Sager om software-licenser presser i stigende grad danske virksomheder

Der er boom i sager om underlicensering og audits, hvor revisorer gennemgår, hvorvidt virksomheder har styr på softwarelicenserne. En ny vejledning skal hjælpe it-cheferne med at undgå de værste problemer i den forbindelse.

Det skorter ikke på sager om problemer i forhold til software-licenser. I hvert fald ikke ifølge en ny vejledning, som Danske IT-advokater sammen med brancheforeningen Dansk IT lavet har lavet. Den har til formål at hjælpe it-cheferne med undgå at havne i problemer som følge af licensrod med den installerede software.

Af vejledningen ‘Licensstyring og licensaudits’ fremgår det (PDF), at audits - altså kontrolbesøg af, om organisationer lever op til betingelserne - har været konstant stigende siden 2008.

Og blandt Danmarks store virksomheder (1.000+ ansatte) har stort set alle været igennem en audit fra en eller flere softwareleverandører, og blandt de mellemstore virksomheder (200-999 ansatte) er spørgsmålet ikke længere, om de vil blive udsat for en licensaudit, men hvornår, står der i vejledningen. Den fortæller desuden, at betalingskravene som følge af en audit i visse tilfælde overstiger virksomhedens samlede it-budget for hele året.

»Tidligere så vi ikke mange sager, der handlede om licensaudits eller påstået underlicensering. For øjeblikket ser vi konstant sager om det,« siger Lau Normann Jørgensen fra Danske IT-advokater til Version2 og fortsætter:

»Medmindre det er et helt nyt softwareprodukt, findes der reelt ingen simple licensmodeller. For alle de modne softwareprodukter er det hovedreglen, at licensmodellerne er meget komplekse og uoverskuelige.«

Den ca. 50 sider lange vejledning forholder sig også til open source-software, der som bekendt også kan komme med licensbetingelser, som selv store virksomheder kan have svært ved at overholde.

Læs også: TDC: Vi har dummet os med open source-licens

Under punktet om open source-software står der, at: ‘Open Source software kan være undergivet mange forskellige typer af licensbetingelser, men er grundlæggende kendetegnet ved, at kildekoden er offentlig tilgængelig, og at softwaren som hovedregel kan benyttes uden licensbetaling. Netop på grund af den frie brugsret kan Open Source-software være interessant, men Kunden bør altid være opmærksom på følgeomkostninger.’

Og: ‘Ved brug af Open Source-software skal Kunden være opmærksom på, at licensbetingelserne ved erhvervsmæssig brug ofte er forskellige fra de betingelser, der gælder for privat brug. Til gengæld er økonomiske krav som følge af audit stort set ikke forekommende.’

Klaus Kvorning Hansen, vicedirektør ved koncern-it ved Københavns Universitet, kender kun alt for godt til audits og ikke mindst komplicerede softwarelicenser:

»Jeg har været it-chef flere steder, og det er den samme erfaring, jeg har. Det her med licensstyring, det er en kompliceret affære,« siger Klaus Kvorning Hansen til Version2 og fortsætter:

»Det er en betragtelig opgave at sikre, at man er efterlever reglerne (er compliant). Jeg tror, alle it-chefer har en ambition om at have styr på tingene, hvis der kommer et review. Men det kræver ganske meget at opnå denne sikkerhed, blandt andet fordi licensbetingelserne er uigennemskuelige.«

Noget af det, der kan være udfordrende, fortæller han, er, når leverandøren ændrer i licensbetingelserne, så kunden ikke længere overholder dem.

Klaus Kvorning Hansen mistænker - mere eller mindre direkte - leverandører for bevidst at have komplicerede licensregler med økonomisk vinding for øje.

»Det er ikke pænt at have sådan en mistanke, men usikkerheden kommer stort set altid leverandørerne til gode. Lad mig sige det på den måde,« siger Klaus Kvorning Hansen.

Foreløbig ikke noget at komme efter

Mens han har været it-ansvarlig på Københavns Universitet, har han oplevet et par gennemgange af universitetets licenserede software. Og til trods for komplicerede licensaftaler har der foreløbig ikke været noget at komme efter.

