Anmeldelse: Ny Outlook gør Office 2010 til en vinder

Mailklienten og kalenderprogrammet er måske det vigtigste redskab i Microsofts kontorpakke. Den nyeste version kombinerer muligheden for tilpasning fra tiden før Ribbon med den moderne procesorienterede brugerflade.

Millioner af kontoransatte verden over tilbringer mere af deres vågne tid i selskab med Microsoft Outlook end deres familier. Det er trist, men af samme grund er det også Outlook, der bliver tungen på vægtskålen, når den nye version af Microsofts kontorpakke skal vurderes.

Bortset fra Lotus Notes har Outlook ingen direkte konkurrenter, selvom eksempelvis Google Apps med Gmail til virksomheder konkurrerer om det samme marked, men på en anden måde end den klassiske fulde e-mail- og kalenderapplikation.

Det er farligt for Microsoft at pille for meget ved Outlook, og Microsoft er sluppet overraskende heldigt fra at forny programmet, uden at skræmme rutinerede brugere væk. Hvis de altså kan tage en dyb indånding og komme sig over det største chok: Ribbon.

Ribbon er i bund og grund blot de tidligere menuer og værktøjslinjer, som nu er foldet sammen i nogle faneblade og organiseret lidt anderledes. Når først man har erkendt det, så er det let at omstille sig. Der vil helt sikkert være medarbejdere, som slavisk følger en opskrift i de gamle versioner, der vil få det svært de første dage. Men til gengæld vil andre medarbejdere pludselig opdage funktioner, de ikke brugte førhen, fordi de lå gemt dybt i det gamle menuhierarki.

Ribbon blev introduceret i Office 2007 i Word, Excel og Powerpoint. I Office 2010 bruger samtlige applikationer nu Ribbon.

I Outlook 2010 har Ribbon givet plads til en ny kategori af genveje eller makroer kaldet Quick Steps. Her er det eksempelvis muligt at lave en genvej, så man med ét klik kan generere en kalenderaftale, der indeholder teksten fra en e-mail. Eller til at videresende mails til en på forhånd defineret person.

Quick Steps kan tilpasses med flere kommandoer i samme makro, så man eksempelvis kan flytte en mail til en bestemt mappe og tildele den en bestemt kategori med ét klik.

Det er den slags små genveje, der skal spare mailbrugere tid. Samtidig har Microsoft sørget for ikke at pille for meget ved arbejdsgangene. Er man typen, som anvender en mappestruktur til at organisere sine mails, så fungerer den som før, men Outlook 2010 hjælper også selv til med at organisere mails.

Outlook 2010 bruger nemlig emnefeltet til at opstille mails i tråde. Det betyder, at mails i den samme diskussion nu samles i en tråd, som man kan slette eller ignorere, uden den fylder i indbakken. I betaversionen var det udelukkende baseret på teksten i emnefeltet, og det gave sjove resultater, når mails fra flere år med emner som 'frokost i dag' blev sorteret ind under samme tråd.

Men generelt er det en funktion, som fungerer rigtig godt, fordi man får samling på mails i en bestemt samtale, selvom den forløber over et længere tidsrum.

Microsoft har også forsøgt at gøre Outlook mere Web 2.0-agtig med en udvidet håndtering af kontaktpersoner og mulighed for at interagere med sine kontakter på anden måde end blot e-mail.

Det forudsætter desværre, at man samtidig bruger Office Communication Server. I betragtning af, at Microsoft selv strør om sig med begrebet 'unified communication', så ville det nok ikke være direkte urimeligt at spørge Microsoft, om ikke det snart er tid til at lade Exchange og Communications Server smelte sammen til ét produkt.

Men selv på egen hånd er Outlook 2010 fyldt med små forbedringer, som i sig selv ikke er revolutionerende, men som tilsammen kan skære et par kliks af arbejdsgangene eller få medarbejderne til at bruge de funktioner, der gør organisationen mere effektiv.

En af nyhederne i Office 2010 i forhold til Office 2007 er, at man kan tilpasse Ribbon og lave sine egne menuer. Og måske endnu mere vigtigt, så kan man eksportere sine tilpasninger og dele dem med andre. Desværre har Microsoft ikke gjort det muligt at eksportere Quick Steps. De er knyttet til den enkelte mailkonto.

