Det begyndte som et eksperiment:
Hvad sker der, hvis vi forsøger at undgå at sende hinanden e-mails internt i firmaet i hele januar måned, lød spørgsmålet hos it-virksomheden Exformatics før jul.
Nu er den første evaluering klar, og den viser, at de ansatte i firmaet har mere end halveret antallet af e-mails, de har sendt til hinanden.
Sammenlagt blev der sendt 2.170 e-mails internt blandt 19 fastansatte medarbejdere i januar, mens det tal i november 2011 var mere end dobbelt så højt med 4.668 e-mails.
Som håbet har det givet medarbejderne mere tid til humlen i deres arbejde, fordi de ikke længere skal bruge tid på at forholde sig til alenlange e-mailtråde i indbakken:
»De fleste medarbejdere har oplevet det som befriende. Det er interessant, fordi mange var skeptiske, før vi gik i gang,« siger udviklingsdirektør i Exformatics, Morten Marquard, til Version2.
Exformatics leverer it-systemer til elektronisk sags- og dokumenthåndtering i det offentlige, ESDH.
Formålet med at droppe e-mails internt i virksomheden var at komme den spildtid til livs, som ofte kan være forbundet med e-mails.
Uoverskuelige e-mailtråde, irrelevante CC-mails og korte påmindelser via e-mails, der ofte ikke er knyttet til nogen bestemt medarbejder eller arbejdsgang.
Morten Marquard er selv gået fra 1.010 i november 2011 til 332 internt sendte e-mails i januar.
Han skønner, at det dagligt har nedbragt tidsforbruget på at sende e-mails fra to timer til tre kvarter:
»Jeg tror, at oplevelsen har været mest markant i ledelsesgruppen, fordi vi sender markant flere e-mails. Det har virkelig været en lettelse,« siger udviklingsdirektøren.
I stedet for e-mails kommunikerer medarbejderne gennem chatværktøjer som Windows Live Messenger og Skype.
Men også via Exformatics eget ESDH-system, der er udstyret med en såkaldt aktivitetsstrøm, som kan sammenlignes med statusopdateringer på for eksempel Facebook.
Dermed kan de ansatte oftere diskutere opgaverne i samme system, som opgaverne befinder sig, i stedet for at skulle skifte over til e-mailen, fortæller Morten Marquard.
Har I så brugt tilsvarende mere tid på at chatte med hinanden, i forhold til hvor meget I har sparet på at sende færre e-mails?
»Antallet af chatbeskeder er vokset mindre, end antallet af e-mails er faldet (fra cirka 2.200 beskeder i november til cirka 3.600 i januar, red.). Men pointen er også, at jeg i højere grad kan blive i det samme system og ikke skal forlade det for at gå over i e-mail-klienten så ofte,« siger Morten Marquard.
Ifølge Morten Marquard nævner flere af medarbejderne, at det er mindre stressende, når der ikke længere tikker e-mails ind på telefonen nær så ofte som tidligere.
»Medarbejderne nævner det her med stresset. Tidligere poppede der hele tiden nye e-mails op på telefonen, men nu mærker vi ikke presset fra arbejdet på samme måde,« siger Morten Marquard.
»Tidligere har jeg selv haft en tendens til at tjekke e-mails på telefonen som det første om morgenen, men det gør jeg nu i stedet, når jeg sidder i toget på vej til arbejde.«
Men du modtager vel stadig e-mails fra personer uden for firmaet, som du skal forholde dig til? Også om morgenen?
»Ja, men jeg er holdt op med at gøre det, når jeg sidder ved morgenbordet. Og jeg tror, det hænger sammen med, at jeg generelt er blevet mere opmærksom på ikke at skulle forholde mig så meget til e-mails,« siger Morten Marquard.
Analytiker: Brugerne efterspørger alternativer
Ifølge analysechef Anders Elbak fra IDC Nordic er der tale om en tendens, der vinder mere og mere ind i virksomhederne:
»Der tales rigtigt meget om det for tiden. Men det er oftere en brugerdrevet beslutning mere, end at det er virksomhedens ledelse, der bestemmer det. Folk finder ganske enkelt ud af, at det ofte er lettere og mere direkte at bruge for eksempel chat i stedet for e-mails, hvor modtageren ofte kan sige 'den kigger jeg lige på i aften',« forklarer Anders Elbak til Version2.
Han vurderer dog, at chat og sociale medier i de fleste tilfælde stadig er et supplement til e-mails - ikke en erstatning.
»Hvis man arbejder i en global virksomhed og skal have fat i en medarbejder på den amerikanske vestkyst, så er det ofte nemmest at sende en e-mail. Og e-mailen kan også være et bedre værktøj, hvis et budskab skal sendes ud til mange mennesker, og man vil være sikker på, at folk modtager det,« siger Anders Elbak.
»Og hvis en korrespondance skal være dokumenteret, kan det være et problem, at chatsessionerne ikke altid bliver gemt. Så på den måde har e-mails absolut stadig en berettigelse i forhold til den mere formelle kommunikation,« siger analysechefen til Version2.
Morten Marquard, vil I gøre eksperimentet mere permanent hos Exformatics?
»Som jeg ser det, er e-mails for alvor på vej ud med badevandet. Og medarbejderne ønsker rent faktisk, at det skal fortsætte fremover, og det har vi taget til efterretning,« siger Morten Marquard.
Men betyder det, at I vil tage beslutningen i ledelsen om at gennemføre det?
»Det er så markant, så jeg er ikke et sekund i tvivl om, at vi beslutter at køre videre med det. Men det er ikke endeligt vedtaget endnu,« siger Morten Marquard.
