Robotic Process Automation, eller RPA, er den formelle titel for software, der kan bringe et meget simpelt - og på nogle måder skrabet - lag af automatisering til din virksomhed.
Der er ikke tale om scripts. Eller om noget så avanceret som machine learning, chatbots og natural language processing. RPA er kode-robotter, der kan emulere et menneske og betjene en computer gennem det samme interface, et menneske bruger.
»Det kan erstatte et stykke menneskeligt arbejde, som ikke kræver menneskelig intelligens,« forklarede Katriina Valli, der tidligere har arbejdet for Nokia og Gartner, og nu er RPA-evangelist for konsulenthuset KnowIt.
For mange større organisationer, er automatisering et fjernt pejlemærke, fordi it-landskabet består af en række legacy-systemer, som hver for sig er robuste, men dybest set ikke taler sammen. Og mens det er attraktivt at starte på en frisk med en mere moderne arkitektur, er det ikke altid realistisk.
»RPA arbejder mellem siloer ikke kun inden for et system. Og den kræver ikke, at du bryder din it-system ned. For den interagerer med systemerne, som et menneske gør,« siger Katriina Valli, der i sidste uge gæstede Industriens Hus for at tale om RPA. Robotic Process Automation (RPA) dækker over software-robotter, Robotterne er software, der kan udføre de samme handlinger på en desktop som et menneske. De kan navigere på en skærm, åbne og lukke programmer, lave copy/paste, sende emails, søge på nettet mv. Fordi RPA kan efterligne medarbejderens handlinger og orkestrere alle applikationer på skrivebordet, kan de implementeres som erstatning for alle computeropgaver, der ikke kræver menneskelig intelligens eller skøn. Formålet er som med meget automatisering er frigøre ressourcer og sikre lav fejlmargin på repetitive opgaver. Især manuelle og arbejdskraftintensive aktiviteter i HR, finans, regnskab, service, offentlig administration, kundecenter og supply chain kan omlægges. Kilde: KnowIt
RPA
Robotten Oliver
I alle situationer, hvor der ikke er brug for skøn, men udelukkende manuelle kliks og tjek af logiske kriterier, kan softwarerobotten tage over. Det starter typisk i finans og HR, hvor medarbejdere i større organisationer udfører den samme opgave igen og igen - som fx at copy-paste data fra ét system til et andet.
»Problemet er aldrig, at man har svært ved at finde usecases til RPA,« siger Katriina Valli.
»Problemet er oftere, at der er mange, og du er nødt til at prioritere. Selv opgaver, der virker meget små og fjollede at automatisere, kan give kæmpe fordele for virksomheden,« fortsætter hun.
KnowIt har selv implementeret RPA i form af robotten Oliver - opkaldt efter personen, der kodede den. Oliver har overtaget den simple men lidet værdsatte tjans om at minde konsulenter om at indberette deres arbejdstimer, hvis de endnu ikke har gjort det.
»Det er langt nemmere at acceptere mailen fra robotten end fra vores boss. Så det handler ikke kun om effektivisere,« bemærker Katriina Valli.
Et andet eksempel fra evangelisten kommer fra en kunde, der havde oprettet et system til indberetning af udgifter gennem en Excell-formular. Hvis medarbejderen holdt sig inden for formularens felter, kunne robotten løse opgaven på minutter. Hvis ikke, ville det tage tre dage. På den måde kan robotten samtidig skabe incitament til at følge formkravet, forklarer Katriina Valli.
Byggesten til mere intelligente robotter
I organisationer med isolerede legacy-systemer kan det være en udfordring at tage mere avancerede værktøjer i brug - som fx predictive analytics.
Der kan RPA bruges som bindeled mellem en moderne analyseplatform og legacy-systemerne, siger Katriina Valli.
»Mange high end analytic værktøjer, virker kun når de fodres data. Og det er mennesker der skal gøre de og det har de ikke tid til. Det er et perfekt område til RPA,« understreger hun.
Selvom RPA kan løse opgaven, er det dog ikke nødvendigvis kønt, bemærkede flere tilhørende under Katriina Vallis præsentation. RPA kan risikere at skabe afhængighed mellem legacy-systemerne og hæmme incitamentet til udvikle systemsiden.
Ofte bliver RPA brugt til at fikse noget, der grundlæggende ikke virker, erkender Katriina Valli.
»Det bliver brugt til at købe tid, hvor du har spaghetti-legacy, du ikke kan genopbygge fra bunden,« siger hun.
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
