Coop om SAP-implementering: »Koster os lige nu 1,5 mio. kr. - om dagen«

Siden Morten Holm i august sidste år blev hyret som CIO og CTO i Coop, er antallet af it-medarbejdere i virksomheden vokset fra 240 til 330 – af dem er de 71 kommet til alene i 2019.

Noget af en rekrutteringsbedrift på et arbejdsmarked, hvor der er kamp om medarbejderne. Som ny chef var Morten Holm da også uhyre bevidst om, at det ikke var nogen enkel opgave, han havde stillet sig selv.

»Vil du bygge en it-afdeling op i den skala, skal du helst have et stort navn som Lego, Maersk, Novo eller Netcompany. Ellers er du på herrens mark. Jeg havde brug for de allerbedste og ved godt, at de ikke lige går og tænker på Coop,« siger han.

Så hvordan griber man den udfordring an på et it-arbejdsmarked, hvor hverken løn eller jobsikkerhed ifølge Morten Holm kan lokke de eftertragtede profiler til:

»De dygtige it-folk ved godt, at de altid kan gå et andet sted hen og få en god løn, fordi der er en overefterspørgsel. For dem er den mest attraktive virksomhed den, der har de mest attraktive opgaver.«

Netop her har Coop IT rigtig gode kort på hånden, mener Morten Holm.

»Vores value proposition er, at vi er i gang med en af landets største digitale forretningstransformationer, og at vi er helt i front med Danmarks største SAP-implementering. Det er vigtigt for at fastholde folk. I stedet for at bruge dyre konsulenter vil vi have spidskompetencer inden for it og digital transformation internt i virksomheden. Dermed sparer vi faktisk også penge,« fortæller han.

Mad- og indkøbsvaner disruptes

Det aktuelle behov for mange nye it-medarbejdere skyldes Coops snart to år gamle strategi, der tager afsæt i ændrede forbrugsmønstre og nye madvaner, som har tvunget den medlemsejede dagligvaregigant til at gå nye digitale veje for at sikre sin overlevelse, forklarer han:

»Konteksten er, at supermarkedet i sit nuværende format er uddøende, dels fordi der er mere og mere nethandel, dels fordi vi ikke selv gider lave mad længere.«

Nethandlen fylder endnu ikke særlig meget på dagligvaremarkedet – alt i alt kun 3 procent – men det vokser hurtigt: 10-20 procent om året ifølge Morten Holm.

Lysten til at lade andre lave maden vokser derimod hurtigt. For fire år siden spiste en familie i snit ude en gang om ugen eller tog færdigmad med hjem. I dag sker det i snit to gange.

»Flere og flere får råd til at spise ude, og folk vil hellere dyrke maraton og hygge sig med deres børn end lave mad. Det taber dagligvaremarkedet på,« siger Morten Holm.

Og så er vi tilbage ved behovet for de eftertragtede it-profiler, for det er dem, der skal gennemføre den digitale transformation, der er nødvendig for at imødegå konsekvenserne af ændrede vaner og dermed sikre Coops fortsatte vækst og i sidste ende overlevelse.

På den ene side er der behov for en modernisering af det interne it-system, som er baseret på op til 53 år gamle applikationer. På den anden side er der brug for at kunne kommunikere med kunderne gennem den app, Coop lancerede for et par år siden.

500 mand til SAP-projekt

SAP-implementeringen gik live den 3. november, og i løbet af det kommende års tid skal alle varenumre overføres til det nye system.

Opgaven involverer 500 mand m/k, heraf cirka en tredjedel fra it-afdelingen, en tredjedel fra andre afdelinger i organisationen, f.eks. butikker, og endelig en tredjedel SAP-konsulenter udefra. Og det er ikke bare et lille greb i lommen:

»SAP-projektet koster os lige nu 1,5 mio. kr. - om dagen,« fortæller Morten Holm.

Rekrutteringen af de eftertragtede SAP-eksperter valgte han at lægge uden for huset:

»Vi vidste, det ville blive svært, og hyrede derfor et engelsk rekrutteringsfirma. Min erfaring er, at det går for langsomt med danske headhuntere. De er udmærkede, når man skal hyre seniorledere, og det handler om at kende folk, men her er det fagkompetencer og i et stort antal, og så er englændernes system helt anderledes effektivt.«

Da vi besøger Coop en mandag formiddag i oktober, hersker der arbejdsom ro i de vidstrakte kontorlandskaber, som huser it-udviklere og SAP-konsulenter. Hovedparten af medarbejderne er danske, men der er også en del indere, der har slået sig ned her med deres familie. Mange af SAP-konsulenterne kommer fra Storbritannien og Tyskland, men pendler til kontoret i Albertslund på ugebasis:

»Det er vigtigt, fordi alt foregår her. Det er anderledes end i internationale virksomheder, hvor der er lokationer over hele verden,« siger Morten Holm.

Og dog. For ikke alle hans medarbejdere holder til på det strømlinede hovedkvarter, som arkitekten Arne Jacobsen tegnede i 1966. På en gammel, nyrenoveret gård en kilometers penge fra hovedkvarteret arbejder 35 medarbejdere på at bringe den 153 år gamle brugsforening ind i fremtiden.

Dyre konsulenter bekymrer

For at besøge dem skal vi ud på en lille køretur. På vej derover taler vi om, at det er svært at lære alle medarbejdere at kende, når der kommer så mange nye hele tiden.

Morten Holm spiser derfor frokost en gang om måneden med de medarbejdere, der har fødselsdag i den pågældende måned:

»De får set giraffen, og så tager vi en runde, hvor alle fortæller lidt om, hvad de er optaget af. Det giver mig et indtryk af, hvad der ligger dem på sinde, de kan komme med ideer og forslag og få luft for deres bekymring om de ændringer, der foregår.«

Noget, der har vakt bekymring blandt medarbejderne, er de næsten 100 SAP-konsulenter, der er hyret ind til en løn, der er to-tre gange højere end de fastansattes, fortæller han:

»I begyndelsen optog det folk meget, om det ville betyde nedskæringer andre steder. Lige nu topper antallet, men hvis alt går vel, bliver it-udviklingsafdelingen cirka 100 konsulenter færre i løbet af 2020, når SAP-systemet er på plads.«

Efter små fem minutter er vi fremme ved gården, der består af to velholdte, toetagers staldbygninger. Her designes og udvikles det digitale univers, Coop App, som skal fremtidssikre koncernen, der omsætter for cirka 45 mia. kr. om året. I dag skal der årligt sættes et stort trecifret millionbeløb af til kassebetjening og mere end 400 mio. kr. til tilbudsaviser. De penge kan man spare ved at digitalisere butikken, forklarer Morten Holm.

Besparelserne skal dog først og fremmest give mening for kunderne, understreger han:

»Vores mål er at lancere en ny funktionalitet i vores app hver måned, og derfor er vi på en rejse, hvor vi prøver tingene af. Flyver det, skalerer vi op, gør det ikke, lukker vi det igen.«

Gården skal fremme pionerånd

Det er med velberåd hu, at udviklingen af appen foregår lidt væk fra hovedkvarteret. Det er heller ingen tilfældighed, at der er blevet plads til bordfodbold, bordtennisbord og colaautomat.

»Gården er indrettet som et reklamebureau, fordi det er den samme type medarbejdere, vi har brug for. Vi må indrette os efter markedsbetingelserne. Så jo, gården har noget med rekruttering og fastholdelse at gøre, fordi vi skal finde et miljø, der kan matche konkurrenterne på arbejdsmarkedet.«

Meningen er, at de hippe rammer kan inspirere til at anskue dagligvareindkøb på en ny måde.

»I forhold til det digitale univers skal du tænke på Coop som en start-up. Den pionerånd kan vi nemmere opretholde, hvis vi skaber et nyt miljø, som ikke dræbes af årtiers vaner,« siger Morten Holm.

Medarbejderne på gården har 40 kolleger i Ukraine, dels fordi det er svært at finde folk nok i Danmark, dels fordi det er billigere at få løst opgaverne dér.

»Er du ansat i en it-virksomhed i Ukraine, betaler du kun 5 procent i skat, så derfra får vi superdygtige og ambitiøse folk, der tjener godt efter lokale forhold,« siger han.

Tre år efter lanceringen er Coops app downloadet 1,4 millioner gange, og den bruges dagligt af 350.000 kunder med og uden et Coop-medlemskort.

Med appen på sin mobil kan man scanne og betale sin varer, ­modtage personlige tilbud baseret på sin købshistorik, deltage i små quizzer og konkurrencer, få fif til madlavningen og såmænd også blive kunde i Coop Bank. Der er funktionaliteter nok at holde styr på for gårdens medarbejdere og deres ukrainske kolleger.

Frihed skaber arbejdsglæde

På vej gennem huset møder vi Product Owner Lotte Lund Larsen. Hendes opgave er sammen med sit ti mand store team at udvikle Scan og Betal-funktionen på Coops app.

Selve opgaven motiverer og fastholder hende, og derudover er hun glad for den måde, arbejdet er organiseret på.

»Som team har vi ansvar over for hinanden og over for produktet, men også en masse frihed, fordi vi selv bestemmer, hvordan vi løser opgaver. Det giver arbejdsglæde,« siger hun.

Da vi har sagt farvel til Lotte Lund Larsen og hendes team, render vi ind i Product Owner Anders Mondrup, der står ved et ­whiteboard ude på gangen. Sammen med en kollega er han i gang med at tjekke tidsplanen for en ny funktionalitet til appen.

Som Product Owner skal han sørge for, at der er fremdrift i projektet og sikre dialog med forretningen. Det er afgørende, fordi applikationerne skal justeres i forhold til, hvad der virker hos kunderne, forklarer han.

For Anders Mondrup spiller det en rolle, at appen bliver flittigt brugt.

»Det er et kæmpe drive at ­være med til at udvikle noget, der har en halv million unikke brugere pr. måned. Det er motiverende og en del anderledes, end hvis der er kun var 500,« siger han.

Anders Mondrup motiveres også af den betydning, hans og kollegernes arbejde har for koncernen:

»Det er spændende at være med til at påvirke fremtiden, når ledelsens ambitioner er høje. Jeg holder mange møder på hovedkvarteret, og det betyder meget for mig, at jeg kan mærke en hype omkring det, vi laver, fordi vi kommer med det nye.«

»Folk mente, jeg var tosset«

Kampen om de bedste it-hoveder vil fortsætte, men på længere sigt satser Morten Holm på, at det bliver nemmere for Coop.

Efter blot to måneder i chefstolen satte han nemlig det ambitiøse mål, at Coop IT skal være Danmarks bedste it-afdeling. På det tidspunkt var medarbejdertilfredsheden i afdelingen lige faldet og rodede rundt blandt de ti procent dårligste i koncernen:

»Folk mente, at jeg var tosset, og der blev grinet lidt ad det i organisationen. Et halvt år efter var vi blandt koncernens 25 procent bedste. Vi bliver ikke Danmarks bedste it-afdeling på den korte bane. Der går noget tid, inden det går op for folk, at de skal til Coop, hvis de vil lave noget rigtig sjovt. Vi skal have tid til at positionere og brande os som et it-hus.«

Artiklen er fra magasinet IT Company Rank. Læs mere om IT Company Rank her i magasinet: