Dansk it-firma: Befriende med e-mailfri januar

It-firmaet Exformatics skar i januar mere end halvdelen af de interne e-mails væk. Udviklingsdirektøren sparede fem kvarter dagligt på den konto.

Det begyndte som et eksperiment:

Hvad sker der, hvis vi forsøger at undgå at sende hinanden e-mails internt i firmaet i hele januar måned, lød spørgsmålet hos it-virksomheden Exformatics før jul.

Nu er den første evaluering klar, og den viser, at de ansatte i firmaet har mere end halveret antallet af e-mails, de har sendt til hinanden.

Sammenlagt blev der sendt 2.170 e-mails internt blandt 19 fastansatte medarbejdere i januar, mens det tal i november 2011 var mere end dobbelt så højt med 4.668 e-mails.

Som håbet har det givet medarbejderne mere tid til humlen i deres arbejde, fordi de ikke længere skal bruge tid på at forholde sig til alenlange e-mailtråde i indbakken:

»De fleste medarbejdere har oplevet det som befriende. Det er interessant, fordi mange var skeptiske, før vi gik i gang,« siger udviklingsdirektør i Exformatics, Morten Marquard, til Version2.

Exformatics leverer it-systemer til elektronisk sags- og dokumenthåndtering i det offentlige, ESDH.

Formålet med at droppe e-mails internt i virksomheden var at komme den spildtid til livs, som ofte kan være forbundet med e-mails.

Læs også: Kold tyrker: Dansk software-firma dropper interne e-mails

Uoverskuelige e-mailtråde, irrelevante CC-mails og korte påmindelser via e-mails, der ofte ikke er knyttet til nogen bestemt medarbejder eller arbejdsgang.

Morten Marquard er selv gået fra 1.010 i november 2011 til 332 internt sendte e-mails i januar.

Han skønner, at det dagligt har nedbragt tidsforbruget på at sende e-mails fra to timer til tre kvarter:

»Jeg tror, at oplevelsen har været mest markant i ledelsesgruppen, fordi vi sender markant flere e-mails. Det har virkelig været en lettelse,« siger udviklingsdirektøren.

I stedet for e-mails kommunikerer medarbejderne gennem chatværktøjer som Windows Live Messenger og Skype.

Men også via Exformatics eget ESDH-system, der er udstyret med en såkaldt aktivitetsstrøm, som kan sammenlignes med statusopdateringer på for eksempel Facebook.

Dermed kan de ansatte oftere diskutere opgaverne i samme system, som opgaverne befinder sig, i stedet for at skulle skifte over til e-mailen, fortæller Morten Marquard.

Har I så brugt tilsvarende mere tid på at chatte med hinanden, i forhold til hvor meget I har sparet på at sende færre e-mails?

»Antallet af chatbeskeder er vokset mindre, end antallet af e-mails er faldet (fra cirka 2.200 beskeder i november til cirka 3.600 i januar, red.). Men pointen er også, at jeg i højere grad kan blive i det samme system og ikke skal forlade det for at gå over i e-mail-klienten så ofte,« siger Morten Marquard.

Ifølge Morten Marquard nævner flere af medarbejderne, at det er mindre stressende, når der ikke længere tikker e-mails ind på telefonen nær så ofte som tidligere.

»Medarbejderne nævner det her med stresset. Tidligere poppede der hele tiden nye e-mails op på telefonen, men nu mærker vi ikke presset fra arbejdet på samme måde,« siger Morten Marquard.

»Tidligere har jeg selv haft en tendens til at tjekke e-mails på telefonen som det første om morgenen, men det gør jeg nu i stedet, når jeg sidder i toget på vej til arbejde.«

Men du modtager vel stadig e-mails fra personer uden for firmaet, som du skal forholde dig til? Også om morgenen?

»Ja, men jeg er holdt op med at gøre det, når jeg sidder ved morgenbordet. Og jeg tror, det hænger sammen med, at jeg generelt er blevet mere opmærksom på ikke at skulle forholde mig så meget til e-mails,« siger Morten Marquard.

Analytiker: Brugerne efterspørger alternativer

Ifølge analysechef Anders Elbak fra IDC Nordic er der tale om en tendens, der vinder mere og mere ind i virksomhederne:

»Der tales rigtigt meget om det for tiden. Men det er oftere en brugerdrevet beslutning mere, end at det er virksomhedens ledelse, der bestemmer det. Folk finder ganske enkelt ud af, at det ofte er lettere og mere direkte at bruge for eksempel chat i stedet for e-mails, hvor modtageren ofte kan sige 'den kigger jeg lige på i aften',« forklarer Anders Elbak til Version2.

Han vurderer dog, at chat og sociale medier i de fleste tilfælde stadig er et supplement til e-mails - ikke en erstatning.

»Hvis man arbejder i en global virksomhed og skal have fat i en medarbejder på den amerikanske vestkyst, så er det ofte nemmest at sende en e-mail. Og e-mailen kan også være et bedre værktøj, hvis et budskab skal sendes ud til mange mennesker, og man vil være sikker på, at folk modtager det,« siger Anders Elbak.

»Og hvis en korrespondance skal være dokumenteret, kan det være et problem, at chatsessionerne ikke altid bliver gemt. Så på den måde har e-mails absolut stadig en berettigelse i forhold til den mere formelle kommunikation,« siger analysechefen til Version2.

Morten Marquard, vil I gøre eksperimentet mere permanent hos Exformatics?