På sikkerhedssiden har Microsoft også forbedret visningen af vedhæftede dokumenter. I Office 2010 bliver alle vedhæftede Office-dokumenter åbnet i en særlig sikret tilstand, som skal forhindre, at der bliver kørt skadelig kode fra dokumenterne. Det er en stramning i forhold til Office 2007, som primært indeholdt ekstra sikkerhed omkring de nye Office-formater. I Office 2010 gælder den sikrede tilstand alle dokumenter, der åbnes med Office fra internettet.

Hvis man skal pege på problemerne i Outlook 2010, så er det, at man skal tilpasse programmet lidt, før man for alvor får glæde af det. Eksempelvis er de prædefinerede Quick Steps meget specifikke og virker ikke særlig godt udvalgte. Ikke en gang til at demonstrere over for brugeren, hvad Quick Steps er, og hvad de kan bruges til.

Samtidig er det et problem, at der, hvor Microsoft tilbyder reelle nye funktioner og ikke blot en ny brugerflade, så forudsætter det en ny backend. Man skal således køre de nyeste udgaver af Exchange Server og Communications Server, hvis man vil have fuldt udbytte.

Men selv uden er Outlook 2010 den første, hvor Microsoft faktisk har gjort klientens mere avancerede funktioner tilgængelige for andre end Outlooks mest hårdkogte superbrugere. De er til gengæld nok dem, der vil få sværest ved at omstille sig. Især hvis det er Outlook 2003, der sidder på rygraden. Men det er et betydeligt mindre spring end fra Outlook til Lotus Notes eller til Gmail.

Hvis man overvejer at rulle Office 2010 ud i sin organisation, så vil det være en idé at udpege superbrugere, der kan give konstruktive inputs til, hvordan installationerne kan tilpasses arbejdsgangene i de enkelte afdelinger. På den måde kan man udrulle de tilpassede versioner til de almindelige brugere, som kan komme hurtigere i gang.

For som sagt skal Outlook 2010 tilpasses, hvis man vil bruge muligheden for at skære kliks af arbejdsgangene. Ulempen er, at Microsoft har gjort meget lidt for at tilpasse til forskellige roller lige fra installationen, men fordelen er til gengæld, at Outlook 2010 kan tilpasses i langt højere grad end forgængeren.

Læs hvordan du tilpasser Ribbon-brugergrænsefladen via linket herunder.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (22)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Carsten Berggreen

... men vi skal bare ikke betale licens for Outlook, har styr på backup'en i skyen, slipper for at skulle patche officepakken hele tiden.

Ser ikke årsagen til Outlook 2010 pt.

Kalenderværktøjet tillader deling imellem alle på domænet.

Mailtråde er samlet i grupper og har været det siden Gmail kom til. Dette har Microsoft nu også lavet efter?

Where is the news people?

  • 0
  • 0
Erik Trolle

Jeg bruger til daglig Ubuntu 10.04 (14 dage gammel) og den har som standard Evolution som mail, kalender og kontakt program, og det første jeg lavede var at sætte den op mod Google IMAP, og den kører fint kontakter, kalender og e-mail og jeg kan organisere det mindst lige så godt som i Outlook, Derudover håndtere den fint min egen mailserver IMAP ell. POP og så kan den køre mod Microsoft Exchange server og Novell GroupWise. Den kan køre det hele samtidig. Og alle de accounts jeg ønsker.

I øjeblikket kører jeg kun mod Google og det gør den bare fint og hurtigt. Og jeg kan alt det som man kan i Google med at dele kalendere med andre, sortere emails i mapper og alt hvad hjertet kan begære.

Og det var så super let at sætte op, for den vidste alt hvad Googles IMAP behøvede bare min mailadresse. Kørte på 10 sekunder.

Det dejlige ved at benytte et program er at man kan arbejde offline.

Men gud hvor er man MS fixeret i Danmark. Man ville aldrig lave en så detaljeret artikel om f.ex. Lotus Notes eller GoupWise, eller andre mail systemer.

  • 0
  • 0
Karsten Bo Andersen

Jeg testede Beta udgaven for 2 md. siden, den gik helt i koma over mine data, da jeg har mere end 25 GB. Outlook data, den frøs konstant og det tog tit flere minutter at skifte melle foldere osv. ikke noget der var imponerende !
Backup har også altid været et problem, der er jo ikke noget medie der kan indeholde så store filer, har i mange år haft flere externe harddiske for at lave backups.
Når så mange mennesker bruger sp megen tid med det program skulle der også bruges mere tid på at udvikle det !!
En funktion man mangler er også at man ikke skal vise "stien" for en mail man vil flytte hvis man tidligere har flyttet en fra samme sender !!! man bruger jo dagevis hvert år på bare at flytte mails !

  • 0
  • 0
Nick Frederiksen

Selvfølgelig er der problemer med ydelsen på et beta produkt, men med hensyn til flytning af mails, så er det indbygget i outlook, du højreklikker på en mail og vælger "opret regel", så kan du fortælle outlook at alle mails med samme emne, modtagere, afsender oa. skal flyttes til en bestemt mappe. Så klare outlook det for dig.

Jeg har ikke manuelt flyttet en eneste mail i over et år.

Mht. backup, så findes alle e-mails i mappen:
%appdata%\Microsoft\Outlook

  • 0
  • 0
Karsten Bo Andersen

Jeg kender det med at sende dem direkte til en folder ved modtagelse, men så skal jeg hoppe rundt i alle foldere for at finde min daglige indkomne post, for i Outlook 2007 (den version jeg har ) ikke nogen "Unread mail folder" !
Men jeg smutter ind og køber Outlook imorgen, hvis den er kommet i en "rigtig version" det var den ikke for 2 md. siden.
Jeg tror nu heller ikke på de har løst problemet med store datafiler !! Jeg har haft god brug for mit externe program "Outlook recovery" der er nogle der lever højt på andres fejl !

  • 0
  • 0
Kenneth Nielsen

Altså der er jo ikke en levende sjæl der tvinger dig til at rende rundt med 25GB PST filer, partitioner det dog, eller brug auto arkivere funktionen. Den fungere jo som et rullende tidsvindue, dvs du definere hvor lang tid en mail skal ligge i din præmære PST fil og når den dato er overskredet så bliver den automatisk flyttet i den sekundære pst fil.

Uden at gøre mig klog på din størrelse af pst fil ville jeg mene at den er kandidat til en heftig oprydning ;o)

Jeg har ca. 7 års mail i min outlook og den fylder 1,8 gb jeg rydder jævnligt op, og kører derfor ikke med auto arkivere, da jeg selv rydder op.

Blot Mine 50 Cent
/Kenneth

  • 0
  • 0
Karsten Bo Andersen

Jeg har utroligt mange vedhæftede billeder og tegninger !
Sidde at rode rundt i flere forskellige sæt filer gør ikke arbejdsdagen nemmerer !
Auto arkivering har jeg kun dårlige erfaringer med, der forsvinder en masse ud i den blå luft, har sommetider måtte 2 år tilbage for at fange filer på en backup ! Outlook er sgu ikke det smarteste, men der er jo stort set ikke alternativer !
Glemte helt at investere 15 Kr. i den nye version idag !! de må gøres næste uge !

  • 0
  • 0
Mads Bendixen

Jeg har utroligt mange vedhæftede billeder og tegninger !

Jeg ville nok ikke bruge min email-klient til at gemme filer i, samt stole på pst-filer.

Der findes små gratis programmer der automatisk kan hente vedhæftede filer ud af Outlook.

  • 0
  • 0
Karsten Bo Andersen

Så skal man da være godt skør hvis man tør det !
MS. som absolut ikke er gratis (undtagen herude) ikke kan holde styr på dataene, så kan noget gratis sikkert heller ikke.
Hvis man bruger export / import funktionen i Outlook så er man helt sikker på at det fucker up, det tager så også rigtigt lang tid, så jeg har vænnet mig til at ligge Outlook dataene i My Documents, så kan jeg bare backe det hele op på en gang !
Jeg kunne lige se at et gratis program fik fat i div. tegningsfiler på 5-20 MB i formater som de aldrig har hørt om ! Vubti så var de væk !
Jeg gemmer som alle filer seperat, men jeg vil altså også have dem til at ligge sammen med mails ene, så er jeg helt sikker på at jeg kan finde dem som relevant til en sag eller person, som mit Outlook er bygget op efter !
Læg mærke til hvor lidt der bliver skrevet om Outlook i medierene, det er da et program der bruges mere og længere end Excel, Publisher, osv. men de får meget omtale !
Hvis alt f.... op så har jeg købt Outlook Recovery Tools, et got værktøj som ikke har svigtet mig endnu !

