Dansk pharma-firma parkerer bunker af historiske data i skift til nyt HR-system: »Alt andet var for uoverskueligt«

Foto: ALK
Der er ingen nem måde at flytte et virvar af Excel-ark til en ny HR-platform på, fortæller HR-boss.

Den danske pharma-virksomhed ALK har spredt sig til både USA, Kina og en række europæiske lande, men først for nylig indhentede HR-it'en den globale virkelighed med et samlet cloud-baseret system på tværs af landegrænserne.

Indtil da har enhver dataforspørgsel til HR krævet en omfattende datajagt gennem et virvar af Excel-ark, fortæller Minje de Lasson, der er chef for HR Effectiveness & HRIS i ALK.

»Vi havde ikke overblik over og indsigt i medarbejder- og løndata - der var ingen transparens,« konstaterer hun.

Læs også: Norske Opera flytter HR i skyen og sparer hver femte HR-medarbejder

Med ekspansionen ud over landets grænser kunne det f.eks. være relevant for en leder, der har overtaget medarbejdere i andre lande, at vide, hvad virksomheden egentlig betaler dem, om deres løn ligger over eller under markedsprisen og så videre.

»Det er en række spørgsmål, vi ikke kunne besvare uden at tage fat på hver af de lokale HR-chefer og kigge ind i lokale Excel-ark. Det krævede en masse manuelle processer, og mange forskellige folk blev involveret,« forklarer Minje de Lasson og tilføjer:

»I nogle lande havde man et lokalt personalesystem, andre steder havde man et Excel-ark, så det foregik på mange forskellige måder.«

Historisk data parkeres

Det har ifølge Minje de Lasson ikke været nogen simpel opgave at strikke de mange Excel-ark sammen til én endegyldig sandhed.

»Det er et kæmpe benarbejde. Der er ikke nogen nem måde, hvor man trykker på en knap, og så er det fikset. Det handler om at trække data ud og klippe-klistre og kvalitetssikre igen og igen.«

Af samme grund valgte ALK at efterlade en stor del af de historiske data i de gamle systemer og regneark.

Læs også: TDC migrerer en million kunder til 25 år gammel platform

»Vi har medtaget al data om medarbejdere, fra vi gik i luften med det nye system. Vi har selvfølgelig folks ansættelsesdato og så videre, det er klart. Men vi har ikke hele historikken over f.eks., når personer har fået en ny funktion,« forklarer HR-chefen og fortsætter:

»Vi vurderede, at det blev for tungt og for stort i forhold til, hvad vi kunne få ud af det. Det er klart, at det har en konsekvens.«

Ikke fri for gamle databaser

Beslutningen om at lade gamle data forblive i gamle systemer betyder, at det kan være sværere at lave eksempelvis statistik over, hvorfor folk forlader virksomheden længere end et år tilbage.

»Men den viden er vi jo så nu ved at oparbejde,« bemærker Minje de Lasson.

»Det har også denne konsekvens, at vi ikke er helt ude af de gamle manuelle processer, og vi stadig skal anvende nogle af de gamle systemer som databaser.«

Læs også: Plug-and-play ERP og CRM stormer frem – men er det lykken?

Hvis HR ønsker at se udvikling i medarbejderantal siden 2014, kan den nye platform levere tallene fra 2016 - mens resten skal sammenstykkes med de andre datakilder.

»Omvendt så ville den data, vi kunne lægge ind i systemet, ikke have den rette rette kvalitet, fordi det er blevet gjort på mange forskellige måder de forskellige steder. Og vi ved, det ville være et gigantisk arbejde at få de historiske data med. Det ville være uoverskueligt, syntes vi.«

Tung proces

Det har i sig selv krævet et grundigt dataarbejde at finde informationen i Excel-ark, som skulle overføres til det nye system fra leverandøren Workday. Og ikke mindst at kvalitetssikre den.

Undervejs i processen blev HR-dataen uploadet fire gange. Det vil sige fire uploads med den samme data, hvor der kommer mere og mere kompleksitet i data fra gang til gang.

Læs også: Pilgrim skyer public cloud: Det koster kassen at komme ud igen

»Det er en tung proces at indsamle alt data ad flere omgange, men fordelen er, at data bliver testet, renset og forbedret, så det er så fejlfrit som muligt, når systemet går i luften. Det gør, at man får luget ud i alle fejlene og får kvalitetssikret det,« forklarer Minje de Lasson.

Undgik dyr on-premise-løsning

Med forskellige systemer og standarder i de forskellige lande har projektgruppen hele tiden taget stilling til, hvordan dataopsætning, kategorier og processer skulle se ud, så de kunne fungere i Danmark, Kina, Italien og USA.

»Vi nedsatte en projektgruppe, som fik mandat til at træffe beslutninger globalt, så vi ikke hele tiden skulle afstemme med de enkelte afdelinger. Det var også et krav, vi hørte fra leverandører under vores udbud, at vi var nødt til at kunne træffe beslutninger hurtigt.«

Læs også: COOP giver 40 år gammel legacy-kode øksen: Må indkalde pensionister til support

Har I overvejet, om det havde været mere fornuftigt at skifte til et fælles system tidligere?

»Jeg ville ikke ønske det, for på det tidspunkt var systemer som Workday ikke modne nok,« vurderer HR-bossen.

»Og så var vi endt i en meget dyr on-premise-løsning, hvor vi ikke kunne få den agilitet, vi får nu. Allerede nu kan vi lave analyser på overarbejde, fratrædelsesårsager, kompensation og så videre - så vi bevæger os hurtigt fremad,« fastslår Minje de Lasson.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (6)
Anne-Marie Krogsbøll

Det kunne være interessant at høre hvilken Cloud løsning og hvordan man holder HR data som er personfølsomme inden for EU?


Det gør man vel ikke - Så vidt jeg har forstået sender man f. eks. også persondata fra sundhedsplatformen videre til EPIC i USA i forbindelse med support etc. Har vi overhovedet en lovgivning, der forbyder, at persondata sendes ud af EU? Vi burde have en lov, der forbyder, at persondata sendes ud af Danmark - men det har vi vist ikke - det er lovløst land (beklager hvis der er noget, jeg har misforstået her. I så fald vil jeg gerne oplyses)

Maciej Szeliga

Du får en underskrift fra Microsoft og så er alt fryd og gammen.

Når jeg så får en bøde på 25% af omsætningen så kan jeg også sende den til Microsoft ?
I nogle virksomheders tilfælde kan det være en bøde i milliardklassen...

Log ind eller Opret konto for at kommentere
Pressemeddelelser

Silicom i Søborg har fået stærk vind i sejlene…

Silicom Denmark arbejder med cutting-edge teknologier og er helt fremme hvad angår FPGA teknologien, som har eksisteret i over 20 år.
22. sep 2017

Conference: How AI and Machine Learning can accelerate your business growth

Can Artificial Intelligence (AI) and Machine Learning bring actual value to your business? Will it supercharge growth? How do other businesses leverage AI and Machine Learning?
13. sep 2017

Affecto has the solution and the tools you need

According to GDPR, you are required to be in control of all of your personally identifiable and sensitive data. There are only a few software tools on the market to support this requirement today.
13. sep 2017