»Som jeg ser det, er e-mails for alvor på vej ud med badevandet. Og medarbejderne ønsker rent faktisk, at det skal fortsætte fremover, og det har vi taget til efterretning,« siger Morten Marquard.

Men betyder det, at I vil tage beslutningen i ledelsen om at gennemføre det?

»Det er så markant, så jeg er ikke et sekund i tvivl om, at vi beslutter at køre videre med det. Men det er ikke endeligt vedtaget endnu,« siger Morten Marquard.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (4)
Anonym

E-mail, holder ikke.

Det forbedrer ikke selve kommunikationen i forhold til almindelig snail-mail.
Jeg bliver f.eks. ikke bedre til at udtrykke mig på skrift, fordi jeg kan skrive en e-mail.
Og jeg har ikke mulighed for at starte en interaktiv kommunikation, hvor jeg har mulighed for at forklare mig bedre, ved at bruge e-mail.

IM er langt bedre.

Er man til at træffe, så er man online, er man ikke til at træffe, så er man det ikke.
Det giver mulighed for at koncentrerer sig om opgaverne, uden at blive forstyrret af post som man er "tvunget" til at tage stilling til.
Har man tid til at "lytte", så er man online, og kan "lytte" til det der bliver kommunikeret, og interaktivt deltage i en mulig debat.

Skal E-mail tilbage på sporet, skal det indbygges som system i organisationen. Det kræver at man udvikler en række klientsystemer som passer ind i et sådant setup.
IM tilbyder, at man kan tænke elektronisk kommunikation, ind i organisationen, derfor bør det vælges, i mangel af bedre.

Morten Marquard

Anders Elbak, IDC, mener det er nemmere at komme i kontakt med folk på den amerikanske vestkyst via email. Jørgen Rahbæk, produktchef i Microsoft med ansvar for Unified Messaging, svarer til #NoEmail at "modtageren behøver ikke svare med det samme og beskeden bliver gemt, det er nemt at tilføje flere modtagere og sende filer og andre typer af indhold" se http://www.comon.dk/art/213153/microsoft-derfor-vil-email-ikke-doe. Det er der næppe meget nyt i - det gælder jo også aktivitetsstrømme i diverse sociale medier. Måske Unified Messaging er knap så Unified når det kommer til stykket?

Jeg vil på det kraftigste anbefale Jer, at I overtaler jeres respektive organisationer til i en måned at droppe emails. Det vil helt sikkert ændre jeres opfattelse og perspektiv - og desuden spare Jer en del tid.

Den unge generation har droppet email og gået over til aktivitetsstrømme i sociale medier som Twitter, LinkedIN og Facebook. Jeg tror også alle os 30+ kan gøre det.

Og så lige en mindre korrektion til Anders kommentar ovenfor. Beskedder i aktivitetsstrømmen er automatisk arkiveret på relevante forretningsobjekt - så vi behøver ikke gøre andet end at drøfte tingene online.

Morten Marquard

@Jacob jeg vil svare både ja og nej til dit spørgsmål.

Nej - det er naturligvis ikke emailens skyld. Det er mennesker som bruger emailen - ikke emailen der af sig selv sender emails. Så det er indlysende at det er brugen af teknologien som er skyld i problemerne.

Ja - det er naturligvis emailens skyld. Problemet med email er at den foregår i en anden "kontekst" end der hvor vi udfører vores arbejde. Når vi får en email eller skal sende en skal vi skifte "kontekst" fra vores digitale arbejdsplads, typisk i intranettet, til et andet system. Dette skift af "kontekst" koster ressourcer fra medarbejdernes side. Og dermed er email mindre effektivt end fx sociale medier (vi kan også kalde det et indlejret email system) der hvor vi udfører vores arbejde.

Jeg plejer at sammenligne det med da vi først fik emails. På det tidspunkt skrev rigtigt mange deres besked i Word, hvorefter de fremsendte Word dokumentet. Fremfor at læse beskeden i Outlook skulle dokumentet åbnes for at læse beskeden. Nu er vi blot i næste fase - hvor det selvstændige email system forsvinder og indlejres i den platform vi udfører vores arbejde i.

Om det er mindre junk - eller slet og ret mindre information og derfor mere exformation (læs Tor Nørretranders "Mærk Verden") er vi ikke i tvivl om. Ofte stoler vi ikke på interne systemer og sender derfor ofte lige en mail til fx projektlederen eller sælgeren for at få den seneste status på projektet eller kunden. Dermed "opdrager" vi folk til ikke at stole på de interne IT systemer - hvilket naturligvis medfører en øget mailtrafik. #NoEmail medfører at interne systemer opdateres, bl.a. af den enkle årsag at forespørgslen om status foregår i projektrummet - hvor status tydeligt fremgår. Dermed begynder vi at stole på de informationer vi har internt - hvilket betyder mindre kommunikation om basale ting.

Log ind eller Opret konto for at kommentere
Pressemeddelelser

Welcome to the Cloud Integration Enablement Day (Bring your own laptop)

On this track, we will give you the chance to become a "Cloud First" data integration specialist.
15. nov 10:31

Silicom i Søborg har fået stærk vind i sejlene…

Silicom Denmark arbejder med cutting-edge teknologier og er helt fremme hvad angår FPGA teknologien, som har eksisteret i over 20 år.
22. sep 2017

Conference: How AI and Machine Learning can accelerate your business growth

Can Artificial Intelligence (AI) and Machine Learning bring actual value to your business? Will it supercharge growth? How do other businesses leverage AI and Machine Learning?
13. sep 2017