Ufleksible offentlige it-udbud avler usunde måder at lave it på.
Sådan lyder budskabet fra app-firmaet Nodes, der typisk holder sig væk fra statens fastpris-projekter, hvor der skal arbejdes under et fastlåst budget og scope.
Det er nemlig problematisk, hvis man skal reagere på ændringer, som kommer fra omgivelserne eller teknologien selv, fortæller Andreas Rasmussen, der er Managing Partner i Nodes.
»Der er ikke nogen der kan forudse, hvad der kommer i iOS 11. Og hvis du har købt it til en fast pris, som du ikke har budgettet til at ændre, så ender du med håret i postkassen,« siger han i et interview med Version2.
Holder sig fra offentlige udbud
Kontrakter med fast pris og fast scope skal hjælpe kunden med at holde budgettet, men også sikre, at leverandøren ved, hvilken opgave man byder på. Og i sådan en kontrakt dikterer reglerne, at ændringer holdes til et minimum, forklarer Claus Ipsen, der er konsulent hos Implement Consulting Group og rådgiver om udbud.
Men når it-udbuddet skal køres uden mulighed for at ændre projektet undervejs, avler det en helt forkert måde at udvikle it på, mener Andreas Rasmussen.
»Fast pris har alle dage været en kæmpe risiko. Det ender med usunde processer, og derfor vælger vi som udgangspunkt ikke at byde,« fortæller Andreas Rasmussen og fortsætter:
»Det er ikke, fordi vi er guds gave til offentlige it-projekter, men jeg synes, det er en skam, når et firma som os ikke ønsker at byde.«
»Jeg kan ikke tro, at vi er de eneste, der ikke ønsker at byde på de her ting, fordi det simpelthen er for besværligt og rigidt. Det er jo dygtige mennesker, der sidder i det offentlige, men de kan ikke lige trække 100.000 frem af budgetterne - selvom de har en businesscase for det.«
Dialog spares væk
De offentlige ordregivere har en række værktøjer, de kan trække på for at gøre udbudsprocessen mere fleksibel, fortæller Claus Ipsen.
»Men det hjælper naturligvis ikke, hvis ikke de bliver brugt. Og det er ikke alle ordregivere gode til,« siger han til Version2.
For eksempel kan ordregiver invitere til teknisk dialog, allerede inden udbuddet er i gang. Et tiltag, som gør det nemmere at blive skarp på, hvad man skal købe, men som ofte falder for sparekniven, fortæller Claus Ipsen.
»Når man sidder med tidsplanerne for udbud, så kigger man ofte på, hvor man kan spare. Og der ser man ofte, at den tekniske dialog bliver nedprioriteret,« siger konsulenten.
Fjerner mulighed for at blive klogere
Et andet forhold, der kan afskrække virksomheder fra at deltage i et udbud, er, hvis ordregiverne prækvalificerer for mange, påpeger Claus Ipsen.
»Hvis 10 virksomheder inviteres til at byde, har de en 10 procent chance for at vinde udbuddet,« forklarer konsulenten og fortsætter:
»Hvis man forstår at prækvalificere ordentligt, og tre virksomheder bliver inviteret, så er det nemmere for tilbudsgiver at se en fidus i.«
I sidste ende går ønsket om at kunne forudsige budgettet dårligt hånd i hånd med den form for fleksibilitet, Nodes efterlyser.
»Jo mere man som ordregiver forsøger at afdække sin risiko med fast pris og et scope, der er fastlagt til mindste detalje, desto mere fjerner man også muligheden for at ændre noget, hvis man bliver klogere undervejs. Og historien viser, at man bliver klogere undervejs,« siger Claus Ipsen.
20 pct. af pris går til at vinde udbud
De komplekse udbudsprocesser er også med til at gøre det uholdbart at sigte efter at vinde et udbud i første omgang, forklarer man i app-firmaet.
»Vi skal mere eller mindre bruge 20 procent af opgavens pris up-front på at vinde opgaven,« forklarer Andreas Rasmussen og fortsætter:
»Og det er, fordi der er så høje krav til, hvad du skal kunne dokumentere, før du kan få tildelt opgaven.«
Der er masser af app-behov i den private sektor, som Nodes kan dække, mener Andreas Rasmussen. Alligevel ærgrer det ham, at app-firmaet må undgå de dyre udbud.
»Vi brænder jo for at lave løsninger, som brugerne anvender, og de offentlige services er noget af det, som flest brugere får mellem hænderne. Men det handler i sidste ende om konkurrencevilkår og den indsats, vi skal bruge på at prøve at vinde.«
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
