Aarhus Kommune finkæmmer licensaftaler: Indhenter millioner på ubrugte eller ubrugelige licenser

'Operation Ro i maven' skal spare Aarhus Kommune 2 millioner på licensaftaler og samtidig forhindre undtagelsestilstand i kommunen, når audits banker på døren.

1,2 millioner kroner er kommet i kassen, siden Aarhus Kommune for to år siden gik i gang med at gennemtrawle softwarelicenser i organisationen. Før projektet er færdigt til næste år, forventer kommunen en nettobesparelse på omkring 2 millioner kroner.

»Vi er en meget stor kommune, så der bliver disponeret licenser mange forskellige steder, indleder Rasmus Ry Nielsen,« der er digitaliseringschef i Aarhus Kommune.

Læs også: It-sikkerhedsstandarder hjælper Banedanmark med at spare penge på licenser

»Det betyder, at man et sted i kommunen køber nye licenser frem for at bruge nogle, der ligger ubrugt et andet sted i kommunen,« fortæller han til Version2.

Og de ubrugte licenser koster altså dyrt for kommunekassen, som i forvejen bruger et mindre tociftret millionbeløb på it-licenser hvert år.

Installerede Adobe til grafikhjælp

Det er leverandører som Microsoft, Adobe, Citrix og IBM, der fylder i kommunens licensbudget, som altså også tynges af licenser, der kan undværes. Særligt på serversiden med SharePoint og SQL er der mange licenskroner at hente. Ofte handler det om manglende overblik, fortæller Digitaliseringschefen.

»Nogle gange kommer vi til at købe noget, fordi vi ikke er klar over, at vi er dækket ind allerede. Derfor skal vi være helt sikre på, at vi har forstået licenserne rigtigt, og at vi udnytter licenserne til det maksimale,« siger Rasmus Ry Nielsen og fortsætter:

Læs også: Oracle udsteder millionkrav til kunder, der bruger VMware

»Andre gange har folk en konkret opgave, som man indkøber en software-licens for at løse. Men derefter står licensen ubrugt hen. De licenser skal ind i en pulje, hvor andre kan bruge den, så vi ikke går bevidstløst og betaler for den,« fastslår digitaliseringschefen.

Som eksempel kan Rasmus Ry Nielsen nævne en medarbejder, der for at hjælpe med en grafisk opgave installerede hele Adobes software-suite.

Organisationsdele har været sparsommelige

At kommunen kan spare flere millioner på at håndtere de dyre licenser hænger ifølge Rasmus Ry Nielsen sammen med, at indkøb i Aarhus Kommune i årevis har fungeret decentralt.

»De enkelte institutioner har måske købt optimalt ind, men når vi ser på tværs af kommunen, er det nogle andre mønstre, som tegner sig,« konstaterer han.

Læs også: Oracle optrapper copyright-krig: Kræver 62 milliarder for Java i Android

Betyder millionbeløbet, at nogen ikke har udført deres job ordentligt?

»Nej, slet ikke. Det handler om, at Aarhus er en meget stor og kompleks kommune og nu har lavet et program, hvor vi kan centralisere og gøre det bedre,« forklarer Rasmus Ry Nielsen og fortsætter:

»Hvis nogen af ond vilje havde gået rundt og købt pissedyre produkter, så kan det godt være, de ville få en hilsen. Men det er ikke tilfældet. De enkelte dele af organisationen har faktisk været rigtig sparsommelige inden for deres eget område. Det er, når vi zoomer ud, at det bliver tydeligt, at vi betaler for meget for licenser.«

Revision giver undtagelsestilstand

Kommunen har til projektet hyret en License Manager og taget systemet LicenseWatch i brug for at få overblik over de udtjente, ubrugte eller ubrugelige licenser i de mange kommunale afdelinger. Når projektet er gennemført, forventer digitaliseringschefen, at bedre styr på licenser giver rigeligt på kontoen til at fastansætte licens-chefen, hvis det skulle blive nødvendigt.

Lige så vigtigt som den kontante gevinst er dog, hvad Rasmus Ry Nielsen kalder 'Operation Ro i maven'.

Læs også: Jobcenter fyrer KMD efter årelangt it-kaos

»Revisioner og audits på licensområdet fylder mere og mere, og der ville vi gerne være sikre på, at der var orden i butikken. Tidligere kunne varsling om revision godt betyde noget lignende undtagelsestilstand i hele organisationen,« forklarer han.

Med LicenseWatch gennemfører man to gange om året en fuld, simuleret revision, som på den måde giver ro i maven, når den ægte revision banker på døren, siger Rasmus Ry Nielsen.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (4)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
René Nielsen

Det lyder som lidt af en solstrålehistorie med Århus kommune og deres faldende licensomkostninger, men selvom jeg ikke er borger i Århus kommune vil jeg gerne dryppe lidt malurt i bægeret og spørge hvorfor man først kom i gang for 2 år siden?

Med over 300.000 indbyggere og over 30.000 ansatte i kommunen burde potentialet for licensoptimering have været åbenlys i årevis, for uden central styring af i licenser i en organisatorisk enhed af den størrelse, forstår jeg godt de rystede i bukserne ved licens audit!

Blandt kommunens IT-folk burde der være folk som kommer ”udefra” og ved hvordan man styrer den slags i det private.

  • 0
  • 5
Mads Bendixen
  • 4
  • 0
Bent Jensen

Uden at kende noget til Århus og Licenserne.

Så er alt de for dyre, når der er brug for, samt besparesler til at ansætte en til at styre dem ?

Men hvorfor kun kikke på Kommuen,
"Det er, når vi zoomer ud, at det bliver tydeligt, at vi betaler for meget for licenser."
Danmark som helhed kunne vel handle bedre end, hvis stat, komunne styrelser have en fældespulje. Men her ville besparelsen nok blive spist op af DJØFERI.

Men en Licensbørs kunne være en løsning, hvor alle kunne sælge/bytte gamle og ikke længere brugte licenser. Med EU lov i hånden er dette hvis ikke uloveligt. Hvis nogen firmaer stiller sig på tværs, så måske bare skive det ind som et krav at man må det, under nye udbud.

  • 2
  • 0
Dennis Johansen

Offentlige institutioner har særlige vilkår for indkøb.

Det er dog ikke alle offentlige institutioner, herunder forsvar og uddannelsesinstitutioner der er klar over dette og indkøber derfor til tider lidt hovedløst.

SKI er ingen garanti for bedre priser, og tjener ifølge mine erfaringer kun fordele for den forhandler der har størrelse og styrke til at udelukke alle andre forhandlere fra udbudet.

Medarbejdere hos offentlige institutioner bør være klar over at de for mindre indkøb ikke altid er bundet af SKI aftaler, samt at de altid har mulighed for, gennem en autoriseret forhandler eller producent at undersøge om der allerede er eksisterende aftaler for pågældende produkt.

Hvis offentlige institutioner ville informere deres medarbejdere bedre om dette ville en stor del af spildet kunne undgås.

En licensbørs er ikke mulig da producenterne ikke tillader dette. Registrerede standard software løsninger eller licenser aftaler kan som udgangspunkt ikke overdrages uden videre.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere