Bibliotekarer: »Det, der tog 20 minutter i vores gamle system, bruger vi nu en hel formiddag på«

Bl.a. datakonverteringen fra bibliotekernes fem forskellige gamle systemer til ét nyt landsdækkende it-system til bibliotekerne har voldt problemer. Nu er pilotbrugerne ramt af udforudset it-koks.

Eksorbitant lange it-svartider og bogvogne fyldt af bøger, som man ikke kan tage imod, fordi de nødvendige indtastningsfelter endnu ikke findes.

Det er hvad bibliotekarerne på Horsens og Aabenraa biblioteker river sig i håret over, fordi de er pilotbrugere på et nyt fælles it-system, Cicero, som er ved at blive udviklet til landets biblioteker.

Listen over fejl og mangler har vokset sig lang, og der er problemer med eksempelvis fjernlånssamarbejdet, reservationer, statistik og mails og sms’er til lånerne, skriver Bibliotekarforbundet web bf.dk.

Allerede i 2012 kritiserede Version2-blogger, Poul-Henning Kamp, i blogindlægget »Er Kombit fyldt med idioter?« udbuddet for at holde kravspecifikationen hemmelig, fordi »folk med indsigt og forstand i biblioteksvæsen og/eller IT ikke kan påpege eventuelle tåbeligheder og direkte idioti i specifikationen, før det er for sent og skatteyderne har spildt deres penge.«

Derudover har de pædagogiske læringscentre på skolerne også oplevet store problemer.

Niels Mulvad Kaagaard, it-bibliotekar fra Horsens Kommunes Biblioteker, har arbejdet på fuld tid sammen med sine kolleger med implementering og fejlretning af det nye it-system, siden Horsens tog det i brug i september 2015.

Han er overrasket over, hvor dårligt det fungerer:

»Det er klart, at man må forvente, at der vil være fejl, når man tager et nyt, avanceret system i brug. Men der var flere end ventet, og vi bruger rigtig meget tid på at få selv basale funktionaliteter på plads,« siger han til bf.dk.

Det er nemlig alle bibliotekernes kerneområder og forretningskritiske processer, der er ramt ifølge Niels Mulvad Kaagaard.

»Fjernlån har eksempelvis drillet rigtig meget, hvor vi har haft fulde bogvogne, som vi ikke har kunnet tage imod,« siger han.

Et andet område, der har givet problemer, er materialehåndteringen og workflow generelt.

»Det, der tog 20 minutter i vores gamle system, bruger vi nu en hel formiddag på. Der er ingen genveje. Vi har for eksempel ikke kunnet kopiere tekst og materialenumre inde i systemet, så vi har siddet og skrevet det ned på papir. Og hvis lånerne ikke hentede deres reserverede materialer, kunne vi ikke få systemet til at ændre status på materialet,« siger Niels Mulvad Kaagaard, der dog stadig er fortrøstningsfuld – for samarbejdet omkring at få fejlene rettet fungerer godt.

Vi havde forventet et mere modent system

I Aabenraa, hvor man også har taget Cicero i brug, er historien om mange fejl den samme.

»Vi blev nok lidt forbavsede, da vi tog systemet i brug,« siger Bente Skøtt Christiansen, leder af digital formidling i Aabenraa Bibliotek.

»Vi havde håbet på et lidt mere modent system, selvom vi som pilot-bibliotek selvfølgelig havde regnet med, at der ville være fejl. Men vi kan se, at meget af den automatik, vi havde i vores gamle bibliotekssystem, endnu ikke er indarbejdet i det nye,« siger Bente Skøtt Christiansen.

Per Kjær, afdelingsleder i Kultur og Borgerservice i Aarhus Kommune, har været bibliotekernes mand i projektet omkring bibliotekernes nye it-system i snart fire år. Han lægger ikke skjul på, at han havde håbet, at man ville være nået længere med systemet på nuværende tidspunkt.

»Der har været for mange funktionaliteter, der ikke fungerede, og derfor er udrulningsplanen nu også revideret. Vi skal være sikre på, at det absolut nødvendige er på plads, inden flere biblioteker kommer på,« siger han.

Overtog it-projekt fra Dantek

Ciceros forsinkelser skyldes blandt andet, at der efter udbudsrunden var en klagesag over udbuddet, som skulle afgøres, før man kunne komme videre med udviklingen af Cicero.

Efterfølgende opstod der problemer med en underleverandør, og endelig blev Dantek, der i første omgang vandt udbudsrunden, opkøbt af Systematic, der nu udvikler systemet.

Da man tog fat på det egentlige udviklingsarbejde, kunne man ifølge Per Kjær desuden konstatere, at det var en kompleks opgave at lave et fælles bibliotekssystem for både skolernes pædagogiske læringscentre og folkebibliotekerne.

»Det har været vanskeligt at blive klar hurtigt nok med den databrønd, hvor rigtig mange institutioner skal have deres data ind. Det er jo hele skoleområdet, der skal kobles på systemet. Desuden har vi også udfordringer med konverteringen,« siger han.

Det er nemlig fem forskellige bibliotekssystemer, hvoraf Dantek og Axiell er de største, der skal konverteres, og for at sikre, at de teams hos Systematic, der sidder med konverteringen, har den størst mulige viden på området, giver det bedst mening, at de arbejder med konverteringen af ét system ad gangen. Og det tager tid.

Systematic: Kompleks datamodel

Systematic er det firma, der på kort tid har udviklet Cicero og dets brugergrænseflade. Lene Alhed Augustenborg har som produkt-manager været tilknyttet projektet fra starten og fortæller her om processen. Hun fastslår, at kompleksiteten ret høj. Der er udlånsregler, indkøb af materialer, registrering og meget mere.

»Der vil altid være fejl i et nyt system, men der har måske nok været flere fejl, end vi havde forventet og håbet. Blandt andet fordi systemet er udviklet på ekstremt kort tid. Da vi overtog udviklingen af systemet, til der skulle være en løsning, havde vi nok et års tid til at sætte os ind i bibliotekernes behov og udvikle en løsning. Så vi arbejdede med en ret hård deadline, og derfor er pilot-kommunerne mere udsatte for fejl.«

Hun er enig i, at det i særdeleshed har været komplekst at arbejde med datakonverteringen.

»Vi har valgt en model for, hvordan det ser ud hos os, men alle har jo brugt deres system forskelligt, så der er nogle, der skal forholde sig til hvert enkelt stykke data, så vi sikrer, at der ikke pludselig står udlånsdata i et indlånsfelt. Hele delen med datakonvertering er en ret stor opgave i sig selv.«

Kombit: Vi er ikke overraskede

Niels Højer-Pedersen, der er chefkonsulent og projektleder hos Kombit, der som kommunernes it-fællesskab er ansvarlige for udviklingen af Cicero, mener, projektet bevæger sig i den rigtig retning.

»Fra Kombits side er vi ikke overraskede over, at der er fejl, når man tager så komplekse systemer i brug. Det kan ikke undgås. Og selv om der er fejl, så er der ikke flere, end at vi kan overskue det og få dem rettet,« siger Niels Højer-Pedersen.

Per Kjær, Aarhus Kommune kan sagtens forstå, at det for pilot-bibliotekerne kan være frustrerende at opleve, at systemets workflows ikke understøtter bibliotekernes arbejdsgange, og det er netop det, der skal på plads, før de næste biblioteker kobles på i foråret.

»Men på sigt bliver det rigtig godt. Personalet – både i skole- og biblioteksregi – vil bruge de samme grænseflader, og integrationen med tredjepart-systemer som eksempelvis cpr-register, økonomisystemer og elev-intranet vil være noget, som for mange biblioteker er en klar opgradering,« siger han.

Følg forløbet

Kommentarer (11)

Mogens Hansen

Hun fastslår, at kompleksiteten ret høj. Der er udlånsregler, indkøb af materialer, registrering og meget mere.

Og man har åbenbart - som sædvane i alle (halv)offtentlige IT projekter - intet gjort for at reducere kompleksiteten af processerne, inden man gik i gang med at smøre det ind i IT.

Lærer vi det aldrig?

Og helt ærligt - med al respekt for at bibliotekerne løser rigtig mange opgaver - hvor komplekst kan et bibliotekssystem blive?

Palle Due Larsen

Da man tog fat på det egentlige udviklingsarbejde, kunne man ifølge Per Kjær desuden konstatere, at det var en kompleks opgave at lave et fælles bibliotekssystem for både skolernes pædagogiske læringscentre og folkebibliotekerne.

Jamen, så skulle man måske lade være. Nogle gange er det billigere at udvikle to specifikke systemer, i stedet for ét generelt.

Christian Nobel

Jamen, så skulle man måske lade være. Nogle gange er det billigere at udvikle to specifikke systemer, i stedet for ét generelt.

Det er f.eks. derfor at vognmænd har forskellige størrelser af biler - nogen der kan komme ind i de små gader i byen og kun kan laste 1-2 tons, og nogen som kan laste de helt svære emner på over 20 tons, men som aldrig kan komme rundt inde i byen.

Max Kjeldgaard

".....folk med indsigt og forstand i biblioteksvæsen og/eller IT ikke kan påpege eventuelle tåbeligheder og direkte idioti i specifikationen....«

Store IT - projekter med store budgetter tiltrækker "djøfferiet" som sukker tiltrækker fluer. Resultatet er, at specifikationen af systemet foregår "top - down" uden at nå ned til linie funktionerne, hvor ekspertisen befinder sig.

Efter min mening er dette en universalforklaring på de mange fejlslagne offentlige IT projekter.

Henning Wettendorff

Det er en hjørnesten i den kommende it-understøttelse i folkeskolen - at gøre bibliotekernes (ikke mindst digitale) ressourcer tilgængelige direkte for den enkelte lærer, sikkert også for den enkelte elevs læringsforløb.
http://www.kl.dk/En-ny-skole/Ny-falleskommunal-aftale-skal-sikre-folkesk...

Jeg er ret sikker på, at Systematic vil kunne løfte den del af opgaven i deres egen læringsplatform MoMo (men arkitekturen skal jo samtidig gøre det muligt for andre læringsplatforme at kunne det samme, det øger unægteligt kompleksiteten i det hjørne af projektet).

Steen Thomassen

Og man har åbenbart - som sædvane i alle (halv)offtentlige IT projekter - intet gjort for at reducere kompleksiteten af processerne, inden man gik i gang med at smøre det ind i IT.


Denne gang er det nuværende processer, som allerede er i drift og hvor de nuværende IT-systemer allerede håndterer det. Så er det svært ændre processerne. Specielt når der er gode grund til det. For bibliotekerne er meget modne IT-brugere, så de ved godt, hvad der skal til, når man fornyer systemmerne.

Log ind eller opret en konto for at skrive kommentarer

JobfinderJob i it-branchen