»Vi har haft to reviews inden for den seneste tid, og de har ikke betydet, vi skulle have flere penge op af lommen. Det har vist sig,at vi faktisk har haft styr på det.«

Selvom det foreløbig ikke direkte har kostet kroner og øre, når eksterne revisorer på vegne af leverandører har søgt efter eventuelle brud på licensreglerne, har det indirekte kostet universitetet:

»Til gengæld har der været nogle nøglepersoner, der har skulle bruge tid på disse reviews, som vi godt kunne have brugt i forbindelse med andre opgaver. Så på den måde er det et indgreb i driften,« siger Klaus Kvorning Hansen.

Men det lader jo så ikke til at være mere besværligt at leve op til aftalerne, end at I åbenbart har styr på det?

»Du kan gøre meget i forhold til at have orden på disse ting. Men jeg vil så også sige, at de reviews, vi har været igennem, har været relativt ukomplekse. Og det har været meget på serversiden. Når man bevæger sig ud på klientsiden, bliver det straks mere komplekst.«

De foreløbige licensreviews har haft fokus på server-software, og det er et langt mere afgrænset område end at holde styr på al den software på klientsiden, der måtte være installeret rundt om på universitetets forskellige institutter.

Kan du lægge hovedet på blokken og sige, at I betaler alle de licenser, I skal, i organisationen?

»Nej, det kan jeg ikke, og det vil jeg heller ikke gøre. Det er så sandelig mit håb og min forventning, at vi har så godt styr på det.«

All you can eat

For at forsimple processen med softwarelicenser forsøger Københavns Universitet - i det omfang, det er muligt - at anskaffe det, Klaus Kvorning Hansen kalder all you can eat-licenser. Det vil sige licensaftaler, hvor der ikke er begrænsninger på, hvor mange steder softwaren må installeres.

»Det kan være dyrt, men det gør det enklere at sikre licenser i den decentrale struktur på Københavns Universitet.«

Tager I højde for licensbetingelser, når I skal vælge softwareleverandør?

»Nu er vi underlagt nogle udbudsregler, men det indgår da som parameter, at det er nogle attraktive tilbud. Og vi foretager også en vurdering af licensbetingelserne, men i det, jeg har medvirket til, har det ikke været en faktor, der på nogen måde har haft afgørende indflydelse, hvis ellers produktet og prisen er i orden.«

Derudover medgiver Klaus Kvorning Hansen, at der kan vise sig at være skjulte omkostninger forbundet med software, netop som følge af komplicerede licensaftaler.

»Og det er jo en af de store ulemper ved den ringe gennemskuelighed, der er i licenserne. Det er jo en risiko, at den pris, vi betaler upfront, ikke holder hele produktets levetid igennem,« siger han.

Penge at spare ved at samle aftaler

Klaus Kvorning Hansen skønner, at der på Københavns Universitet bliver anvendt flere hundrede produkter, der er underlagt licens. Og der kan nok være penge at spare ved at gå produkterne efter i sømmene.

»Jeg har den opfattelse, at vi har indgået flere aftaler med den samme leverandør rundt omkring på universitetet, hvor vi nok kunne have sparet penge ved at køre det ind under en enkelt aftale. Altså samle indkøbene,« siger han.

Og blandt andet for at finde sådanne besparelser har Klaus Kvorning Hansen og kollegaer fokus på netop aftaler med leverandører.

»Vi har i min afdeling et indsatsområde, der handler specifikt om kontrakt- og leverandørstyring. Vi tror, vi administrativt kan få nogle fordele ved at have fokus på det. Så vi har faktisk for nylig mandet op på kontraktsstyringsdelen. Både for at leve op til reglerne, men også for at opnå nogle fordele, vi ikke tidligere har haft. Blandt andet i forhold til budgetterne.«

Fem sammenfattende anbefalinger

Hele vejledningen fra Dansk IT og Danske IT-Advokater kan findes her. Vejledningen slutter i øvrigt med fem sammenfattende anbefalinger:

  • Anvend SAM (Software Asset Management). Det vil sige et værktøj, der løbende holder styr på kundens erhvervede og anvendte licensprodukter (antal, type osv.).

  • Anvend Software Vendor Terms, hvis din virksomhed har en vis størrelse (f.eks. mere end 1.000 ansatte). Det går grundlæggende ud på at tilpasse licensforholdet bedst muligt til kundens type af virksomhed

  • Aftal ikke en licensmodel, du ikke forstår

  • Hvis audit-begæringen kommer, så tag og bevar kontrol over processen

  • Allier dig med en certificeret it-advokat i alle forhold vedrørende en licensaudit, medmindre du er sikker på, at auditten er uproblematisk.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (18)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Troels Henriksen

ved brug af Open Source-software skal Kunden være opmærksom på, at licensbetingelserne ved erhvervsmæssig brug ofte er forskellige fra de betingelser, der gælder for privat brug.

Hvad i alverden mener de med dette?

  • 9
  • 0
Christian Nobel

"Allier dig med en certificeret it-advokat i alle forhold vedrørende en licensaudit, medmindre du er sikker på, at auditten er uproblematisk."

Åh ja, der er ikke noget som lidt scaremonging til at redde sig en forretningsmulighed.

Og hvis det ikke rækker, så kan man jo altid sende trusselsbreve med dummebøder ud.

"Netop på grund af den frie brugsret kan Open Source-software..."

Ja og forståelsen af hvordan begreberne hænger sammen er jo imponerende - virkelig betryggende med kompetente ("certificerede" - suk) rådgivere i det spil.
</irony>

  • 13
  • 0
Peter Jensen

Netop på grund af den frie brugsret kan Open Source-software være interessant,

Hvor er det trættende at man igen, igen, igen skal læse om såkaldt "Open Source", når det der menes faktisk er "Free Software" (som kan kopieres og bruges frit samt hvor der ingen betaling er for licenserne).

"Open Source" har ikke per definition en "fri brugsret". Det er noget absurd vrøvl. "Open Source" betyder bare at man kan se kildekoden, men det siger intet om hvorvidt der er tale om "Fri Software" (fri som i frihed). Hvorfor er det at man konsekvent ikke vil sige "Free Software", når man mener fri software?

En Fri Software-licens garanterer i øvrigt åben kildekode (jf GPL).

Alle offentlige institutioner burde efter min mening bruge Fri Software som førstevalg fremfor det kostbare proprietære overvågende låste forbrugerskrald de bruger i dag (ingen navne nævnt).

  • 15
  • 0
Mogens Nørgaard

FUT: Frygt, Usikkerhed, Tvivl - det holder mange advokater beskæftiget.

MEN heldigvis er der en nem advokattest:

Bed ham/hende om at skrive under på en helt simpel note, hvor der står, at de garanterer, at den rådgivning de giver, er juridisk korrekt ift. leverandørernes kontrakter med kunden, og at deres konklusioner må bruges åbent i en retssal, i kommunikation med leverandøren, og gerne også i pressen, hvis man som kunde har lyst til det.

Så skal I se ægte, gammeldaws stepdans a la Fred Astaire.

Selvom det vel egentlig kun er et rimeligt krav, at dyrt betalte konklusioner fra en "IT-advokat" er .... juridisk gyldige :-).

Mvh. Mogens

  • 21
  • 0
Troels Henriksen

"Open Source" har ikke per definition en "fri brugsret". Det er noget absurd vrøvl.

Jeg vil anbefale dig at kigge på The Open Source Definition: http://opensource.org/osd-annotated

Fri brugsret er i høj grad en del af det. De praktiske forskelle på frit og open source programmel er ikke-eksisterende - det er primært en ideologisk sag.

  • 2
  • 5
Troels Henriksen

Visse editions.

Og disse er følgeligt ikke udgivet under en licens der kan siges at være "Open Source". Det er to forskellige produkter, også selvom de er baseret på en fælles kodebase der udgives under en Open Source-licens. F.eks. lader det til at Magento Enterprise er udgivet under en traditionel EULA, og følgeligt ikke er Open Source, også selvom det indeholder (mange) komponenter fra Magento der er tilgængelige under en Open Source-licens.

  • 1
  • 1
Bent Jensen

open source = åben kildekode.


Hvad du nok har ret i, men hvis vi talte sammen, vil jeg nok tro du mente åben og fri.

Som der også skrives her, men linjen efter roder det sammen igen.

http://www.dbc.dk/videndeling/hvad-er-open-source

Her er der noget andet Det som jeg synes kan give lidt overblik, er første figur til højere. Er mest visuel orienteret end Tekst.

http://en.wikipedia.org/wiki/Software_license

Her er figuren.

http://en.wikipedia.org/wiki/File:Software_Categories.png

Håber det ikke ødelægger, eller afspore diskussion, med alt for meget fakta.

Off.Trop.
Men Licenser åbne eller ej, vil tro patenter på den lange sigt er være for begge ting, fri eller ej.

Det meste uetisk der efter, er vel at tage OS, lægge lidt til, og så sælge det som lukket software i feks. en Routere eller andet. Lidt som TDC.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere