Overblik over lageret, statistik, fakturering, saldolister og kundekreditter.
Det er nogle af de ting, som det danske tøjfirma Dixie tager med sig, efter at de har testet og kommet med forslag til, hvor den næste udgave af Microsoft Dynamics forretningssystem, kaldet NAV 2013. Version2 har taget en snak med Michael Resen, der har været med til at afprøve Dynamics NAV 2013 i Dixie.
Hvad går projektet ud på?
»Vi har testet den nye version med de opgraderinger, som Microsoft har lavet. Også for at se, om den adskiller sig markant fra forgængeren, som rigtig mange danske virksomheder sikkert kender. Eksempelvis har de indført et såkaldt rollecenter, som meget nemt giver adgang til den rigtige medarbejder - for eksempel en sælger,« fortæller Michael Resen til Version2.
Rollecentret, som Michael Resen omtaler kendes også fra 2009-udgaven, men det nye i 13 er, at eksempelvis en økonomimedarbejder kan se saldoen på kassekredit, og om betalingsfristen på en faktura er overskredet.
»Grundlæggende havde vi brug for et bedre overblik over vores lager med tøj, over købsmønstre på varerne, over lønsomme kunder, over indkøbsbehovet. Det synes jeg, NAV 2013 har givet os, samtidig med, at vi bedre kan kontrollere og overvåge statistik, fakturering, saldolister, kundekreditter i ét system,« siger han til Version2.
Hvad er din rolle i projektet?
»Jeg har siddet og testet det hele igennem løbende i et mellemled mellem salg og indkøb. Nu er der jo tale om en betaudgave, som vi har testet foreløbigt, men det har da været lidt stressende til tider, fordi vi både skulle implementere det nye system og gerne indrapportere, når vi synes, der var fejl og mangler i opdatering. Men det har været spændende, og jeg synes, vi er nået frem til nogle gode resultater. Overgangen har ikke været særlig markant, da vi kom fra 2009-udgaven,« forklarer Michael Resen.
Hvad er målet med projektet?
»Vi var en af de første til at prøve den nye 2013-udgave af. Og en af grundene var at få skåret processerne så meget til, at vi kan bruge tiden på kunderne frem for manuelle rutineopgaver, som for eksempel opdateringer af prislister. Det skulle vi tidligere. I dag indtaster vi priserne i systemet, som så printes ud med ordren. Det er vi rigtig glade for, da vi er sluppet af med besværlige lagertjek eller langsommelig plukning forårsaget af ordresedler med varer. Så det sparer naturligvis en del tid.«
Hvilken teknologi indgår i projektet?
»Det gamle system var meget manuelt funderet, 2013 er mere automatisk anlagt. Nu er det nemmere at holde sig ajour med nøgletal på alt lige fra ordrer, købsmønstre, enkeltvarers lønsomhed, den aktuelle lagerværdi, kostpriser, omsætningslister. Det vil også komme en opdatering, så man snart kan se reklamationer med årsagskoder også.«
Som eksempel nævner Michael Resen, at systemet viser, hvor kunden er i forhold til budgettet i løbet af et år. Det kan Dixie bruge til at sparre konstruktivt med en sælger om prioriteringen af indsatsen. Tallene lægges så ind i systemet i starten af året, uden brug af regneark, som tidligere man kender fra 09-udgaven. Han nævner også, at man nu ikke længere kun kan se ordrerne, men også hvornår betalingen for dem kan forventes at komme hjem.
»Vi bruger næsten ikke brevpapir mere. Alt kan sendes pr mail. Kreditnotaer, fakturaer og så videre. Hver gang vi sender noget til butikken, så vil der automatisk blive sendt en faktura eller en kreditnota til samme butik. Igen et tidssparende element,« pointerer Michael Resen.
Hvilke problemer har I oplevet?
»Mange problemerne i starten har skyldtes, at der har været tale om en betaudgave. Alle rapporterne skulle opgraderes fra den gamle platform til den nye. Vi har så kørt alle rapporterne ud via Microsoft Excel, og det har været noget af en kamp. Dog vil jeg sige, at det egentlig har kørt ganske smertefrit.«
Hvilke gode råd kan du give videre?
»Det er et meget brugervenligt system, som langt de fleste kan gå i gang med. Jeg har selv prøvet Windows C5, som typisk henvender sig til mindre virksomheder. De vigtigste ting, som mangler: Sende ting med mail. Det var ikke standard, men noget vil har fået tilføjet i den version, som vi så bruger nu. Systemet kommer også med standardrapporter, men de fleste vil typisk have brug for at rette dem til. Det er meget naturligt, men der mangler måske lidt information om, hvordan man får det til at være, som man gerne vil have det,« siger Michael Resen.
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