  • 0
  • 0
Mads Bendixen

Så skal man da være godt skør hvis man tør det !
MS. som absolut ikke er gratis (undtagen herude) ikke kan holde styr på dataene, så kan noget gratis sikkert heller ikke.

Så det er kun betalingsprogrammer som dur? Dem er der helt sikkert også nogen af.
De omtalte progammer holder ikke styr på data (de vedhæftede filer) for dig. De sørger kun for at trække filerne ud af Outlook. Du skal selv organisere dem (f.eks. i mapper). Så slipper man også for at starte Outlook hvis man skal bruge en fil + man kan gemme ændringer, evt. i en anden fil.

  • 0
  • 0
Jørgen Henningsen

Jeg kunne lige se at et gratis program fik fat i div. tegningsfiler på 5-20 MB i formater som de aldrig har hørt om ! Vubti så var de væk!

Jeg har set Outlook lave kage i en ganske almindelig tekstfil (hex filer). Men MS slipper jo fint afsted med brølere af den kaliber. Argumentet for alligevel at beholde Outlook var: "Vælger man et alternativ, så er der nok bare andre fejl i det"... Lidt tyndt eller hvad??
Løsningen blev i stedet at sende tekstfilerne komprimeret.

  • 0
  • 0
Martin Bolbroe

Og det er at man kan trække indkomne mails direkte over i en kalender aftale eller task og hele mail body følger med så du har alle informationer!

Og det er bare så intuitivt brugbart når man sidder med mega mange mails som skal håndteres som en opgave lidt længere fremme i tid.

Jeg har ikke set noget overbevisende alternativ fra hverken Gmail eller Evolution eller nogen andre mail programmer whatsoever.(Lotus Notes kan heller ikke)

Indrømmet der er en masse knas med de datafiler, men man må jo bare håbe på de snart har fået styr på den del af programmet.

  • 0
  • 0
Nikolaj Brinch Jørgensen

Der har aldrig eksisteret mulighed for at lave prioritering mellem tasks, møder og mails, og det er en kæmpe fejl. Folk render ukritisk til møder eller svarer på mails når de kommer ind, i stedet for at benytte tiden på det som er vigtigst og haster (alle husker vel prioriterings kvardratet ;-)).

Outlook kan ikke håndtere datamængder af bare en nogenlunde størrelse. Da jeg sidst brugte Outlook kunne den ikke håndtere mails fra mine 11 års ansættelse, så jeg blev tvunget til at rydde op. Google har fattet pointen, med at man skal ikke bruge sin tid uproduktivt med at slette mails mm. Der skal være rigeligt plads (og ikke de 100-300 Mb serverplads som driftsorganisationer latterligt nok stiller til rådighed. Lagerplads er næsten billigere end en dags forbrug af toiletpapir), og så skal søge funktionen bare være i orden.
Søgning i Outlook både klient og især server side (Exchange) er en joke.

Import/Eksport af data fra Outlook er ligeledes en by i Rusland. Outlook er ikke kompatibel med sig selv, heller ikke lillebror Outlook Express.

Og så lige tilsidst:

Outlook 2010 bruger nemlig emnefeltet til at opstille mails i tråde

Det håber jeg ikke. IMAP har et ID som bliver smidt med rundt som er det man tracker på. Ikke emne-feltet. På den måde kan man altid holde styr på samtalerne.
Men det er fint at funktionalitet som vi andre har haft siden 1/4-2004 nu er med i Outlook. Det bringer jo MS tilbage på banen som det innovative firma de er.

Outlook er en tidsrøver og produktivt med omvendt fortegn. Det er bedre end nogen værktøjer, men en del værre end andre. Jeg synes det var bedre hvis programmet blev splittet op, i stedet for at prøve at være en schweitzer-kniv på størrelse med en kassevogn (den er ikke så skide handy).

  • 0
  • 0
Karsten Bo Andersen

Kan nogen fortælle mig hvorfor Junk mail funktionen ikke slår fra når man fjerner alle fluemærker ved den ??
Jeg har mail fra samme og samme der ryger i Junk Mail folderen selv om jeg har slået alt fra, samt godkendt de afsender på alle måder flere gange !

Da jeg fik mine nye fixe Acer TimeLine 4810T havde butikken været så flink at lægge extra programmer ind, bl.a. XOBNI, det kommer op i højrer side af Outlook og hjælper en del med søge funtioner og at holde styr på mails fra/til samme kontakt ! Ret smart, men har ikke brugt det så meget endnu !

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere