Brogede hjemmesider førte til fuld system-sammenkobling på Aalborg Universitet

It-udfordringen: For at forskerne på Aalborg Universitet kunne præsenteres bedst muligt på nettet, var det nødvendigt med en ny database - der endte med at blive bindeleddet mellem resten af universitetets it-systemer.

For fire år siden sad hver af de ansatte på Aalborg Universitet og fiflede med hver deres hjemmeside om forskningsområder, publikationer og kontaktinformation. Men det blev for rodet. Nogle fik ikke opdateret deres hjemmeside, og siderne blev brugt på forskellig vis af de ansatte.

Samtidigt var det et problem, at data om de ansatte skulle vedligeholdes i flere forskellige it-systemer. It-afdelingen slog det hele sammen og udviklede Persondatasystemet, som både nu fungerer som hoveddatabase på universitetet og som trække data fra mange andre kilder.

Systemet blev lanceret i 2005, og for nyligt blev version tre af Persondatasystemet rullet ud på universitetet. Blandt de nye funktioner, der kom til, var oprettelsen af en personlig blog for de ansatte, fortæller projektleder Merete Lyngdrup Madsen.

Hvad går projektet ud på?

»Vi manglede et system, hvor vi kunne profilere de ansattes kompetencer. Og så havde vi datakilder om de ansatte flere forskellige steder på universitetet. Det var ret uhensigtsmæssigt, for så har man pludseligt forskellige versioner af de samme data.

Med Persondatasystemet har vi fået én central database, som nu er bindeleddet mellem mange af vores andre systemer. Dataene bliver brugt i for eksempel HR-systemet, og til at få et lånerkort på biblioteket, få et adgangskort og til adgang til fitnessrummet. Vi har også infotavler rundt omkring, hvor man kan søge på en medarbejder, og så få vist, hvilket kontor personen har.«

Hvad er målet med projektet?

»Det oprindelige mål om en personprofil er nu et af produkterne af Persondatasystemet. Alle ansatte får nu en automatisk genereret hjemmeside, hvor der bliver hentet data i videnbase Nordjylland om forskningsprojekter, publikationer og så videre. Der står også, hvis en forsker har været i pressen.

Så nu får alle en formen eksponering af deres kompetencer, og det er vigtigt for forskerne. For eksempel i forhold til at indgå samarbejde med erhvervslivet.«

Hvad er din rolle i projektet?

»Jeg er projektleder og har drevet projektet. Det har været et samarbejde mellem Atira, et lille lokalt firma, som har udviklet løsningen, mens vi har implenteret den i vores miljø og drifter den. Men vi har også selv en andel i udviklingen.«

Hvilken teknologi er der brugt?

»Der er ikke så meget hokus-pokus i teknologien. Det er udviklet i Java og kører på en Oracle-database. Til at udstille data bruger vi webservices.«

Hvilke problemer stødte I på undervejs?

»Det har været en stor udfordring at binde de mange systemer sammen. Det er en sårbar og kompliceret proces, men integrationen var jo også formålet med projektet, så det var en positiv udfordring.

Vi kan også mærke, at de ansatte er meget obs på, om data er rigtige, og at det hele ser ordentligt ud, fordi det handler om, hvordan de præsenteres udadtil. Vi får meget feedback, men det er jo lækkert, at folk stiller krav til os. De har taget det til sig, og generelt har de taget rigtig godt imod systemet.«

Hvilke gode råd eller erfaringer kan I give videre til andre?

»Vi valgte, at det skulle gælde for alle fra starten af, ellers nytter det ikke noget. Men så har vi også gjort meget for at tage brugerne med på råd undervejs, med brugerundersøgelser. Vi laver for eksempel kun udvidelser med nye funktioner, hvis det er noget, brugerne har ønsket, og det har en bred relevans.

Og så er det vigtigt fra starten at holde styr på, at der kun er én, autoritativ datakilde, efterhånden som der bliver ryddet op i systemarkitekturen.«

It-afdelingen på Aalborg Universitet planlægger nu at udvide systemet med personlige profiler på internettet til de studerende, som så kan fortælle om studieretning og faglige interesser.

It-udfordringen er en serie på Version2, som hver uge dykker ned i et projekt fra den danske it-hverdag.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (8)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#1 Søren Rasmussen

Sidste år udrullede AAU ligeledes et system ved navn AAU Portal til samling af alle skemaer, semesterinformation, kursusinformation osv., i stedet for at hvert studie og kursusholder havde sin egen løsning. Indtil videre har det system været en mindre katastrofe med utallige nedbrud, typiske svartider på 5-15min (hvis det overhovedet svarede), og meterlange error-tracebacks, hvilket naturligvis har ført til frustrationer og skepsis blandt os studerende, kursusholdere, og sikkert også sekretærerne. Det har været så slemt at nogle kursusholdere helt har opgivet systemet. Lad os håbe at det næste projekt bliver en smule mere succesfuldt :)

  • 0
  • 0
#2 Lasse Bo Lumholdt Riisager

Jeg har selv haft den blandede fornøjelse at blive trukket igennem AAU's mildest talt forvirrende og dårlige systemer. Efter at mit gamle institut fik "ensrettet" deres hjemmeside har den være direkte ubrugelig. Jeg siger ikke at den gamle hjemmeside var perfekt, men den var overskuelig og virkede efter hensigten. Selvom det er 13 måneder siden hjemmesiden blev lavet om er intet opdateret og specielt de personprofiler som de snakker så meget om i artiklen er pinligt mangelfulde. Et navn, en mailadresse, et telefonnummer og måske et billede er i 95 % af alle tilfælde det meste man kan finde de dem. Publikationslister, CV'er eller beskrivelser af forskningsområder er meget sjældent. AAU har MEGET lang vej tilbage før de har styr på noget som helst indenfor IT. Synes ærlig talt det er pinligt.

  • 0
  • 0
#3 Nikolai Beier

Portalprojektets forside: http://portal.aau.dk/ Takket være en vis form for åbenhed (1), Her er links til forskellige nyheder, hvor det bl.a. forklares at når PersonDataSystemet (der er en datakilde til kursus-websiderne) "går ned", går kursus/skema-delen også ned. Meget træls.

Nu hvor systemerne er implementeret, ser det ud til at man skulle have lavet et bedre design fra starten, især hvad angår robusthed.

De strategiske ideer er formentlig ganske fine, ligesom artiklen fortæller. Men man aner en trend om at det kniber med kvaliteten implementeringerne.

Nå,men AAU's centrale IT-afdeling og Portal-projekterne ser ud til at lave det meste af deres løsninger selv, "fra bunden". Men andre universiteter har vel lignende problemer at løse og ligende behov? Hvor meget af systemerne er genbrug, og hvor meget kan genbruges af andre universiteter?

(1) Vi almindelige studerende bliver ikke informeret direkte om hvordan det går med et af de vigtigste systemer i vores hverdag, når der er længerevarende problemer. De færreste ved at det "defekte" system har en webside med disse meddelelser, og det skyldes nok ikke ignorance. Dem, der driver det centrale system kan med fordel kommunikere mere med brugerne. (ligesom de angiveligt har gjort med ansatte)

  • 0
  • 0
#4 Palle Simonsen

En informationsportal, som portal.aau.dk, består typisk af 'død' information - dvs. sider der opdateres relativt sjældent. Med mindre dette allerede er forsøgt, kunne aau overveje at anvende f.eks. Oracle's webcache eller Varnish til at booste performance. I begge tilfælde er der udmærket dansk support at få.

Ovenstående fjerner selvfølgelig ikke funktionelt betingede fejl, men kan off-loade ens backends betydeligt, så irriterende svartider kan undgås eller minimeres og fejl der introduceres pga. overbelastning minimeres eller undgås.

(I en 'skummel' fortid har jeg haft fornøjelsen ;)af at projektlede et nationalt portalprojekt, hvor vi anvendte webcache til at booste performance ganske dramatisk - takket være en vågen konsulent fra Oracle. Havde vi ikke gjort det, havde projektet trukket helt andre overskrifter.)

  • 0
  • 0
#5 Nikolai Beier

Som portal-systemet kører nu, både sider under www.aau.dk, skema-sider og kursus-sider, er der ofte svartider over 5-10 sekunder, nogle gange føles det som halve og hele minutter.

Jeg tror ikke portal-systemet kan blive acceptabelt uden en form for server-side cache, så sløvt som det er. Dem der prøver at drive portalen har vist også meldt ud at de er ved at overveje muligheden for et cache-system.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere