App-firma: Rigide udbudsrammer avler en helt forkert måde at lave it på

Det offentlige er ofte alt for lammet af rigide udbud, mener app-firma, der rutinemæssigt undgår fastpris-projekter hos staten.

Ufleksible offentlige it-udbud avler usunde måder at lave it på.

Sådan lyder budskabet fra app-firmaet Nodes, der typisk holder sig væk fra statens fastpris-projekter, hvor der skal arbejdes under et fastlåst budget og scope.

Læs også: It-firma om offentligt kæmpe-udbud til skoler og børnehaver: De skaber et monopol

Det er nemlig problematisk, hvis man skal reagere på ændringer, som kommer fra omgivelserne eller teknologien selv, fortæller Andreas Rasmussen, der er Managing Partner i Nodes.

»Der er ikke nogen der kan forudse, hvad der kommer i iOS 11. Og hvis du har købt it til en fast pris, som du ikke har budgettet til at ændre, så ender du med håret i postkassen,« siger han i et interview med Version2.

Det er en skam, når et firma som vores ikke ønsker at gå efter offentlige udbud, siger Managing Partner i Nodes Andreas Rasmussen.

Holder sig fra offentlige udbud

Kontrakter med fast pris og fast scope skal hjælpe kunden med at holde budgettet, men også sikre, at leverandøren ved, hvilken opgave man byder på. Og i sådan en kontrakt dikterer reglerne, at ændringer holdes til et minimum, forklarer Claus Ipsen, der er konsulent hos Implement Consulting Group og rådgiver om udbud.

Men når it-udbuddet skal køres uden mulighed for at ændre projektet undervejs, avler det en helt forkert måde at udvikle it på, mener Andreas Rasmussen.

»Fast pris har alle dage været en kæmpe risiko. Det ender med usunde processer, og derfor vælger vi som udgangspunkt ikke at byde,« fortæller Andreas Rasmussen og fortsætter:

Læs også: Mindre it-virksomheder presses af udbuds-dialog: Risikerer at levere gratis arbejdskraft

»Det er ikke, fordi vi er guds gave til offentlige it-projekter, men jeg synes, det er en skam, når et firma som os ikke ønsker at byde.«

»Jeg kan ikke tro, at vi er de eneste, der ikke ønsker at byde på de her ting, fordi det simpelthen er for besværligt og rigidt. Det er jo dygtige mennesker, der sidder i det offentlige, men de kan ikke lige trække 100.000 frem af budgetterne - selvom de har en businesscase for det.«

Dialog spares væk

De offentlige ordregivere har en række værktøjer, de kan trække på for at gøre udbudsprocessen mere fleksibel, fortæller Claus Ipsen.

»Men det hjælper naturligvis ikke, hvis ikke de bliver brugt. Og det er ikke alle ordregivere gode til,« siger han til Version2.

For eksempel kan ordregiver invitere til teknisk dialog, allerede inden udbuddet er i gang. Et tiltag, som gør det nemmere at blive skarp på, hvad man skal købe, men som ofte falder for sparekniven, fortæller Claus Ipsen.

»Når man sidder med tidsplanerne for udbud, så kigger man ofte på, hvor man kan spare. Og der ser man ofte, at den tekniske dialog bliver nedprioriteret,« siger konsulenten.

Fjerner mulighed for at blive klogere

Et andet forhold, der kan afskrække virksomheder fra at deltage i et udbud, er, hvis ordregiverne prækvalificerer for mange, påpeger Claus Ipsen.

»Hvis 10 virksomheder inviteres til at byde, har de en 10 procent chance for at vinde udbuddet,« forklarer konsulenten og fortsætter:

»Hvis man forstår at prækvalificere ordentligt, og tre virksomheder bliver inviteret, så er det nemmere for tilbudsgiver at se en fidus i.«

Læs også: Leverandør: Hvorfor starter staten forfra på hvert eneste udbud?

I sidste ende går ønsket om at kunne forudsige budgettet dårligt hånd i hånd med den form for fleksibilitet, Nodes efterlyser.

»Jo mere man som ordregiver forsøger at afdække sin risiko med fast pris og et scope, der er fastlagt til mindste detalje, desto mere fjerner man også muligheden for at ændre noget, hvis man bliver klogere undervejs. Og historien viser, at man bliver klogere undervejs,« siger Claus Ipsen.

20 pct. af pris går til at vinde udbud

De komplekse udbudsprocesser er også med til at gøre det uholdbart at sigte efter at vinde et udbud i første omgang, forklarer man i app-firmaet.

»Vi skal mere eller mindre bruge 20 procent af opgavens pris up-front på at vinde opgaven,« forklarer Andreas Rasmussen og fortsætter:

»Og det er, fordi der er så høje krav til, hvad du skal kunne dokumentere, før du kan få tildelt opgaven.«

Læs også: IT-Branchen: Ny lov gør det lettere for it-iværksættere at vinde offentlige udbud

Der er masser af app-behov i den private sektor, som Nodes kan dække, mener Andreas Rasmussen. Alligevel ærgrer det ham, at app-firmaet må undgå de dyre udbud.

»Vi brænder jo for at lave løsninger, som brugerne anvender, og de offentlige services er noget af det, som flest brugere får mellem hænderne. Men det handler i sidste ende om konkurrencevilkår og den indsats, vi skal bruge på at prøve at vinde.«

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk

Følg forløbet

Kommentarer (8)

Kommentarer (8)
Simon Mikkelsen

Som udvikler på den type opgaver man siger nej til, har jeg ofte et andet problem. Når udbudsprocessen er kørt og alt er underskrevet, er der ofte alt for lidt tid til at blive færdig.

Det handler ikke om at man har et presset budget, men der skal laves så meget på så kort tid, at det går ud over kvaliteten. Hvis man bare havde besluttet sig for det samme budget, men givet et halvt år mere, er det ofte set at man samlet set kunne få både flere features og mere kvalitet for pengene.

Pga. udbudet, kan man ikke bagefter aftale at må bruge mere tid. Så skal udbuddet nemlig gå om, og som leverandør er man nød til at finde andre løsninger. Det handler typisk om at sænke kvaliteten og måske få sine folk til at arbejde mere end hvad godt er.

Soren Walther

Det er heller ikke ideelt at tilbudsgivere bliver straffet for at gå i dialog omkring de ønsker kunden har.

Som det er nu kan man læse det igennem og se at kunden ikke vil få løst det problem de egentlig har med det tilbud de ønsker.

Løsningen er at man lave et tilbud på det de ønsker som bliver skåret godt ind i knoglen i forhold til pris med en forventning om at man kan få en konsulent kontrakt på at tilrette produktet så kunden kan bruge det.

Claus Mølgaard Jensen

Jeg kan kun være enig med Andreas Rasmussen. Hos GoApplicate holder vi os også fra offentlige udbud. Som der bliver argumenteret for i artiklen er det for besværligt og for dyrt. Men ærgerligt, for der er i virkeligheden mange spændende opgaver hvor vi med sikkerhed kunne gøre en forskel.

Steen Secher Schmidt

Nu har jeg (med vilje) aldrig været involveret i et offentligt projekt, men hvorledes kan man stå tilbage med for lidt tid når man skal til og i gang?
Er start og slutdato ikke fastlagt i udbuddet, og indholdet indenfor de rammer står man jo selv for at udforme?

Morten Olsen

This.so.much. Fænomenet kan også sagtens genkendes fra det private. Slutdatoen kan sagtens være fastlagt uafhængigt af udbuddet, af politiske hensyn. Datoen hvor man har opsagt alle skattemedarbejderne til, eller datoen for hvornår man skal overholde et nyt myndighedskrav om rapportering. Hvis ikke det er kunden der har fodslæbt i måndedsvis, så er det internt bureaukrati der forsinker starttidspunktet, alle led i værdikæden er jo nødt til at vise at de har deres berettigelse :)

Rasmus Luckow-Nielsen

Enig! Størstedelen af disse udbud er stadig ganske krævende på den ukonstruktive måde. Har dog set enkelte tendenser mod at man gerne vil noget andet, men at juraen modarbejder det.

Grundlæggende har vi også i årevis som webbureau undgået langt de fleste udbud.

En lille anekdote: Da vi i Peytz+Reload konstellationen vandt EU udbuddet på DR.dk i 2012, da havde vi brugt over 600 timer på at besvare det. Der var 5 prækvalificerede konsortier, så de andre har nok brugt et sammenligneligt antal timer.
Og det var tilmed noget af det bedste udbudsmateriale jeg har set + en fed måde at udvælge leverandører (som V2 skrev om her: https://www.version2.dk/artikel/saadan-agil-tester-dr-5-web-leverandoere...).

I sidste ende så var det jo et system af en betragtelig størrelse og med massere af prestige - men ofte ser vi jo langt mindre interessante udbud, som stadig kræver hundredevis af timers arbejde at besvare.

En model hvor man i langt højere grad kan tale sammen inden vil være at foretrække - problemet er jo så bare, at det er svært at sammenligne "tilbuddene" fordi løsningerne måske vil være ganske forskellige.

Simon Mikkelsen

Nu har jeg (med vilje) aldrig været involveret i et offentligt projekt, men hvorledes kan man stå tilbage med for lidt tid når man skal til og i gang?
Er start og slutdato ikke fastlagt i udbuddet, og indholdet indenfor de rammer står man jo selv for at udforme?

Slutdato er ofte fastlagt. Startdato er når vi som virksomhed har fået en underskrift der sikrer os at vi får penge for vores arbejde. Desværre går der rigtig meget tid med udbuddet, der kontraktforhandlinger og kunden skal endeligt have lov til at bruge pengene.

Den tid som er tilbage har man at udvikle i.

At lave projekter for det offentlige er en udfordring på linje med så mange andre. Det er ofte svære vilkår med pressede tidsplaner i et politisk miljø. Men det er også en udfordring som jeg synes er spændende.

Log ind eller opret en konto for at skrive kommentarer

Pressemeddelelser

Conference: How AI and Machine Learning can accelerate your business growth

Can Artificial Intelligence (AI) and Machine Learning bring actual value to your business? Will it supercharge growth? How do other businesses leverage AI and Machine Learning?
13. sep 10:55

Affecto has the solution and the tools you need

According to GDPR, you are required to be in control of all of your personally identifiable and sensitive data. There are only a few software tools on the market to support this requirement today.
13. sep 10:28

Xena - an innovative force in testing next-generation communications technology

22. aug 2017