. Det er bare ikke hensigtsmæssigt, når systemet ikke fungerer,« siger Brian Kristiansen.

Henning Mørck, der er tillidsrepræsentant i Fængselsforbundet for området Sjælland, hører også fra kolleger, at Klientsystemet skaber udfordringer.

»Systemet kan godt bruges i hverdagen, men der er situationer, hvor brugerne oplever, at data går tabt eller ikke bliver gemt, når de eksempelvis har tastet i handleplaner for de indsatte,« siger han til Version2.

Droppede OMS-projekt

Udfordringerne med Klientsystemet er ikke nye, og Kriminalforsorgen har tidligere forsøgt at få udskiftet det forældede system med et nyt standardsystem ved navn Offender Management System (OMS) til 180 millioner kroner.

Hent Profilanalysen og årets ranglister

Profilanalysen 2023

I februar – mere end fire år inde i projektet - blev anskaffelsen af det nye system dog droppet, fordi ingen af de to relevante leverandører havde succesfulde erfaringer med at levere systemer til andre fængselsmyndigheder i Europa. I projektinitieringsdokumentet fra det nu nedlagte OMS-projekt, som Version2 har fået aktindsigt i, peger Kriminalforsorgen selv på en række grunde til at udskifte det gamle Klientsystem.

Eksempelvis har det gamle Klientsystem »en alder og er baseret på en teknologi, der gør tilpasninger og udvidelser ressourcetunge og tidskrævende at implementere,« lyder det.

Derudover må der forventes en række konsekvenser, hvis Klientsystemet fastholdes som kerneløsning i Kriminalforsorgen. Blandt andet kan det føre til »krænkelser af de indsattes integritet« og »uensartede arbejdsgange« for de ansatte samt en »høj fejlmargen i sagsbehandlingen«, »fejlbehæftede statistikker« og »udfordringer med sikkerheden«.

Se uddrag fra projektinitieringsdokumentet nedenfor. Det fulde dokument kan findes her (uddrag er fra side 11, business as usual-scenariet).

»Håbløs« arbejdsgang

Udover problemerne i projektinitieringsdokumentet har brugerne også tidligere gjort opmærksom på, at der er arbejdsgange i Klientsystemet, som ikke fungerer optimalt. Det fremgår af en analyse, der blev udarbejdet af Kriminalforsorgen i 2016 i forbindelse med det nu droppede OMS-projekt.

Version2 har fået aktindsigt i analysen, og her fremgår det, at brugerne blandt andet har oplevet radikaliseringsindberetning i systemet som en »håbløs« arbejdsgang, fordi indberetningsskemaet ikke er integreret i Klientsystemet. Også ved fuldbyrdelse af domme eller ved overførsel af klienter har brugerne i 2016 påpeget, at arbejdsgangene er »besværlige og tidskrævende«, og at »der kan ske mange fejl«.

Version2 har desuden søgt om aktindsigt i de seneste tilfredshedsundersøgelser blandt brugerne af systemet, men har fået afslag på denne anmodning.

»Der er ikke gennemført en struktureret brugertilfredshedsundersøgelse på Klientsystemet i en længere årrække,« lyder begrundelsen fra Kriminalforsorgen.

Skal overholde lovgivningen

Stine Bertelsen, der er it-direktør i Kriminalforsorgen, meddeler til Version2, at hun ikke er blevet orienteret om, at der skulle være problemer med, at Klientsystemet ikke gemmer data.

Sponseret indhold

Når Hasse trækker i kedeldragten, kan du være sikker på, at han er i gang med at optimere fabriksgulvet

Smart Factory

Hun henviser til myndighedens interne servicedesk, hvor brugerne af systemet kan indrapportere problemer med systemet og afviser at kommentere på en sag, som hun ikke har fået forelagt gennem systemet.

»Det er selvfølgelig vigtigt, at vi har en høj oppetid og en god driftsstabilitet på Klientsagssystemet. For os er Klientsystemet et forretningskritisk system, og det har meget højt fokus hos os, så det er meget afgørende, at der er en tillid til det system, og at der også er en brugertilfredshed med det,« siger Stine Bertelsen.

Kan du garantere, at Klientsystemet er lovmedholdeligt?

»It-systemet understøtter en række arbejdsgange til sagsbehandlinger i Kriminalforsorgen. Der, hvor vi ikke kan det, skal arbejdet naturligvis udføres manuelt. Fordi der er tekniske problemer, så er det ikke ensbetydende med, at man ikke skal overholde gældende lovgivning. Der skal registreres. Det er et spørgsmål om, hvordan vi håndterer arbejdsgangene, hvis systemet er nede. Det må man vurdere i den konkrete sag,« siger hun.

Leverer I ordentlig data med det her system i øjeblikket?

»Det er brugerne af systemet, det kan jeg ikke kommentere på. Vi stiller et it-system til rådighed, og så har jeg en forventning om, at der bliver indrapporteret problemer, hvis der er nogen. Systemet er ikke ringere i dag, end det var i går.«

Version2 har søgt aktindsigt i, hvilke væsentlige ændringer, der er blevet justeret i Klientsystemet siden årsskiftet 2019, og hvilke arbejdsgange der i øjeblikket ikke er it-understøttet i Klientsystemet. Kriminalforsorgen oplyser, at det ikke har været muligt at identificere de relevante akter, og at myndigheden ikke har en oversigt over arbejdsgange, der ikke er it-understøttet i Klientsystemet.

OMS er stadig en mulighed

Stine Bertelsen uddyber, at Kriminalforsorgen har iværksat en række tiltag, der skal gøre systemet bedre både på kort og på lang sigt.

Ifølge hende er den løbende vedligeholdelse af Klientsagssystemet blevet styrket, og det har betydet, at der har været flere justeringer med i de enkelte releases end tidligere.

»Derudover har vi styrket vores dialog og løbende samarbejde med leverandøren NNIT, og endelig er vi i gang med en analyse, der skal give svar på den fremtidige anskaffelsesstrategi for it-understøttelsen af Kriminalforsorgens klientsagsbehandling,« siger hun.

Hvad resultatet på analysen peger i retning af, vil Stine Bertelsen ikke udtale sig om, før analysen er færdig. På trods af, at OMS-udbuddet i februar blev droppet på grund af for få leverandører, vil hun dog ikke afskrive det som en løsning alligevel, når analysen ligger klar.

»Der er ikke truffet beslutninger om det endnu, men det er klart, at vi har noteret os de erfaringer, som vi har fundet i den tidligere proces. Det gælder blandt andet, at der ikke er nogen af vores kolleger, der har erfaringer med succesfuld implementering af standardsystemer,« siger Stine Bertelsen.